Заповедта е подписана

Когато otbushevali страсти около договарянето на спорни моменти, когато проверяват всички думи и препинателни знаци, когато неохотно адвокат одобрени одобрен от всички на проекта, когато мениджърът най-накрая намерих няколко минути, за да се запознае с резултатите от творчеството на най-добрите умове в компанията и че е доволен от тези резултати, със замах сложи подписа си под документа, поръчката идва в ръцете на главния секретар. От този момент нататък цялата му по-нататък съдбата на всяка загуба или непредсказуема изменчивост. Той ще се проведе строго предписан разбира се, да оцелеят на процедурата, предвидена в предварително не търпи възражения към инструкциите на работа в офис, и ще бъде зашит на братята в строго определена папка. За това след подписването на заповедта влиза в сила лостове, по-нататък "техническа помощ за преминаване на административен документ".

Регистрирай се или изграждане на информационни системи за извличане на административни документи

Днес, обаче, класическите книги дават път на електронни директории. Дори ако имате традиционен (саморъчен) регистрационни поръчки, аз препоръчвам да се дублира записи в електронна форма, чрез която в същото време, когато натиснете бутона «CTRL" и "F» е възможно в няколко минути, за да се намери каквато и да е за всяко искане, което е особено важно, когато от секретаря което искате да намерите "някакъв ред", без да се посочи дата, номер, грубо отношение определен въпрос.

В допълнение, електронни записи прави лесно да конвертирате донесе по време на информацията за година във вътрешния списъка на документите в подготовката на заповеди за прехвърляне на архивно съхранение.

Много поръчки могат да се допълват и да се отменят всички или част от по-рано издадени заповеди. Ето защо, в допълнение към подробности за регистрационния формуляр, за да бъде подходящо да се направи марката в съществуващи записи (Пример 1).

Изпълнение на поръчки в лог Сметката

Ефективно търсене в бъдеще, редът също така насърчава правилното формиране на електронните версии на документите. За да направите това, да задължи всички изпълнители, заедно с хартиената версия ви изпратим електронна версия на поръчката с всички прикачени файлове. Образуване на електронни файлове с поръчките направени класически: Създаване на различни папки за различните години на поръчки, както и вградена във всяка папка с файлове със списък на поръчки.

В допълнение към електронната версия в Word формат за лесна работа да запазите сканираното копие от заповедта в JPG или PDF, което е особено важно за фирми с широка регионална мрежа на: наличието на сканирани копия елиминира необходимостта да се изпрати на отдалечените единични поръчки копия от подписа на ръководителя на хартия. Когато запазите сканирано копие на името на файла, да се използва името на основния документ. Например, ако поръчката се запазва като «0034.doc», неговата сканирано копие трябва да се запази като «0034.pdf» или «0034.jpg»

Всяка промяна в установения ред на подреждане на думи и цифри в името на файла може да бъде объркващо, е трудно да се намери правилния документ.

Списъкът на файлове с поръчки по електронен път в съответствие с принципа на единство е показано в пример 2. Поръчки, направени в ред. Наличието на прилагането на поръчката е очевидно.

Списъкът на файлове с поръчки по електронен път в съответствие с принципа на единство

Заповедта е подписана

Неспазването на принципа на единство програма не може да се сортира по реда на поръчки (Пример 3). Кандидатурите трябва да търсите в целия списък. Намирането на документ в своята цялост е трудно.

Списък на файловете с поръчките в електронен вид при неспазване на принципа на единство

Заповедта е подписана

Подписано и регистрирани по реда, в това число всички посочен в заявката е необходимо възможно най-скоро да се доведе до знанието на заинтересованите страни.

Днес все повече и повече компании се ориентират към електронен документ или да използват тези или други технически средства за обмен на документи, включително да изпрати инструкции за управление, като например електронна поща, общ портал, и т.н.

Въпреки това, има и такива, които, поради съществуващата практика продължава да пускате поръчки на информационни табла или трансфери за прилагане на хартиен носител. Изборът на форма запознаване с документите на директивата, зависи от размера на компанията, нейната териториалното разпределение, навици главата и т.н. Във всеки случай, формата и процедурата за изпращане на поръчки (поръчки), трябва да се осигури в изискванията за управление на документи и да отговорят инструкции за целесъобразност.

Примерен дизайн и техническа информация за административен документ

(Обикновено направени от обратната страна на документа, за последната страница)

Име на пост личен подпис Инициали Фамилия

кураторски дейности,

описан в реда (обикновено

измежду заместник-ръководителя на организацията) личен подпис Инициали Фамилия

(Ако поръчката съдържа финансови въпроси) личен подпис Инициали Фамилия

Правен специалист услуга личен подпис Инициали Фамилия

* Запознати с реда:

Име на пост личен подпис Инициали Фамилия

Поръчката е изпратена по електронна поща: длъжности, отдели.

* Можете да проектирате "Leaf запознаят с орден" като самостоятелен документ.

Когато изпратите поръчката по имейл (пример 5) обръщат особено внимание на факта, че всички файлове, свързани с поръчката, са били прикрепени към електронната поща.

Изпращане на имейли с цел

Заповедта е подписана

Изпращане на поръчка по пощата, винаги започнете да попълвате в колона "Тема" на един модел: уверете се, че броят на местата, възможни думи, знаци и т.н. Всичко това е възможно в бъдеще да търсите бързо необходима експедитивност.

Ако граф Тема "в имейла е в рамка правилно, а след това всички поръчки ще бъдат показани в реда на образуването на списъка, като тази графа.

В случай на неправилно регистрация на колона "Тема" във формирането на списъка, като в графата поръчки ще бъдат показани последователно с другите имейли, изпратени и тя нарежда поръчката е нарушено.

Пример за правилна линия "Тема" в имейл

Общи списъци значително улесняват изпращането на един и същи вид на съдържанието на документите, както и документите, които се изпълняват от голям брой лица.

Заповедта е подписана

Запознаване. Разделете сфери на отговорност

Навременността и качеството на управление на изпълнението до голяма степен ще зависи от своевременното препратката към реда на изпълнителната власт. На този етап е важно да се подпише документа веднага беше доведена до знанието на хората на изкуството, създадени в компанията означава: публикуван на публичен ресурс, изпратено по електронна поща, която се изпраща на хартиен. Това задължение е обикновено отговорност на секретаря или от съответния трудов стаж POC, чиито задължения включват технически служители.

Пример референтен лист правилно регистрация

Неправилно например позоваване лист

референтен лист с реда на "Дейзи" от 00.00.0000 г. номер 000 "по нареждане от"

заглавия работа, записи на подписи

запознаване с реда

длъжности и дешифриране на подписа

Закрепете в инструкции за управление на записи, които в случай на електронно разпределение на административни документи художник запознаване с реда на датата трябва да бъде датата на изпращане на електронна поща, а не от датата на подписване позоваването на листа.

В случай на проверка лист като отделен документ, подаден в първоначалния ред на бизнеса веднага след като е пратил, и позоваването на лист, залепена копие от заповедта. Справяне с копия могат да бъдат използвани в текущата работа. Това дава възможност за запазване на първоначалната поръчка, което е особено важно в големи и / или географски коренно различни организации.

Текущ съхранение и предаване на нареждания в архива

Поръчки, подадени в работата с всички приложения, посочени в текста на поръчката. В този случай, трябва внимателно да провери дали всички подписи в графата "Съвместяване", както и заявленията.

Основания, произтичащи публикуване на заповедта на основната дейност, както и материали за неговото изпълнение се образуват отделно.

С натрупването на документи в папка, е препоръчително да отпечатате информацията, която имате електронна версия на нареждания за сметка и шият като информатор търсене.

Като правило, поръчки за основни дейности най-търсена в първите две години. Трябва да се помни, че за да се гарантира безопасността на оригиналните поръчки не трябва да оставяте телевизора за техните складови помещения. За работа са предоставени копия или извлечения от поръчките. Става все по-популярни поръчки сканиране копиране.

Въпросът е омрежен, е въведена в описа на случаи на постоянно съхранение и прехвърлени на архивно съхранение.

Leaf-свидетел да се справят с поръчки

В случай, че номер 000 "за годината 0000 заповедите за основни дейности. Том 00 ", включително поръчки за периода от 00.00.0000 г. на 00.00.0000 г.

В случай, поръбени и преброени 00 (словом) документира 000 (словом) листове.

състав на служителите за осигуряване на записа личен подпис Инициали Фамилия

* Ако една компания, образувана да се справят с поръчки за копия на ежедневната работа, които се занимават с оригиналните поръчките могат да се изпращат до архивно съхранение в края на календарната година.