Работа с поверителни документи - статии за архиви, управление на документи,

Дейността на дружеството се формират неизбежно документи, които изискват специални условия за тяхната регистрация и последващото съхранение. Ние говорим за организацията на работа с поверителни документи, чиято безопасност е един от най-важните задачи за всеки водач.

От времето на приемане в организацията на поверителни документи и до пълното им унищожаване на упълномощени служители са длъжни да осигурят всички необходими условия за съхранение са в съответствие със законовите изисквания.

Начини за работа с поверителни документи регламентира инструкции за осигуряване на поверителна информация. Той съдържа основните разпоредби за съхранение на поверителни документи, съхранявани както по електронен път и на хартиен носител. тя също така установява задълженията на работниците и служителите, които работят с поверителна информация и правила за достъп до тях.

Днес, много компании, за да се предпазят от рискове, възможни на територията на собствения си офис, дадоха документите в ръцете на архивни компании. Това е така, защото за съхранение на извън площадката на поверителни документи позволява да се осигури допълнителна защита в случай на нерегламентиран достъп или форсмажорни обстоятелства (наводнение, пожар и др.)

Обикновено архивни компании предлагат избор от няколко вида съхранение. Висока степен на гаранция за безопасност отделни архивни клетки (сейфове) и специално оборудвана архив съхранение. Във всички случаи, в квадратчетата отбелязани с баркод, която позволява на компанията да служителя лесно да се запознаят с неговото местоположение. Но ако решите да се организира архивно съхранение на собствената си, не забравяйте няколко важни правила.

Защита на поверителна информация

1. Мерки за защита на поверителността на информацията, получена от неговия собственик, следва да включват:

2. Тайната на търговия се счита за да бъде установена след приемането на притежателя на информацията представлява търговска тайна, мерките, посочени в параграф 1 от настоящия член.

3. Едно лице предприемач е собственик на информацията, представляващи търговска тайна, както и с работници и служители, които са подписали трудови договори, като мерки за защита на поверителността на информацията, посочени в параграф 1 на този член, с изключение на параграфи 1 и 2, както и на разпоредбите на параграф 4, относно регулирането на трудовите отношения.

4. В допълнение към мерките, посочени в параграф 1 от настоящия член, собственикът на информацията представлява търговска тайна, правото да се прилага, ако е необходимо, средствата и техническите методи за защита на поверителността на тази информация, а други не противоречат на законодателството на България мярка.

5. Мерки за защита на поверителността на информацията, считани разумно достатъчни, ако:

изключи достъпа до информация, която представлява търговска тайна, всяко лице, без съгласието на собственика му;
Тя дава възможност за използване на информация, която представлява търговска тайна, служителите и прехвърлянето на своите контрагенти, без да нарушават режима на търговска тайна.

6. търговска тайна не може да бъде използван за целите, противоречащи на изискванията за защита на конституционно установения ред, морал, здраве, правата и законните интереси на други лица, националната отбрана и сигурността на държавата.

Работа с поверителни документи

Първото нещо, което да се направи при създаването (влизане) поверителния документ, за да го регистрирате. И е част от процедурата по регистрация, която е на три вида:

публикуваните счетоводни документи;
Получени счетоводни документи;
акаунт посветен съхранение на документи.

Счетоводни документи ще бъдат издадени на тези документи, които са създадени в организацията на една машина или написани на ръка начин, независимо от това дали те са за вътрешно ползване или изпратено на други фирми.

Когато се осчетоводява получени документи направена регистрация на входящи документи, че е получил от други организации.

Счетоводни документи, предоставени за съхранение се изисква за работа с поверителни документи, които няма да бъдат подадени в случая. То може да бъде, например, чертежи и други графични документи, които поради физичните характеристики (размер, тип на медии, шевове и др ..), е невъзможно или непрактично да подгъване в случая.

За всякакъв вид счетоводство на поверителни документи, подходящи списания или карти. Ако такива документи в организацията има натрупан много, по-добре е да се прибегне до метода на карта, тъй като тя дава възможност да се намали времето за търсене с подаване категория.

В допълнение, картите на индекса, за да запазите ръчно управление на изпълнението на документа, тъй като тя не се нуждае от специални контролни производство карти. Това със сигурност ще подобри качеството на контролни проверки.

Списания и каталози за сметка издадени и получени документи, необходими за провеждане на време. Отчитане на специален съхранение на документи е непрекъснат процес, тъй като обикновено се състои от документи на постоянно и продължително съхранение.

Важно: при работа с поверителни документи, е забранено да се извършат корекции с помощта на коректор. Ако е необходимо да се направят промени в дневник или файл с карта, просто зачеркнете грешката с един ред и да го подписва от служителя, отговарящ за инструмента за неприкосновеността на личния живот.

Условия за съхранение на поверителни документи

Защита срещу неоторизиран достъп. Във всеки случай не можем да позволим да се съхраняват поверителни документи са чужденци, които не са упълномощени да участват в тяхното обработване или съхранение. Дори и почистване на стаята (ремонт и строителство и др. Видове работа) трябва да се извърши в присъствието на лицето, което отговаря за съхранението на данни от личен характер (ръководител на компанията и обхвата на строго определени лица).

Професионално оборудване за съхранение. Работа с поверителни документи има редица технически характеристики, които са необходими за да се гарантира тяхната безопасност. Поверителна информация трябва да се съхранява на сигурно или метални шкафове. Врати и прозорци трябва да бъдат защитени срещу сух и вход (защитна плоча, жалузиен, мрежата и др.) - е добре затворени и запечатани. Трябва да се грижи за алармената система за сигурност и противопожарна система за безопасност. В след час ключове трябва да бъдат оставени на пост за сигурност, или в специален сейф, от упълномощен служител.

Регистрирайте поверителни документи. Преди да стигнем до архивно съхранение, поверителен документ преминава през няколко етапа на регистрация, както и данните, записани в счетоводната списанието. На сцената на текущата съхранението на документите се определя референтен номер, който се вписва в знак в дневника. От този момент нататък в документа официално появило се на организацията.