Документация на поръчки

Ролята на документа като средство за управление е трудно да се надценяват. По-специално, подходящо документиране на поръчките - гаранция за изпълнението им качество.

Предимствата на писмена документация

Защо е необходимо да се дават инструкции в писмен вид? Текстът може евентуално да се прочете отново, за да провери правилното изпълнение на поръчката е описано.

Да предположим, че един служител слушал началник, който му е дал инструкции за да направите избор на клиентската база - за да изберете на фирмите, които не поставят повече от три месеца. В бъдеще, на работника или служителя при изпълнение на задачи и да забравят някои подробности за работа или извършване на свой собствен начин. Ако шефът да предяви иск за неточно изпълнение на задачите в подчинен има обосновка. Изпълнител може да се каже, че не е преценила правилно задачата, или някои от неговите части, които не са уточнени изобщо.

Ясно деклариране на задачата

Ето защо всеки, за да се документира чрез издаване на писмено, за предпочитане с ръка. Тогава няма проблем с липсата на разбиране не възниква. Но трябва да се помни, че всички поръчки трябва да се заяви много ясно, стегнато, без възможност за тълкуване мулти-ценен. В допълнение, правилно формулирани поръчки трябва да бъдат ясно обозначени:

• срокове
• отговорен служител
• Критерии за извършване на качествени (измерва посредством показатели)

Всяка поръчка трябва да се определя на три лица: на инициатор, изпълнител и контролер. Често инициатор и ръководител - едно и също лице, например, ръководителят на отдела. Има и други възможни ситуации. Понякога изпълняват поръчки контролира лице, различно от главния изпълнителен директор.

Уеднаквяване на даване на инструкции система има много предимства. Както беше поискано в писмена форма, съдържа изчерпателна информация - нейната същност, време (срок), всички отговорни лица. Когато има общо изискване за писмено формата на инструкции, служителите да свикне с тях и те са много по-лесно да се работи в прехода към други отдели. Не е необходимо да се адаптират към новите изисквания, които могат да бъдат точно обратното на обичайните.

Електронни системи за управление на поръчки

Следващият етап на документацията на поръчките - електронната система на издаването им. Работният процес за главата е значително улеснено. Можете да го изпратите на няколко служители, свързани с тази задача. По този начин, всички заинтересовани страни са уведомени незабавно за новия ред.