Е-поща като средство комуникации в компанията на

Задачата за изграждане на подходяща система за общуване - вечната колкото света. Хората се променят, процеси на промяна - промяна и комуникация с тях. И аргументът за това кои методи за комуникация са най-ефективни, изглежда безкраен.

Мисля, че е-мейл един от най-добрите начини за комуникация в проекта, поради следните причини:

Скоростта на предаване на информация;
Независимост от наемането на работа на всеки от получателите на информацията към момента на изпращане на съобщението;
Определяне на дата и час на изпращане, запазването на историята на кореспонденция;
Възможността за използване на допълнителни методи за проследяване на съобщения (DSN, прочетен);
Същият изходен код на всички получатели;
Гъвкавост при формирането на съобщението (подател може да бъде навсякъде и да изпратите съобщение по всяко време);
Способността да сортирате съобщения, бързо търсене;
Възможността да използвате бутоните за гласуване, за да се получи съгласието или избор на алтернативи;
Възможността да се прилагат допълнителни материали.

Какви са недостатъците при предоставянето на информация по електронната поща? Те не са толкова много:

Възможно забавяне обратна връзка;
Сложността на субекта на дискусия съобщение (ако съобщението включва дискусии).

Прости правила, които се предлагат за употреба, за да се подобри ефективността на комуникациите в компанията чрез електронна поща:

2. Напиши в сбит, лаконичен. Не поставяйте твърде много файлове към съобщението. Размерът на съобщение трябва да остане в разумни граници. Ако обемът на привързаност, по-добре го туря на корпоративния портал и изпратили връзката.

"Голямо значение" 3. Не прекалявайте с. Въпреки това, секретарки, поставяйки иконата в Outlook настройките по подразбиране за всяка буква, отдавна дискредитирани самото филтриране съобщения на важността на принципа.

4. Уверете се, за да можете лесно да структурираме разпределението на писма в програмата за поща.

8. Ако съобщението включва обсъждане, и тя става прекалено груба, спрете дискусията по електронна поща и да се определят на среща по този въпрос.

9. Използвайте съобщение шаблони за често използваните букви. Тези шаблони могат да бъдат поставени в програмата за електронна поща (например Outlook шаблони се намират в менюто "подпис"), както следва:

"Уважаеми колеги, добър ден!

Аз ви изпращам за одобрение _________ (име на документа). Всякакви въпроси, предложения или коментари, моля да ми изпратите имейл. При липсата на коментари от вас преди 14:00 _____ (дата) на документа, ще се счита за съответстващ вас.

Разбира се, в някои случаи лична среща - незаменим форма на комуникация. Например, за решение относно кандидата, интервю е необходимо лице в лице, тъй като не автобиография или работа интервю за Skype не дава пълна картина на кандидат на лицето. Въпреки това, такава ситуация, изискваща лични срещи, са не повече от 20%. Във всички останали случаи, използването на електронна поща, по мое мнение, е предпочитаният и може да ви спести време и подобряване на комуникацията ефективност.