Електронно управление на документи в предимствата на предприятието, схемата
Що се отнася до обмена на документи и подписването на договорите между стопански субекти, има хартиен носител се използват почти винаги.
Докато електронно управление на документи в България се опитва да приложи само държавните структури, които получават тази значителни субсидии, както и местни представителства на чуждестранни компании.
По-голямата част от българските предприятия са все още се използват хартиени документи, без да осъзнава, че отхвърлянето на хартията ще доведе до повишаване на ефективността на тяхната работа.
Предимства на електронното управление на документи в предприятието
В същото време не е била взета предвид цената на офис консумативи, без които не можеш да направиш в подготовката на документи на хартиен носител. В допълнение, споразумение за хартия е трудно да се намери дори и под строгия надзор на отговорен служител на архива.
Сравнение на време и финансови разходи за работа с нов документ на хартиен и електронен управление на документи
Учените изчисляват, да се намали използването на хартия с 10% в развитите страни води до намаляване на емисиите на парникови газове на парите на емисиите при повече от 1.5 Mill. Тона еквивалент на атмосферни автомобили замърсяването на 280 хиляди.
Освен това, ако е необходимо, да отпечатате важни документи за преглед в рамките на предприятието може да използва обратната страна на хартията.
Организиране на електронен документ
За да използвате електронния обмен на документи следва да бъде определен в счетоводната политика на предприятието за следващата година, които могат да се направят на оригиналните документи не само на хартия, но също така и в електронна форма и сертифицирани от електронен подпис.
Електронен подпис може да бъде квалифициран или неквалифициран. Съгласно българското законодателство, електронни документи, заверени от квалифициран електронен подпис, което се равнява на валидността на хартията.
Получаването на документи за откриване намаляване FE неприемливо. Изготвяне на документи в самостоятелен вид, трябва да се гарантира, че нито един от тях не е имал грешки. Полезна информация при отваряне на СП може да бъде изследван тук.
За обмен на електронни документи с изпълнители е необходимо да се сключва писмен договор с тях за това самостоятелно или като допълнение към конкретния договор.
В първия случай тя ще се прилага за всички бизнес отношения между партньорите, във втория той е валиден само в рамките на определен договор. Споразумение може да бъде изпълнена не само на хартия, но и директно към д.
Вижте също: Обмен на електронни документи с ЗФР
Необходимо е да се регистрирате:
- Вид на употребяван електронен подпис;
- Процедурата за подписване на електронни документи;
- Действия на страните в случай на повреда на информационната система;
- документи Условия за разпознаване, подписани от не-квалифициран електронен подпис, законно еквивалентна на хартиени документи, подписани;
- Процедурата за взаимодействие между страните в акцент на сертифициращия.
Схема електронен документ в предприятието
Това позволява въвеждането на SED в отделна компания, която ще бъде принуден да споделя с договорите им все още се използва колеги на хартиен носител.
Единственото изключение е фактурата, както тук, и двете от корпоративен изпълнител трябва да се съгласи да използва електронен обмен.
В допълнение, разделение на властите, по реда на Министерството на финансите не може да бъде директно, но само чрез електронен доставчик за управление на документи.
Има три начина за провеждане на електронен управление на документи в предприятието:
- След дилъра при използване на методите общото кодиране ( "Krypto-про" и "Ruotken");
- Чрез търговец с развитието на уникални протоколи за криптиране;
- Създаване на ваша собствена информация отдел с наемането на програмисти и инженери.
В опростена схема на електронен документ в рамките на предприятието, е, както следва:
- А сътрудник на документа и го знаци с помощта на EDS EDS предостави валиден електронен подпис проверка и предаване на документа на заинтересованите страни,
- Служител В пристъпи към обработка, уверени на неговата компетентност,
- Полицай B след това подписва документа на подписването му, ако това се изисква от законодателството, и отново изпраща своя служител А чрез информационната система.
Що се отнася до входящи документи са сканирани и те остават в офис работа. Мениджърите и служителите могат да ги разгледат по електронен път, с използване на гласови и графични инструкции за взаимодействие между тях.
Електронен документ с данък
Вижте също: Електронен документ
Тя не е била определена форма, която трябва да бъде поделена между данъкоплатеца и данъчните власти. Една година по-късно, FTS одобрения формат на първичния документ.
Страните могат да се използват различен формат за взаимодействие помежду си, но в този случай те ще бъдат в състояние да упражни правото си на тях в електронен вид при поискване от данъчните власти. Но за това първо трябва да се регистрирате като електронен данъкоплатец.
Данъчни доклади могат да бъдат изготвени на хартиен или електронен носител. И в двата случая, потвърждение за подаване на подуване на данъкоплатеца е разписка. В последния случай, по искане на данъчната проверка на данъкоплатеца е длъжен да предостави тези документи на хартиен носител.
- Чрез система от гарантирана доставка на съобщения в личната сметка на данъкоплатеца;
- На магнитен носител с EDS
- Чрез програма "Терминал на данъкоплатеца" в офисите на данъчната инспекция по.
Увеличението на намаляване на ефективността и разходите - цел, която е изправена пред всяко предприятие, планира да остане в бизнеса за още година. И това може да се постигне с въвеждането на електронен документооборот, толкова повече той е предвиден в българското законодателство.
Важно е да се обърне внимание на документите, които трябва да бъдат отпечатани на хартия в законодателството и в посока на това на хартиени и електронни документи не се припокриват един с друг, тъй като в този случай няма да бъде в състояние да спаси нищо.
Ако организираме всичко правилно, електронното управление на документи - е ключов фактор за ефективността на модерно предприятие.