Рационална организация на работните места на секретаря

Изпратете добра работа в базата от знания лесно. Използвайте формата по-долу

Студенти, докторанти, млади учени, които използват базата от знания в техните проучвания и работи, ще бъда много благодарен.

Министерство на външните работи на Република България

FBU ACT колеж българското Министерство на външните работи

Председател на специалните и общи професионални дисциплини

на тема: "рационална организация на работата на секретар място"

Изпълнено: Волкова Анастасия Алексеевна

Ръководител: NV Vladchuk

Секретар на работното място е важен критерий за организацията на трудовия процес. Той трябва да отговаря на всички изисквания, осигуряващи максимална лекота на работа, минималната стойност на време и усилия, за да намерите най-необходимите елементи и нещата на работното място. Секретар - "лице институции", следователно, на работното място, трябва да бъде пример за добра организация, заради външния вид на работното място на главния секретар - рецепция - често съдят за работата на цялата институция. Неговият план е дадено голямо значение - от мястото, където се намира рецепция, как е оборудван, какво интериорния дизайн зависи от цялостното впечатление на фирмата.

Рецепция обикновено се намира в близост до входа на централния офис е задължително, така че е лесно да се види на всички членове на рецепцията. Общата му площ, когато административният асистент е, трябва да бъде в рамките на 12-16 кв. м.

Mebelpriomnoy. При избора на мебели за работата на главния секретар взема предвид същите критерии като изборът на който и да е офис мебели:

· Проектиране, цвят (стил разтвор мебели за главата на рецепцията е продиктувано от общ стил на офис и офис мебели в дружеството, или на съответния офис на главата);

· Устойчивост, гаранция, и така нататък. Г.

Стаята трябва да бъде получаване на предмети и мебели, необходими в работата на главния секретар и на организацията на приемането:

Герб шкаф и гардероб (ако не е предвидено в друга област);

Мека мебел с достатъчен брой места;

Една или две масички за кафе;

Декоративни вътрешни елементи (аквариуми, растения, щампи и т.н.);

Top кутия с бордюр под, компютърът;

А лифт-ротационен (непременно с обратно и, за предпочитане, с подлакътници);

Сейф за съхранение на документи.

Rabochiystolsekretarya. Бюро могат да бъдат разположени по стените и в ъгъла. Основното нещо - на масата трябва да бъде поставен така, че секретарят е виждал всички входящи до рецепцията. В допълнение към работния плот, по-добре е да се използва отделна таблица за персоналния компютър. В тези таблици можете да поставите дисплей, клавиатура и процесор, скенер, принтер.

височина Desktop трябва да е за предпочитане в диапазон 68-73 см. плота на масата трябва да бъде твърда и гладка, най-вече от дърво. Повърхността на покритие на масата трябва да бъде непрозрачен (сив, зелен, кафяв цвят, с коефициент на отражение на 20-50%) и се почиства лесно. Ъглите и преден горен плот на лицето трябва да носят заоблени. Секретар на организацията на работата на труда

Основното изискване на организацията на работното място - да се осигури спестяване на време в търсенето на средства и предмети на труда. Ето защо, всичко, което е необходимо е постоянно секретар по време на работа, трябва да се намира в рамките на една ръка разстояние, за да бъдат в състояние да използват необходимо.

За да направите това, трябва да се спазват следните правила:

1. Движение на служителя трябва да бъде по-кратък и по-икономично да струва позиции на време и усилия;

2. Всеки обект и средства за труд трябва да имат своето място (на базата на 1, т.);

3. Стационарни трябва да се съхраняват в едно чекмедже (на базата на 1, т.);

5. Документи, с които работи секретар, трябва да се поставят в областта на тяхната видимост;

6. За обработените документи, подходящи за специални тави или отдел в кутията.

Ето защо, на работния плот или в близост до него трябва да бъде:

# 45; означава малък офис оборудване (канцеларски материали: химикалки, хартия, моливи, гумички и т.н. ...);

# 45; средства за съхранение и извличане на документи (подаване на различни видове, шкафове, сейф).

На масата за компютъра трябва да се постави:

# 45; шредер за бързото унищожаване на поверителна информация;

# 45; средства за формулирането и производството на текстови документи (рекордер, принтер, скенер, оставени - преносими);

Също така е важен елемент от организацията на работните места на секретаря е вътрешната организация на тези служби. Кутии трябва да бъдат лесни, гладко и тихо настъпващите и, за предпочитане, имат ключалките. Секретарят трябва да използват умело чекмеджетата на вашия работен плот, като всеки от тях определена функция.

Например, клетки се разграничават:

# 45; хартия и канцеларски материали;

# 45; за работни документи, ръководства, каталози и др.;

# 45; папки с настоящите документи и приключване на работата;

# 45; Папка с контролирано материал;

# 45; лични вещи.

Секретар бюро стол трябва да е нагоре-въртящ се и регулируема височина и наклон ъгли на седалката и облегалката, както и разстоянието назад от предния край на седалката. Повърхността на седалката, облегалката и другите елементи на стола трябва да е по-мек, за да се измъкне, не електрифицирана и дишаща покритие лесна за почистване от замърсяване.

Dizaynpriomnoy. Ако компанията вече е разработила собствена корпоративна идентичност, е необходимо да се придържа към своите цветове за декорация на офис рецепцията на. Над таблицата можете да подредите секретар на фирменото лого, часовник или календар. Ще има и подходящи картини по стените, които улавят моменти от живота офис или рисунка, живопис или с малък намек за дейността на дружеството.

Но ако компанията не разполага със корпоративна идентичност, а след това на организацията на приемането следва да вземе предвид следните препоръки:

# 45; Ако слънцето е в офиса е много рядко, по-добре е да издаде стените в топли цветове (жълто, кафе, сметана, бледо зелени), за да изпълват стаята със светлина и да я направи по-просторна;

# 45; За офиси, разположен на слънчевата страна на сградата, по-добре е да се избере по-хладни и тихи тонове (сиво, синьо, светло синьо, тъмно зелен), те ще се анулират в стаята и го правят удобен за престоя;

# 45; Не се препоръчва за наситени студени цветове (синьо, синьо, лилаво) и черни цветове, тъй като те се отпуснете, потиснати емоции, а дори може да доведе до депресия и лошо настроение;

# 45; Не се препоръчва да се използва черен за проектиране офис, тъй като той потиска и създава мрачна атмосфера, но малки цветни акценти в подсилва рецепция, стимулират и подобряване на настроението.

два варианта на дизайн на офис помещения са традиционно използвани:

1. стените, пода и тавана са направени в подобни ниски тонове от тях. цветни акценти носят мебели, аксесоари, декорации, цветя.

2. стените, пода и тавана са боядисани в ярки цветове. Мебели и аксесоари са избрани да съвпадат.

И двата варианта са добри, но това е по-удобно, за да видите за пръв път - не се напряга очите и не предизвиква вниманието.

В допълнение към цветята, за украсата на управление и неговото приемане, с използване на живописта, графиката, скулптурата глоба и други декоративни елементи.

Osveschenierabochego място. За създаване на комфорт в лек прием следва:

# 45; да направят правилния избор на източник на светлина и осветление;

# 45; създаване на желаното ниво на осветеност на работното пространство;

# 45; неутрализиране на ефекта на отблясъци;

# 45; елиминиране на отблясъците;

# 45; гарантиране на единна осветление.

Просто за да се създаде по-комфортно осветление Вашия офис трябва да се отчете възпроизвеждане на цветовете ефекта на спектралния състав на източника на светлина в визуалното възприятие на цветни обекти. , разпределение яркост и повърхностна плътност на осветление светлинен поток инцидента от стойността на площ е посочено.

Най-малките око умората и стреса причините работят при естествена светлина, тъй като тя е най-благоприятна. Но през есенно-зимния период, работата в тази светлина не е възможно по време на работния ден. Затова е препоръчително да се използва изкуствено осветление, а тя трябва да има една и съща посока с естествена светлина.

По-удобно призната местно осветление (светлина създава зони). Тези зони могат да се състоят от една лампа и настолна лампа, разсейване на светлината в тавана от комбинация от разпръснати офис осветителни системи с лампа (той трябва да бъде достатъчно ярък и по този начин да притежава разсейване ефект). Избирането на локално осветление, от една страна, тя увеличава комфорта на околната среда, а от друга - за максимална икономия на енергия.

В допълнение към създаването на удобни осветителни тела имат в тяхната сума се вписва в интериора на офиса, съвпадение на общия стил.

Mikroklimatrabochego място. Микроклиматът се отразява функционалното състояние на лицето по време на работата е толкова широка, че тя може да се нарече един от ключовите фактори за ефективност. Той се характеризира със стойности на температурата, относителната влажност и скорост на въздуха.

Най-комфортна температура за хората е 19-20. С оглед на сезонните и дневните колебания в температурата на помещенията не трябва да надвишава 22б в горещите дни, и не трябва да бъде по-ниска от студ 18в. iminimalnaya влажност не трябва да бъде по-ниска от 25-30%, нормално - 40-60%.

Необходимо е да се обърне внимание на chistotuvozduha. Най-честият фактор вредното замърсяване на въздуха в съвременния офис е озон. офис оборудване, което се освобождава, и праха (частици са в нейните спори, бактерии). При работа с хартия пълни с въздух носители различни токсични вещества, които проникват в човешкото тяло и дразни лигавицата на дихателните пътища, очите и кожата. Това е особено опасна, когато токсични вещества се отделят директно в кръвния поток чрез респираторния тракт или увредена кожа, което причинява разрушаване на целия организъм или неговите системи.

Трябва ли да се използват за насърчаване на свежи цветя, тъй като те изпълват кислородни резерви, отчасти неутрализира вредното въздействие на технологиите и, в допълнение, донесат утеха на работното поле. Растенията също трябва да се слее с общ стил, в която се поддържа вътрешността на работното място.

За да се поддържа комфортна температура и влажност на въздуха на работното място, което трябва да използвате климатика: едновременен контрол на температурата, влажността, чистота и въздух. Особено оправдано с климатик през летните месеци, за да бъдем точни във всички случаи, когато стайната температура достигне 27 или по-висока.

Тъй като е необходимо внимателно да се помисли за закупуване на ново офис оборудване: не забравяйте да попитате продавача, какви материали изработени оборудване, ако има сертификати за качество за тези материали по темата за самата покупка, които се отличават с веществото по време на процеса.

Секретар на работното място - рецепция. Той е тук, че посетителите очакват да получат своя водач. И тъй като секретар - стяга лицето, което го представя, секретар е важно да се поддържа реда на рецепцията, включително на работното място, както и да направи всичко необходимо, така че посетителят се чувстват комфортно. За да направите това, вие трябва да правилно и ефективно организиране на работното си място.

Списък на използваната литература

8. clubsecretary.ru - професионален секретари на клуба.