Индексирането на официални документи - обща работа в офис

документи за индексиране на услуги

Индексиране на документите е да ги назначи в символи - индекси, които са дадени документи по време на регистрацията им.

Регистрирайте се - това е начин за формализиране на влизането на официален документ за система за документиране. Основната цел на регистрация - да свидетелства, че официален документ е създаден, или включени в система за документиране и допълнително предимство е, че регистрацията улеснява търсенето на официални документи.

Същността на индекса е да получи документ за дадена група, в съответствие с неговото съдържание (контекста).

Създаването на документ на хартиен носител или получаване на фиксиран лагер легендата - регистрационни кодове, последвани от запис в формулярите за регистрация, необходимата информация за документа.

Подпори 12. индекс Регистрация документ.

Реквизит "Регистрационен документ Index" - символ, на документа, предвиден при регистриране. При спазване на регистрационните документи, създадени институции (организации), както и тези, които идват от други организации и физически лица, но документите не подлежат на регистрация.

Списъкът на документите, да се регистрира трябва да бъде приложена към инструкциите на офис организация или институция, и трябва да бъдат одобрени от главата му.

Реквизит "Регистрационен документ Index" осигурява правно обвързващ документ. Той е един от реквизита, което ви позволява бързо да намерите желания документ.

Реквизити "Документ Дата" и "Регистрационен документ Index", поставени в мястото, предвидено за формата, например:

регистрационен код се състои от последователност на номерата на документите в рамките на една група от документи, които са регистрирани, което се допълва от индекси, които се използват в предприятието, по-специално индекси за номенклатурата на делата, структурно звено, кореспонденти и длъжностни лица, които виждат или подпише документа, изпълнителите, дейности, от които се отнася документ, и други подобни.

Компоненти на регистрацията на индекса са разделени с наклонена черта едностранно. Последователността на индекса на писане компоненти регистрация може да варира в зависимост от това дали документът е регистриран, - на входа или този, който е създаден в институцията.

Ако е необходимо, индексът на документ за регистрация могат да бъдат допълнени от решението на институцията, Символ в групи по въпросите на класификатора (художници, журналисти, и така нататък. § приети в институцията), или индекс дело по номенклатурата на нещата, а индексът на структурното звено, информация за кореспондента, художникът и като.

Например: в индекса на регистрация 184 / 03-10 входен документ:

184 сериен регистрационен номер на документа, в подходящото регистрацията списание на входящите документи в срок от една година

03-10 - Символ в групи в зависимост от проблемите на класификатора (художници, журналисти и т.н., приети в институцията ..

Референтен номер на официален документ, брой 07-18 / 761 е:

07 - Институции дивизия шифър

18 - номер на делото, ако се съхранява копие на изходящ документ по номенклатурата за отдела,

761 - номер на документа, по съответните изходящи документи за регистрация в регистъра в рамките на една година.

Регистрация индекс на вътрешните организационни и административни документи на организацията, срещи протокол колективен орган актове на комисията и така нататък. N е серийният номер на документа в рамките на календарната година.

документите за регистрация са в училищата, обикновено по време на учебната година. В началото на всяка нова учебна година, номерацията се рестартира.

С цел да се направи разграничение между групи от документи за регистрационният знак могат да бъдат добавени към индекса, който се състои от букви, например: ". За служебно ползване" 120 / 02-15 DSC където DSC се използва за означаване на документите, отбелязани

При регистрация на жалби, жалби и предложения на гражданите на ръководителя на организацията, се прилагат букви и цифри.

Местоположението на регистрацията на индекса зависи от вида на формата и вида на документа, който се поставя в подходящ момент в документ, определен оформление.

Каза подпори попълват само в случаите, когато се изготви писмо на отговор на инициативата на всеки документ (жалба, молба, предложение, и т.н.). Реквизит трябва да включва датата и индексът посочи организацията, която е издала или влязло в документа, който дава отговора.

Каза подпори прехвърлени лицето, което е документ, с документ инициативни. Например:

Дума на годината, или намаляване на документ г не е поставен.

Ако изходяща електронна поща е в отговор на няколко имейла една организация, е необходимо да се издава позоваване на кодовете за регистрация и датите, определени в тези писма. Например:

Реквизит, разположени по-долу или на нивото на регистрационен код, обикновено в точно определено място във формуляра за него.

Място на подготовка или публикуването на документ, в случай, че е невъзможно да се определи детайлите на "Организация Name" и "референтни данни за организацията", например:

"Търговски център" CJSC Добре "

Използвали тази подпори, за да се избегнат грешки при определяне на местоположението на организацията. Тя може да се остави във всички документи, с изключение на писмото, в което тази информация се съдържа в необходимите "референтни данни за организацията."

За всеки бизнес лице (физическо или юридическо лице), мястото на издаване на документа е мястото на държавна регистрация.

Трябва да се обърне внимание на тази функция. Място на издаване не е необходимо да бъдат посочени в документа, ако тя е включена в името на организацията, като например:

АД "Каменец-Подолск agrohіmkombіnat"

Място на подготовка или публикуването на документа е необходимо да се уточни в случай, че се документира организацията е направена или издадени в друг град.

Подпори маси да бъдат договорени с административно-териториалното деление на страната и официално утвърдени имена на селища. Имената на населените места трябва да се използват само конвенционален географски намаление (M-град, с-село, град-градско селище и др. - Село).

Гъвкави подпори на същото място като подпори 13 по-долу детайли 11,12 на всички документи, с изключение на буквите, както са поставени в информационния лист за организацията.