Дизайн на корицата на бизнеса, статия списание "секретар-книга и офис мениджър"
Един от най-важните етапи в работата с документи в организациите е правилна регистрация на случаи. Необходимо е да се създаде стройна съхранение на бизнес документи, както в структурните подразделения, както и в архива. Най-високата част на грешките във формирането на случаи извършва на етапа на регистрация на капака на случай. В тази статия ще разгледаме как да се избегне.
От този материал ще научите:
Образуване на документите по делото е един от най-важните етапи на работа с документи. Освен че е на правилната образуването на делото ще определи бъдещия живот на документа, той също се отразява на цялата организация. В крайна сметка, ако в документите на организацията е разхвърлян, тогава не трябва да очакваме много успехи в останалата част от компанията. Ето защо в тази статия ще разгледаме как правилно да организира сделката и капака му.
Етапи на формиране въпроси
За да започнете, трябва да се отбележи, че делото се формира само от документите, отнасящи се до едно структурно звено. Това е може би най-важният и важното правило. В никакъв случай не трябва да има ситуация, в която в един случай са включени различни документи (например, счетоводство и човешки ресурси). Това ще доведе не само до объркване и загуба на важни бизнес документи, но също така и към евентуалното унищожаване
Друго важно правило: в случая трябва да включва само документи приключените дела. Също така е много важно, защото в противен случай, документ за недовършената въпрос трябва периодично да се оттегли от делото, да се извършат корекции в номенклатурата и описа (ако случаят вече е архивиран).
Прочетете по-нататък в електронен темата на списанието
Следното правило важи и за спазването на хронология в подготовката на делото. По-ранните документи трябва да бъдат поставени в най-горната част. Съответно, сделката отваряне, първият документ, той ще бъде хартия, датираща от началото на календарната ода, и така нататък се увеличава до края на календарната година.
Имайте предвид, че в един случай не може да включва търговски ценни книжа, с различни периоди на съхранение. Такава небрежност може да доведе до унищожаването на неизтекли документи или, напротив, съхранение хартия с изтекъл срок.
Също така трябва да се има предвид, че всички случаи документи са номерирани (сериен номер подпечатан в горния десен ъгъл на документа), и един случай не може да включва повече от 250 страници. Ако броят на документи, свързани с един случай, повече от 250, че е необходимо да има втори том. В този случай, капака на случай трябва да бъде надлежно маркирани.
Топ статии
Осъществяване капака на случай
Когато случаят е открит, на първо място, трябва да се организира капак правилно. И това е по-добре да го направим по правилата, защото във всеки случай тя трябва да прекарват времето си в проектирането на случая. Но благодарение на това, ще бъдат след това много по-лесно и по-бързо да се подготвят документите за доставка до архива или да се извърши тяхното унищожаване.
Осъществяване капака на случай включва следните подробности:
име - напълно е посочено в именителен падеж, което показва пълното име на организацията, на която то е предмет (както е в именителен падеж). Официално приетите съкращения са написани в скоби след трите имена;
- името на структурното звено;
- номер на делото - определя от номенклатурата на делата;
- наименованието на фирмата (прехвърлена на корицата на номенклатурата на нещата);
- анотация до документите на случай (случаи за постоянно съхранение, съдържащи особено ценни документи);
- датата на делото - там е годината, в която е открита и годината на дипломирането си в писмена работа;
- броят на бланка, в случай;
- срокът на годност на случая;
- архив случай шифър.
Когато се направи корицата, не забравяйте да посочите името на структурното звено. Ако делото е прехвърлено на друг отдел, ще трябва да уточни следните нови и стари, за да скоба.
Грешки при разглеждане на случаите,
Препоръчителни материали:
- Правила за образуване на въпроси
- Получаване на случаи за прехвърляне на архивно съхранение. Осъществяване министър
- Как да се направи случай лист-свидетел?
Обявления за бъдещи номера