Бизнес писмо като един от начините за бизнес комуникация

Пример бизнес писмо, вижте Приложение 1.

1. Заглавие писма, поставени на върха на листа в съответствие с плана за цел предварително. колекторни елементи са:

* Запазена марка (лого)

* Име на фирмата или организацията,

2. Номерът на документа (справка) Номерът на документа е посочен за удобство с кореспонденцията. Например, ако получите писмо (Вашият Реф.) И когато отговорът на писмо (Наш номер.). Това съответства българските наименования входяща и изходяща поща.

4. Специално пощенското клеймо. Ако писмото не се изпраща по пощата, може да се направи в рамките на специална директива линия с датата, например:

Госпожица Nancy Simons

Витания Геврекчийница Фирма

25 Avenue Франсис

Бостън, Масачузетс 02222

Господин J.E. Смит или г-н Джон Смит, а не само на г-н ковач

Международната Industries Ltd.

1-5 Greenfield Road

Ливърпул L22 OPL

На вниманието на мениджъра на производство

Уважаеми господине: (! Уважаеми г-н) - когато става дума за човек, чието име не знаеш.

Уважаеми господа: (Уважаеми господа) - когато се отнася до организацията (фирмата).

Уважаеми Г-жо: (госпожо!) - когато става дума за една жена (женени или неженени), чието име не ви е познато.

Уважаеми Г-жо: (Уважаеми господине / госпожо господине / госпожо) - когато се отнася до лицето, чието име и пол са неизвестни за вас.

Уважаеми г-н (Или д-р проф) Смит: (няма инициали или име) - когато се отнася до лицето, чието име, което знаете.

(! Господ): Господа - когато се отнася до организацията (фирмата) в Съединените щати.

Уважаеми г-н Thomson:

Относно (пре.): New записване Правила

10. Текстът на писмото. Текст на буквата е разделен на точки, един малки разделени от интервал. В началния параграф, се препоръчва да се представи същността на проблема или да се определи състоянието на нещата, а на финала - да обобщим, като се вземат предвид по-горе информация. Ако сте бизнес писмо е проста, тя е под формата на една единствена точка. В случаите, когато подателят се интересува от бързия отговор, текстът завършва с тяхно искане: "Очаквам с нетърпение да чуем от вас най-скоро".

11. Заключение. Ако писмото започва с Уважаеми господине, Уважаеми Дами и Господа, Уважаеми Г-жо (тоест, без да посочва име), той завършва с думите уважение, след което следва е подпис на подателя и дори линия по-долу - име и фамилия на изпращача.

Ако писмото започва с Уважаема г-жо Робинсън, Уважаеми проф Swales - тя завършва с думите уважение (уважение). В САЩ, дори и официални писма понякога пълни думи моя милост (истински ваш). Писмо небрежен стил може да завърши думи най-добри пожелания и най-добри пожелания.

BETHANY Багел COMPANY

Луис Лий, президент

13. Маркиране на изпълнителите. Маркирането за художници под формата на инициали често се използва в големи компании и отдели за съхранение на информация за това кой конкретно от страна на служителите и се пише. Композитор инициали са отпечатани с главни букви и инициали на машинописка или оператора - с малки букви, например: MM: Пд; CJR / брой.

14. Приложения. Ако писмото прикрепени допълнителни материали, като брошури, ценови листи и др В края на писмото (в долния ляв ъгъл), бележка за това: Приложения (или кратка форма:. Enc, End)

SS: проф S. Johnson; Д-р Томас Бърк

Postscript - допълнителна информация в края на писмото, за независимо по какви причини, не са включени в основния текст. Той винаги се намира, тъй като окончателното структурен елемент писане с интервал от предишния елемент в интервали 2-4 линия. Започнете послепис бележки съкращението "П.П."

Основни изисквания към стила на бизнес писмо на английски:

1. Простота. Бизнес кореспонденция често страда от остаряла и тромава стил на представяне, което го прави трудно да се разбере основните идеи. По-долу е извадка от писменото прост стил на писане - Съжалявам за забавено плащане на фактурата, причинено от обективни причини, към който е прикрепен чек за необходимата сума:

2. Учтивостта. Простотата на представянето, не означава, обаче, че е възможно да се пренебрегва любезността. Твърде кратка и проста писмо може да бъде груб:

В същото писмо чрез стилистично средство изглежда по-учтив (използването на сложни, по-дълги изречения със синдикатите; употребата на страдателен залог, конструкции, вместо активното, използването на цялостни граматични форми, вместо съкращение):

3. Яснота. Вашият събеседник трябва точно да разбираме, написан от вас. Използвайте само съкращения, които са общоприети и разбираеми за всички държави. Например, цената C.I.F. (Цена, застраховка и транспорт) или f.o.b. (Free на борда) са известни на всички, които са ангажирани в международната търговия, и те дори изрече една дума, но не и в CIF писмо и FOB.

Особено внимание следва да се обърне на номера. В САЩ и точката Великобритания отделя цяла десетичната (във Франция и България, например, той използва запетаята): 2,345 - две цяло и триста 45/1000 (САЩ и Великобритания) и две хиляди триста четиредесет и пет (в България и страни CIS). И обратно: 10,245 - десет хиляди двеста четиредесет и пет (САЩ и Великобритания), и най-много десет и 45/1000 на двеста и (в България и страните от ОНД).

§2.Upotreblenie езикови формули

Всеки бизнес писмо трябва да бъде от дума на дума, от изречение изречение от параграф в параграф. Първият параграф е много важно, защото това кратко и ясно обяснение защо ви пиша за писане, благодарност и т.н. Трябва да се започне с .:

Вторият абзац на писмото - най-важната част. Това е мястото, където нещо е одобрен, тъй като някои от сведенията, да зададете въпроси, дава отговори на въпроси на събеседника обсъдени никакъв проблем. Това може да се изрази с помощта на езиковите формули:

Владение на езиковото стил - това е до голяма степен знанията и способността да се използва езикови формули. Те осигуряват точна, ясна, да се намали времето за подготовка на текста и неговото възприемане.

§3.Klassifikatsiya бизнес кореспонденция

Циркулярни писма обикновено се изпращат на организацията-майка, която информира подчинени предприятия определена информация или настройки, свързани с бизнес дела или административни задачи и носенето характер.

писма за гарантиране са изпратени, за да потвърди данните, по-ранни обещания или договорени условия. Може да се гарантира качеството на строителните работи, сроковете за доставка, плащане на стоки, услуги, наети помещения, и така нататък. Г.

писмо за потвърждение може да прекрати или да поиска допълнителна информация фон.

Писма за заявка трябва да съдържат всяко искане за много кратко и с уважение подчертават интереса на организацията в бързо неговото изпълнение, предварително изразяване на благодарност за усилията на неговото изпълнение.

Уведомителни писма. Писма, в които се отчита или приемат нищо.

Уважаеми съграждани, Уважаеми господа

2. Указание за необходимостта от източник на информация за компанията

Във връзка с вашата реклама (реклама) инча

Що се отнася до вашата реклама (реклама) инча

3. Моля, изпратете на необходимите данни

Скътан ли да ми изпратите.

Може ли да ми изпратите

Ще Ви бъда благодарен, ако можете да ...

Ще Ви бъда благодарен, ако ...

Можете ли да ми даде някаква информация за ...

Можете ли да ми даде информация за ...

4. Допълнителни въпроси

Също така бих искал да знам.

Също така бих искал да знам ...

Бихте ли ми казали дали.

С уважение, уважение, (ако името не е известно)

С уважение, (ако знаете името).

Отговори на искания (Отговори) в отговор на искане, изпратени писма, направени следния план:

Започнете. Обърнете се към клиента по име! Ако клиентът се е абонирал г-н Б. Грийн, започнете Вашето писмо с Уважаеми г-н Green, вместо Уважаеми господине, това би означавало, че не си спомня името му.

Потвърждаване на желанието да се помогне. Възможно най-скоро да даде на клиента, за да се разбере, че сте в състояние да предостави исканата услуга. писмо за потвърждение ще бъде изпратен да потвърди получаването на документите, или материални активи. Понякога те дават обобщение на документи и списъка на материални активи.

Насърчаване на вашия продукт. Трябва да се убедят клиентите си по един бъдещ бизнес отношения с вашата компания. Не е достатъчно просто да ви информирам, че сте търсили. Може би клиентът трябва да направи една дузина други искания. Пишете за вашите обезщетения и гаранции.

Уверете се, че се споменава в писмото на прилагане под формата на каталози, ценови листи и др наистина затворени в плика. Ако изпратите проби от отделен мейл, той докладва на писмото (вж. Приложение 4).

Оферта - писмено предложение от един човек (предложителя) на друго лице (акцептор), изразявайки желанието да сключи договор с него. Офертата има известна определен период на валидност в него.

4. Бизнес Писмо - е лицето си, лицето на вашата компания, вашата визитна картичка, която получателят може да каже много за вас. Притежаването на писмен език също така определя по-нататъшното съществуване на човека в света на бизнеса. Всяка мисъл в писмото трябва да се изрази точно и кратко. Използването на гласови клише или езикови формули помага да го направи така. Тяхната употреба улеснява процеса на писане на писма, за да се избегне двусмислието и намалява времето за подготовка на текста.

5. Структурата на писане включва:

2) Основният текст на писмото: завършване на писане, за подпис марка на художника, копие на прилагане на писмо послеписа.

6. Основни изисквания към стила на бизнес писмо на английски: простота, учтивост, яснота, точност.

7. Основните видове бизнес писма: кръгло, информация, гаранция, капак, писма, молби, писма, молби, писма за потвърждение, писане, договор, писма за напомняне, уведомителни писма, писма-покани, продажби писма.

По този начин, са били постигнати набор от изследователски цели.

22. Eckersley C.E, W. Кауфман английски и американски бизнес писма (Longmans, Green и Ко ООД 1963) - 176r.

Писмо приветлив нов абонат (пълен блок формат).

Госпожица Джейн Thomson

Брайън, Дейвид Лорън, Inc.

55 Конгрегация диск

Boonton, Масачузетс 12543

Уважаема г-жо Thomson:

Радваме се да Ви посрещнем като абонат към преглед креслото читателя.

Моля, отделете време за преглед на приложената фактура за да сте сигурни сме записали името и адреса си правилно. Ако са необходими корекции, моля, направете промените в тази част на фактурата, която се върна с плащането.

Ако имате намерение да бъдат далеч за един месец или по-дълго, ние ще се радваме да промените адреса си етикет, така че ще получите преглед креслото Рийдърс на временния си адрес. Доставка винаги може да бъде спряно в продължение на седмица или така, докато сте далеч и да започне отначало, когато се върнете. Ние ще кредитираме абонамента си, така че да получите всеки въпрос, които сте платили. Кажете ни около три седмици, преди да тръгнете и ще вземе необходимите мерки, за да се гарантира, че получавате най-преглед, когато го искам там, където желаете.

Благодаря ви за вашия абонамент. Радваме се да бъде в състояние да ви служи.

Писмо в отговор на запитване (пълен блок формат) с.

Господин Нед J. Вагонер

Кийт Симънс и Underthal

343 Twilite диск

Encino, Орегон 09876

Уважаеми г-н каруцар:

Благодарим ви за проявения интерес към FLOORBOARD_ продукти и системи. Ние сме затворени исканата от вас информация за вашето мнение.

От 1886 г. М. Л. Nilgest Дружеството е представило качествени строителни продукти за индустрията. Бихме искали да предостави всякаква помощ, може да се нуждаете от вашия проект.

Ако имате някакви въпроси, моля не се колебайте да се обадите в нашия офис в 617-555-6666.

Мениджър маркетинг и продажби

Примерни писма, които съдържа отговор на искането:

Писмо признава поръчка (semiblock формат).

Господин Блейк Brinne

Хенли Hascomb Дойл

327 Merrimac пътека, Suite 4Б

Уилямстаун, Мисури 32345

Благодаря ви за вашата поръчка за 250 персонализирани изпълнителната бюро календари. Ние ще се изпращат в календарите си, веднага след като те се отпечатват.

Преди ние кораба, обаче, ние трябва да знаем как бихте искали да превозва календарите. Вие не успя да покаже на поръчката, независимо дали иска една нощ доставка, първокласно поща или колет по пощата. Ако ще да отписвате вашето предпочитание на приложения пощенски платена карта и да ни го изпратите, или да ни безплатен обадете на 800-555-6563, ние ще ви достави календарите си веднага.

Нашият изпълнителен бюро календар е практически предназначена да помогне на зает изпълнителната поддържате бизнеса назначения организирани. Ние сме сигурни, че ще бъде сред тези, които смятат, че е незаменим инструмент.

Благодаря ви отново за поръчка. Очакваме с нетърпение да го попълните, веднага след като получим вашите инструкции.

Jeffrey L. Оскар

Б. Cottwold Co. Ltd.

Nesson Къща, Нюъл Street, Бирмингам B3 3EL

Телефон: 021 236 6571 Факс: 021 236 8592

Пиша ви, за да се оплаче от превоза на пуловери, което получихме вчера срещу по-горе ред. Кутиите, в които са опаковани пуловерите са били повредени, и изглеждаха така, сякаш е бил разбит при транспортирането. От Фактурираме No. 18871 прогнозираме, че тридесет дрехи са били откраднати от стойността на 63 # 150. И тъй като на ровех в кутиите, доста други дрехи бяха смачкани или оцветени и не могат да бъдат продавани като нови статии в нашите магазини.

Както продажбата беше на цената C.I.F. базисни и на дружеството спедиция си агенти, които предлагаме да се свържете с тях по отношение на обезщетение. Тук ще намерите списък на повредени и липсващи статии прикрепени, и пратката ще бъдат поставени на една страна, докато не получим вашите инструкции.