Списание - консултант счетоводител - организация за съхранение на документи

В допълнение, задължението organizatsiiobespechit безопасност на счетоводни документи, предвидени в член 17Zakona счетоводството.

Първата и може би най-важният въпрос, който voznikaetu счетоводител - колко време трябва да се поддържа счетоводни записи?

Срок на съхранение на счетоводни документи

Първични счетоводни документи, дневници ibuhgalterskaya отчети се съхраняват за период, който се определя в съответствие с разпоредбите на член на организацията на държавните архиви, но nemenee 5 години (параграф 1 от член 17 от Закона за счетоводството).

В колона 3 на таблицата на списъка са дадени hraneniyadokumentov условия, които важат за всички организации. Не е imeetznacheniya, независимо дали те предават документите, подадени в състояние, munitsipalnyearhivy или съхранявайте отделно.

По отношение на съхранението на всички счетоводни документи могат uslovnorazdelit на два типа:

документи, които трябва да се поддържат определен период от време, което означава, документи с определен период от време на съхранение;
документи, които трябва да се поддържа постоянно.

Временни периоди на съхранение. т.е. srokihraneniya създадена през години (например, преди 1 година, 5 години, 75 години), ispolzuyutsyaabsolyutno всички организации.

Обикновено срокът на годност на счетоводството dokumentovustanovlen Списък на 5 години.

Изчисляването на срока за съхранение на определени документи е svoiosobennosti.

Когато периодът на задържане започва счетоводни документи

Задържане период започва

На последния запис те датират

За някои счетоводни документи определят по-дълъг или по-кратък период от време на съхранение.

Така например, лични сметки на служителите dolzhnyhranitsya в продължение на 75 години. При липса на organizatsiilitsevyh сметки за същия период на съхраняваните документи:

за изплащане на заплати, надбавки, такси, финансова помощ и други облаги (резюме селище или уреждане и работната заплата);
допускане на строителство (актове, сертификати, фактури).

В същото време, проби от подписите на материално отговорни лица, одобрени лимити и ведомости за заплати minovaniyanadobnosti hranyatsyado. Това означава, че документите са tolkoprakticheskoe стойност. съхранение Срок се определя от самата организация, но Onne може да бъде по-малко от една година.

В рамките само на 1 година вие също трябва да се съхранява доклади и приложения mesyachnyebuhgalterskie, поръчки форми на счетоводство и отчетност, кореспонденция за времето на счетоводната и финансовата отчетност.

Особено внимание следва да се обърне на срока на годност на някои от документите по делото, когато организацията започва теста, има спор, противоречие или разследването на фабрика или съдебно дело.

Счетоводителят регистри (счетоводна книга, списания поръчки, razrabotochnye маса, и т.н. ...);
Текущ баланс;
първични документи и приложения. който записва факта на търговски сделки (в брой, банкови документи, талони банкови чекови книжки, заповед, отчетни карти, уведомяване на банките и изискванията за трансфер, актове за приемане и предаване, отписване на имота и материали, товарителници, фактури, отчети за разходи и др. );
документи за провеждане на документални проверки на финансовата и икономическата активност. надзор и одит работа, включително проверка на касовия апарат, в правилността на облагане с данъци и т.н. (планове, доклади, документи, сертификати, удостоверения, протоколи, кореспонденция) .;
документи за изплащане на заплати, материална помощ и други облаги (консолидиран сетълмент и сетълмент и работната заплата);
пълномощното да получат съществени стойности;
документи за инвентаризация на организация собственост (протоколи от срещи, инвентарни комисии, списъци с опис, актове, отчети);
книги, списания, карти с плащанията счетоводни организации, кредитни и дебитни касови документи, фактури, платежни нареждания, депозирани заплати, пълномощни, собственост на предприятието.

Документи с период от време, на място, което imeyutotnosheniya за тези събития, трябва да се съхранява до завършване проверки или doprinyatiya окончателно решение по спора. Дори и периода на съхранение, посочен в Списъка на тези документи е изтекъл.

Постоянни условия hraneniyaprimenyayutsya само онези организации, документи, архиви kotoryhyavlyayutsyaistochnikami придобиване. Те включват:

държавни, общински организации, документи, които пристигат в архивите по предписания начин;
неправителствени организации, които предават своите документи в архива на базата на споразумението, сключено с архива.

Що се отнася до организации, които не yavlyayutsyaistochnikami придобиване на държавни и общински архиви, todokumenty с постоянен срок на съхранение, те трябва да се съхраняват, както следва:

държавни и общински организации - 10 години;
неправителствени организации - най-малко 10 години.

Освен това, по-нататъшно срок на годност на тези dokumentovnegosudarstvennye организации да определя самостоятелно в съответствие с правото или sdeystvuyuschim необходимите практически документи ispolzovaniyaetih.

Тези документи включват:

Годишни баланси и отчети; документи, които да им (приложения към баланса, обяснителни бележки, специализирани форми)

Аналитични документи на годишния баланс и (таблици, бележки, доклади)

Документи за разглеждане и одобряване на годишните счетоводни баланси и отчети (доклади, отчети, изводи)

Годишни доклади за данъци

Оперативните доклади по валутни сметки в чужбина

Управление на програмата за организиране и провеждане на автоматизирани системи за счетоводство и отчитане

Необходими са някои видове документи на постоянен срок на съхранение неправителствени организации, за да се съхранява в продължение на всичките си дейности до отстраняване. Например:

консолидирани годишни баланси и отчети, както и документи за тях (приложенията към баланса, обяснителни бележки, специализирани форми);
трансфер, разделяне, ликвидация баланси; приложения, обяснителни записки;
документи за преоценка на дълготрайни активи, определяне на разходите за амортизация, оценка на имот на организацията (минути, доклади, изчисления, доклади);
документи за извършване на парични и валутни операции, операции с безвъзмездни средства (доклади, справки);
паспорт сделка;
книги, списания, карти счетоводство на ценни книжа.

Обърнете внимание! Tedokumenty изброени само както е посочено в раздел 4.1, List "Счетоводство и отчитане". В същото време, броят на документите, че организацията obyazanahranit по време на периода на дейността си, толкова повече. Изведнъж те се намират части от списъка ( "Action планиране", "Finansirovaniedeyatelnosti", "Статистически Счетоводство", "Правна obespecheniedeyatelnosti" и др.).

Те включват:

документи съставните;
протоколи от общи събрания на акционерите;
документи за собственост, притежание, използване, продажба на активи (сметки, договори)
документи за регистрация и пререгистрация на търговски наименования, търговски марки, марки за услуги и др.;
документи за удостоверяване, акредитация, сертификация;
В регистъра на акционерите;
регистрите на притежателите на ценни книжа;
списъци на свързани лица и лица с право на дивиденти;

Намаляване на срока на годност, които са инсталирани на списъка, една организация не може. В същото време, на базата на специфичните особености на работата си, тя може да се увеличи срока на годност на някои документи, и да ги задържим по-дълго от срока на списъка.

Финансовите отчети АД, съхранявани в zavisimostiot вид отчитане. (Консолидиран) годишни доклади и подлежат на постоянен godovayaotchetnost hraneniyu.Kvartalnye записи трябва да се съхраняват в продължение на най-малко 5 години, както и mesyachnuyubuhgalterskuyu изявления - най-малко 1 година.

В тази част на финансовите отчети включват:

баланса;
отчета за приходите и разходите;
Приложение към финансовия отчет;
одиторския доклад, потвърждаващ достоверността на годишния финансов отчет;
обяснителна бележка.

Както се вижда от тези цифри, buhgalterskihdokumentov на срок на годност, които са определени за съвместно srokamhraneniya съответстват на тези документи, че съставеният списък.

Срокът на годност на данъчни документи

Според първата част от Данъчния кодекс на България nalogoplatelschikiobyazany се гарантира безопасността на счетоводните данни и drugihdokumentov, които са необходими за изчисляване и плащане на данъци в techenie4hlet (алинея 8 на параграф 1 от член 23 от Данъчния кодекс). В допълнение, по време на etogosroka трябва да се съхранява документи, които потвърждават, получени разходите, направени разходи и данъци, плащани.

Но това не е всичко.

Излишните разходи за организиране на възможностите си доходи chtopredpriyatiem загуба. В този случай, данъчната основа е данъчната pribylravna нула. В същото време, сумата на загубата е организация може umenshitpribyl предишни години.

Условия за трансфер на загуба с бъдещия член 283 от Данъчния кодекс.

Загуба прехвърля изцяло или частично. Основното нещо е, че общата сума на данъка върху доходите не е бил намален с повече от 30%. Ако организацията не е в състояние напълно да се отпишат загуби за odingod, след това да използвате правото на загубите, пренесени може да бъде на 10 години. Този период се изчислява от следващата година след загубата.

През цялото времетраене на загуба пренасяне документи organizatsiyaobyazana магазините, които потвърждават размера на загубите. Rechidet не само за данъчни регистри, но и основната dokumentahbuhgalterskogo сметка.

По този начин, като цяло, данъчна zakonodatelstvopredusmatrivaet по-кратък срок за съхранение на счетоводни документи и да sluchaeperenosa загуби за бъдещето - по-дълъг период.

Как да бъде счетоводител?

Както си спомняте, за изчисляване на дължимите суми в byudzhetpo определени данъци (ДДС, данък върху собствеността, единен социален данък, вноски в пенсионен фонд Etal.), Както и за изготвянето на данъчните регистри на данъчно счетоводство pribylispolzuyutsya данни. Според Закона за счетоводни uchetepervichnye документи и счетоводни документи, трябва да се съхранява в продължение на 5 години.

Освен това, съгласно Списъка на доклади за данъци и такси (което означава изчисление на данъците и данъчните декларации) kbuhgalterskim класифицирани документи. За годишните доклади за данъци, определени за съхранение postoyannyysrok, и за тримесечните отчети - 5 години.

Следователно, срокът на съхранение на документи в размер на 4 години, който е предвиден в член 23 от Данъчния кодекс, може да се прилага само за registramnalogovogo сметка. В същото време на срока на годност на тези документи трябва да бъдат uvelichitv случай на загуба пренасяне.

По отношение на счетоводни документи, а след това най-голямо neobhodimoprimenyat период на съхранение на счетоводни документи с тези chtopredusmotreny от приложимото законодателство (като счетоводство, така inalogovym).

Това означава, че счетоводните документи на kotorymustanovlen срок на годност 5 години, да се унищожават на или след този период, както и загуба vsluchae пренасяне - да се увеличи срокът им на годност до 10 години.

Как да се организира съхраняването на документи

Организацията може да възложи sobstvennogoarhivaspetsializirovannoy организация (частен или обществен архив). Dlyaetogo трябва да сключат договор за съхранение. Тя ukazyvayutsyasrok по време на който на архива е длъжен да пази документите. Обикновено onsostavlyaet 75 години.

В този случай, разходите на Организацията за архив за съхранение dokumentovbudet платежни услуги по настоящото споразумение. за запазване на услуги, придобиване и използване на архивите, които имат архивни институции са освободени от ДДС (алинея 6 от параграф 2 на член 149 от Данъчния кодекс). Поради това, цялата сума се прехвърля организация на специализирани архиви ще umenshatnalogooblagaemuyu печалба.

Документът може да бъде, например, Позиция съхраняване на документи. одобрен със заповед на изпълнителния директор. В nemneobhodimo определи:

видове документи, подлежащи на задължително съхранение;
структурни звена, които ще осигуряват съхранение на документи;
по реда на постъпването на документите за съхранение;
срок на годност;
отчитане и регистриране на входящи документи за съхранение;
мерки за осигуряване на безопасността и конфиденциалността на информацията, съдържаща се в него;
процедура за издаване на съхраняваните документи за работа с тях;
други въпроси.

собствен архив на организацията и поема sozdaniesootvetstvuyuschey архивна служба. както и осигуряване на zaopredelennym задълженията си за организиране на архивното дело.

След това е необходимо да се разработи Наредба за ekspertnoykomissii. който ще се проведе на стойността на разглеждане на документи, създадени във фирмата (раздел 3.1 Инструкции за употреба на List) .Polozhenie одобрен от главата. Той е издал заповед за одобряване на Комисията sostavekspertnoy.

Комисията включи, като правило, naiboleekvalifitsirovannye служители на организацията, в количество не по-малко от 3 chelovek.Krome допълнение, съставът на експертната комисия могат да канят архивист izokruzhnogo архив. Ако цялата работа за подбора на документи за съхранение iunichtozheniya ще се проведе в присъствието на служител на архив, бедата skhraneniem документи от организацията ще бъде.

Комисията от експерти създава редица случаи sosrokami съхранение на документи, т.е., подрежда всички налични документи povidam и дати и имена е списък от случаите.

За да направите това, вие трябва да прави разбор на документи от година и зашити в хронологичен ред.

Като общо правило, лекувани с първични документи, kotoryeotnosyatsya съответства на конкретно счетоводните регистри (например, парични или bankovskiedokumenty), подадени в отделни папки в хронологичен ред. Страници vetih папки трябва да бъдат номерирани в горния десен ъгъл. Случаят може да бъде Neboli 250 страници, или не трябва да бъде по-дебел от 4 см.

Когато всички документи, подредени и да се съединят, sostavlyaetsyaihopis. която трябва да бъде одобрена rukovoditelempredpriyatiya.

За съхранение на документите трябва да се вземат spetsialnoepomeschenie. Документи трябва да се поставят в архивите в заключен шкаф, като се гарантира пълната безопасност на документи, както и да ги защитава от въздействието на слънчевата топлина pylii.

За една организация, която има свой собствен архив, osnovnyezatraty за разходи за съхранение на документи включват наем, комунални услуги (поддържане на необходимата температура, влажност и т.н.), да плащат на служителите трудови ина файлове.

Тези разходи са свързани с управлението на организацията. Ето защо, те се считат vbuhgalterskom сметка 26 "Общи разходи" сметка. Като цяло тези данъчни разходи са включени в други raskhodovorganizatsii (алинея 18 от параграф 1 от член 264 от Данъчния кодекс).

Актове за разпределяне на документи с изтекъл срок на годност kunichtozheniyu прегледани и одобрени от ръководителя на organizatsii.Posle от документите, изброени в закона, са отделени от останалите случаи ihranyatsya в специално място за унищожаване.

Имайте предвид, че използването на икономически deyatelnostidokumenty да бъдат унищожени, не е възможно. Случаи, в които срокът на годност е изтекъл, се предават на обработката на специализирана организация или унищожени samoyorganizatsiey.

Ако документите са изпратени на скрап, организацията на превода delspetsializirovannoy формализирана приемане доклад ilinakladnoy. Тя трябва да посочи датата на прехвърлянето, сумата се прехвърля Делхи теглото на отпадъците от хартия.

Унищожи документи, които период на съхранение вече е отминал, mozhnoneposredstvenno в организацията на унищожаване на документи. Това sluchaeekspertnaya Комисията определя ustarevshihdokumentov унищожаване, състояща се от съответния закон.

Отговорност за нарушаване на сроковете за задържане на поръчката и документи

Според Закона за счетоводството zaorganizatsiyu съхранение на счетоводни документи е отговорен ръководител на организацията.