Архивиране на документи на персонала как да не се бърка с условията

Трябва ли да бъде номенклатурата на нещата? - Не е задължително, но е желателно в големи организации.

Какво трябва да направите, преди да подадете документи за архивиране? - Провеждане стойност разглеждане на документи.

HR аутсорсинг включва не само документиране на трудовото правоотношение с работниците, но също така и използването на документите в текущата дейност на организацията, опита на тяхната стойност и доставка до архива. По време на работата на голям брой документи, съхранени в някакви фирми, които имат установено периодите на задържане.

Ние определи периода на съхранение на документи

Какво е номенклатурата на нещата?

съвет
За да организира целия обем на документи и да се улесни тяхното архивиране, съхранение на различни документи отделно. Водят отделен дневници поръчки, трудови договори, допълнителни споразумения към трудовия договор, трудови книги и части заготовки за тях, издаване на сертификати, и така нататък. Г.

За да организирате правилния ток и архивно съхранение на документи, на първо място трябва да се грижи за техните логически групи. Работа с документи, в голяма степен ще улесни номенклатурата на нещата - систематичен списък на документите, с датите за съхранение.

Номенклатурата на нещата от гледна точка на закона, не е задължително, но неговото значение не може да се надценява. Тя ще рационализира документите в съответствие със спецификата на организацията: група хартията по вид (например, поръчки и т.н. ...) и срок на годност, в зависимост от това дали те са произведени във всяка дивизия. Особено полезен диапазон за голяма компания с голям и сложен документ.

Процедурата за създаване и поддържане на номенклатурата на делата не е регламентирана със закон, но нямаше много време практика. Номенклатура е обобщена таблица, в колона, която показва индексът (номер) на делото, неговото заглавие и срока на годност.

В основата на номенклатурата е персонала на организацията, тъй като всички бизнес разпределени на бизнес единици, в които те се формират и поддържат. Service документи за персонал масив представлява един от често срещаните случаи на номенклатурата на секции (Sample стр. 63).

Документи в темата

стойност поведение експертиза на документите

Преди да предаде документи за съхранение, трябва да се направи проверка на техните стойности, това е, за да учат и да се разпространи върху срока на годност, в зависимост от важността на информацията, която те съдържат. В допълнение, ще реши дали съхранението на определени ценни книжа, както и в организирането на дейности за генериране на много документи с ниска стойност, които не се нуждаят от по-продължително съхранение и подлежат на унищожение.

експертиза Документи стойност трябва да носят специално създадена комисия в организацията, в качеството на постоянна основа. Състава, големината, функции и правомощия на Комисията, се определят от местното законодателство, което е одобрено от ръководителя на организацията. Като общо правило, Комисията включи висококвалифицирани специалисти с голям опит и добре запознат с особеностите на организацията. Както и служителите, които работят директно с документите (например чиновника главата, секретар, чиновник, шеф на архивите на Организацията). Експертната комисия включва и представител на счетоводство (главния счетоводител или счетоводител).

Подборът на документи за съхранение на базата на списъка, одобрен със Заповед № 558.

съвет
Направи обхвата на случаите, в населението над 50 организации, който ще изготви необходимите документи в срок, и да запази за целия обем на човешките ценни книжа.

Според резултатите от стойността на разглеждане на документи, съставени опис на делата:

• постоянни и временни (над 10 години) за съхранение;
• краткосрочно съхранение (по-малко от 10 години).

записи за персонала, за да бъдат постоянни и временни (над 10 години) съхранение, задължително предаване на архива. временен калъф за съхранение (10 години) предаване в централно хранилище, обикновено не е предмет. Те се съхраняват в архива на организацията и срока на годност трябва да бъдат унищожени по съответния начин с подготовката на акт относно разпределението на унищожаването на документи, които не трябва да се съхраняват.

Редица документи трябва да се съхраняват и унищожават въз основа на съответния акт до края на годината, за резултатите от стойността на разглеждане на документи. То може да бъде, например, поръчки, разработени от организации, които не са включени в списъка. Редът за унищожаване на документи, съдържащи се в ГОСТ Р 51141-98 "документи и архивиране на. Термини и определения ". Документация на годност на продукта не надвишава пет години, организацията може да унищожи собствената си, въз основа на решение на вътрешния комисия от експерти.

корекции на грешки

Как да

записи по заетостта трябва да се съхраняват в организацията на търсенето и непотърсени книжарници 75-годишна възраст (п. 664 Списък одобрен със Заповед № 558). Непотърсени работа рекорд може да бъде изпратена по пощата на работника или служителя, но само след получаване на писмено съгласие (чл. 841 от КТ RF).

Какво би станало, ако ...

Съществува риск, че историята на заетостта се губи по време на пощенски и на работника или служителя да предяви иск към работодателя или да се обжалва пред Държавната инспекция по труда. Ако персоналът не са документирали съгласие на работника или служителя, за да изпратите работната книга по пощата, тя може да се разглежда като нарушение на член 841 от Кодекса на труда. Работодателят в този случай е изправен пред глоба за нарушение на трудовото законодателство в съответствие с член 5.27 от Административнопроцесуалния кодекс (за длъжностното лице от 1000 до 5000 търкайте. За организации от 30 000 до 50 000 рубли.). В допълнение, възможно съдебен спор с компенсацията на наетите лица за забавянето на издаването на работната книга.

Не забравяйте най-важното

Според експертите, които са участвали в подготовката на материала:

Зюлфия Yupashevskaya,
Заместник-директор на отдела за транзакционни услуги (заплати и HR аутсорсинг), аутсорсинг разделение на БДО в България:

- Обхватът на случаи - незадължителен документ. Въпреки това, в големите организации, е желателно да си дизайн, тъй като тя ще организира документите, представени в хода на организацията, като се вземат предвид техните специфични характеристики.

Павел Zherdev,
Ръководител на доставка и документация, аутсорсинг разделение на БДО в България:

- Архивиране на документи за персонала, произведени в края на календарната година. Това изисква проверка на стойността на документа. Документи, маркирани за унищожаване, съхранение не може да бъде.

Алена Lachugina,
, Документира Общински учебно заведение на допълнително обучение на деца "Станция на младите техници" (Biysk)

- Разглеждане на стойността на документи носи специална комисия, постоянна в организацията на базата на местния нормативен акт, одобрен от ръководителя на организацията.

** Това се отнася за типа или ведомствената списъка.

Обявления за бъдещи номера