Архивното колекция като форма архив фонд, състав, структура, придобиване на архивните колекции -

Съставът, структурата, придобиването на архивните колекции

За архивни документи, за разлика от архивни фондове и архивни документи не се характеризират с преобладаването на исторически и логически връзки. В основата на придобиване на архивни сбирки е знак за логическа връзка, т.е. тя събира изкуствено.

Заглавието на архивната колекция, трябва да се посочи функцията (ите) на документите за асоцииране, и, ако е необходимо, и инициатор (юридическо или физическо лице, институция, включително и архив на организацията). Например, една колекция от автобиографии и профили на писатели.

Пример. Колекция от снимки на изкуството, събрани от Ilinym Arseniem Aleksandrovichem (1911-1970).

Архивни колекции могат да бъдат събрани от едно лице и да действат като такива в архив (събиране на древни ръкописи, автографи, музикални ръкописи, и т.н.), и могат да бъдат създадени в архива на същите основания, на коренно различни документи или случаи на различни институции да се създадат благоприятни условия за пълноценното им използване.

Всеки един от тези комплекси се счита като основа и основата за това е класификация единица. Исторически информация, която представлява в архивни сбирки трябва да обхваща историята на събирането:

Хронологичен граници на архивната колекция са датите на най-ранните и най-новата документ, включени в състава му.

Колекции могат да се образуват от частно лице и акт за публично съхранение или в личния архив на колектора (в резултат на събиране на неговите дейности) или отделен набор от документи, без личен колектор архив. В първия случай те стават фонд за самостоятелно колектор (събиране на автографи, събрани от БКП и PP Vyazemsky) Второ - има собствена класификация и разчетна единица (колекция от Василий Александрович Regina TsGALI).

Ако документите са много малко на брой в сравнение с първоначалните собственици на една колекция, събрана от тях, целият набор от документи, считани за колекция и да получите подходящо име - колекция от снимки на литературата и изкуството, събрани Д. В. Tihonovym.

Колекции, идващи със съхранението състояние като част от личния архив на първоначалните собственици или отделен набор от документи, разпускането на други средства не могат да бъдат, дори ако обектът на дейности по събиране, не са отделни документи и лични архиви на другите.

При допускане до Държавния архив на отделните изолирани лични документи, от които е невъзможно да се образува самостоятелна архиви могат да се комбинират със съхранението състояние в архивната колекция.

Комбинирайте документи в колекцията на архива се извършва от видове документи членство в професионална организация на техните автори или тематично. Състав архивни колекции можеш да се снабдиш наскоро получи документ и да се променят в резултат на прехвърляне на индивидуални документи в новообразуваните основите.

Архивното влиза в документа за събиране или архив, образувана от архивите за нееднаквост индивид, който има признаци на всеобщност (вж. Допълнението). В исторически план, разработен архивна колекция, вписан от друг файл, от една организация или гражданин, не е предмет на perefondirovaniyu.

Архивното колекция е в списъка на средства при първото получаване на документите в архивите на организацията. Всеки фонд се определя следващия номер в списъка на средства в хронологичния ред на получаване. За да финансира броят да бъде прехвърлен за постоянно съхранение се добавя (в ролка) номер, присвоен на съответния държавен архив след първото прехвърляне на фонда към него.

Архивни документи, създадени в архивната колекция не perefondirovaniyu бъдат. Perefondirovanie архиви допустими само в изключителни случаи, когато открие грешки финансиране търсене възпрепятстването на архивни документи.

Не се допуска преместване на документи от един фонд в друг личен произход. Изключение е прехвърлянето на индивидуалните документи от архивните колекции, създадени от държавните архиви, които се практикуват в два случая: когато създавате нов личен произход на средствата; предоставянето на индивидуални, преди предоставянето на документи, съхранявани в архивните колекции.

Предаване на документи, изготвени от акта, който е направен в два екземпляра, одобрени от ръководството на архив и се изпращат на съответните бизнес активи. Промените се правят едновременно на всички записи.

Според резултатите от работата на vnutriarhivnyh (изготвяне на консолидирани запаси, научно описание на архивни сбирки, проверите наличността и състоянието на документите, съвместяването на записи) за изготвяне на документи, описващи акта на архивни колекции.