Защо ви е нужен регистър на постъпващите документи как да

Много от големите организации отдавна са преминали към системата за електронен документ. Но такива програми са на място не във всички институции, следователно, фактът на получаване на кореспонденция се вписват в специален регистър. Това е основен елемент на управлението на всяка организация.

Вход на входящи документи: концепция, цел на използване

Влезте от входящата кореспонденция - е специална книга, която показва информация за входящата кореспонденция и по-нататъшното му разпространение.

Тя може да бъде извършена в хартиен или електронен носител. Обикновено провеждане форма избира ръководството на организацията. През последните години стана много общи дигитални списания да ви помогне да организирате и съхранявате голям обем постъпващата информация.

Обикновено писмата се записват в деня на пристигането си в секретариата или офиса. За пълен отчет за техните нужди, за да влезете входящата кореспонденция. Тук са основната цел на използване:

• Водене, поръчки и по-нататъшна обработка на входящите съобщения;
• Навременното изпълнение на нейните решения свързани с оперативното управление;
• Мониторинг на дейността на служителите на чуждестранни и местни въпроси;
• Провеждане на ефективна работа с помощта на входящи документи.

Ангажирани в попълване на офиса на секретаря или служителя, в зависимост от предприятието и организацията на дейността му. Ако никой от тези служители в организацията там, ръководството назначава отговорно лице към натоварени със задължението журнал.

Някои хора вярват, че има някакво специално дневник извадка от входящата кореспонденция, която трябва да бъде една и съща за различни компании. Но това не е - няма нито един вид не съществува. Липсата на установен модел води до факта, че бизнес ръководители често са сами по себе си включва и някои допълнителни колони, в допълнение към основната списанието.

Формата хартия на списанието

Вход на входящите документи в оригиналната хартия форма прилича на книга формат А4, изработена в печатния текст. Всички страници са направени в таблична форма. Основното удобство на управлението на дневник е възможността да поставите допълнителни колони в съответствие с нуждите на дадена фирма.

Що се отнася до данните на входящо документ, те могат да бъдат фиксирани към лявата и дясната страна на страницата. Предоставя се разрешение да се използва за запис на писалка със синьо, лилаво, синьо или черно мастило. Препоръчително е да се използват химикалки, не гел, за по-добро съхранение на важна информация.

списание книга - е най-добрият вариант регистрацията на входящата кореспонденция с дълъг срок на годност. Но той има и недостатъци. Понякога почти цялата книга трябва да преминете, за да намерите правилната буква на данните.

Електронната форма на списанието

Много от големите компании отдавна прие политика за водене на регистър на постъпващите документи в електронен вид. За да направите това, да създавате компютърни файлове в специални програми с разширение XLS, DOC, DOCX. Можете също да изтеглите готов пример за електронен дневник и съхранява данни за имейли с него.

Търсене на информация, сортиране на информация, инсталирането на филтрация - всичко това е възможно, ако фирмата поддържа електронен регистър на входящата поща. В таблицата, може лесно да поставите линк към копие от документ, който е сканирана.

Ако дневникът се съхранява на сървъра интранет във вашата организация, достъпът до нея е само на няколко служители, които са отговорни за обмен на кореспонденция.

Електронната дневник не се дублира върху хартията. Намери документът не е трудно. Но с такава форма на списанието винаги е възможността за нарушаване на важна информация за художника, датата на получаване на писмото, разделителна способност.

Много организации предпочитат да се доверят на данните за списание кореспонденция хартия.

За електронна система за управление на документи

Такава система е модерен метод за регистриране на входящата кореспонденция. Всеки документ трябва да е отделна карта,

Електронната система за управление на документи, винаги има риск от неоторизиран достъп до важна информация. Всеки служител на компанията трябва да има своя собствена страница с конкретна информация. Достъпът до него може да се получи чрез въвеждане на парола. Но атакуващите могат по всяко време да се справи секретните кодове и да получите достъп до много важна информация.

Единственият изход от опасни ситуации няма да влиза на хартиен носител. Електронно управление на документи се използва изключително за административна документация:

• управление на поръчки.
• Различни заповеди, издадени в писмена форма.

Брои влезете на входящи документи

Списанието трябва да има някои графики, които изискват задължително пълнене.

Те включват:

Що се отнася до помещенията, тя се състои от няколко цифри и букви, които трябва да се свържат с определен документ. Това е код му име.

Повечето организации използват структура от три части, в които трите основни фигури присъстват. Първият от тях се отнася до кода на структурното звено, а вторият - кодът на списание според номенклатурата на институция работи или структурно звено, а третият - сериен номер на всеки документ.

регистрационния номер на цифрите може да бъде отделено от знака "тире" или "наклонен таблото." Датата на документа се отнася до деня, месеца и годината на пристигането си в кабинета на определена организация. На първо място, всичко необходимо в документа сте влезли, а след това в долния десен ъгъл на показанието на датата и регистрационния номер. Това е много важна информация, която трябва да бъде отразено в документа.

Вход.поща се разделя на вътрешно и външно. Тя може да дойде под формата на документи, като например:

• И обяснителен меморандум.
• Поръчка.
• Отчети.
• Letters.
• Телеграми.
• Различни справка.

Ако репортер е юридическо лице, посочете името на организацията (задължително).

Марката върху ефективността и разделителната способност се считат за най-често срещаните графиките, които могат да бъдат допълнително включени в регистъра за входяща поща.

Ръководител разглежда входящ документ, и след това го пише на резолюция. Това е административна титла за художника, който казва, че трябва да се направи, това е, са дадени по-нататъшни инструкции. Резолюция на документа е предписано и напълно пренаписана в корабния дневник. На него можете да наблюдава изпълнението на заповедта за управление на дружеството.

Марк върху изпълнението на краен резултат само с конкретен документ. Обикновено това е написано просто думата "Готово", но това е по-добре да рисува по-подробна информация, а след това да се избегнат някои недостатъци и спорни въпроси. Специалистите съветват да се включва датата на резолюцията на дневник, който ще ви помогне да следите степента, до забавено решение за изпълнението на документа.

В някои случаи на регистър на постъпващите документи включете следните графи:

• Броят на листове хартия и начина на доставка.
• номер на делото.
• Коментари (един или повече).

Как да попълните дневник

Дори преди фиксирането на входящата поща, ще трябва да се посочи името на предната страница и датата на отваряне на списанието. На следващите страници се поставя информация за лицата, които са отговорни за вземане на буквите и други документи:

• Пълното име, длъжност.
• За периода на работа.
• Подпис.

Директни регистрационни документи започва само с четвърта страниците на списанието. Дори преди работата да го да се брои. Номерирането трябва да бъде през и да започне всяка година. С тази нова списание няма да започне, записът може да бъде продължена в старите. Период на съхранение на документи не може да надвишава пет години. Но не е задължително да го зашие. Документите на строга отчетност, тази книга няма нищо общо.

Обратно, в деня на приемането в организацията на списанието е да бъдат регистрирани. Това се прави веднъж. Документът е уникален номер. Броят и името на колоната зависи изцяло от спецификата на организацията и производството на поръчката.