Процедурата за съставяне на каталози и файлове

281. директория е директория на интер-фонд архив, в който информацията за съдържанието на документите, групирани по теми (теми, клонове), разположени в съответствие със схемата, за класифициране на информация директория документ.

Разположен на различни директории на системата на директория.

282. Работата по подготовката, създаването и поддържането на директория, наречена каталогизиране документи.

Каталогизация може да се извърши като независим работа (тематична разработка), както и в други видове работа, свързани с идентифицирането и описанието на документи (по-каталогизиране).

Каталогизация прилага диференциран подход, който е:

1) определяне на архивни фондове за подбор приоритет, техните структурни части;

2) избор на дела и документи и информация от тях;

3) прилагане на съответната информация документ, описващ техники.

283. Каталогизация включва следните дейности:

1) композиране схема класификация;

2) идентифициране и избор на документи;

3) описание на индекса на карти;

4) систематизиране карти;

5) поддържане на дадена директория.

284. Изборът на схемата за класификация се определя от състава на ведомствени и частни архивни документи на организацията и задачите на тяхната употреба.

Класификация информация схема документ е написан или графичен документ, съдържащ списъка на районите директория класификация, подредени в определена последователност, както и за разпространение на информация от документите по тези звена.

285. В зависимост от веригите на директориите са разделени на системна, тема, тема и вариантите им (имена, място, обект).

286. Информацията за документ по систематичен каталог класифицирани по отрасли на знанието и практиката на организацията и се намира в логическа последователност.

287. В структурата на директорията разказ статия включва:

1) името на архива на организацията;

3) позиция, позиция;

4) датата на събитието, място на събитие;

6) брой архивни фондове, име на Държавния архивен фонд;

7) на инвентарен номер на случая (документи), запаметяващи устройства, листове;

8) езици за документи;

9) метод за възпроизвеждане на документ.

За комуникация между участъци от директория или директория дялове с други архивни референтна система, използвана препратки.

288. Поддържането директорията, която е съвкупност от произведения, като се гарантира нейното функциониране, което включва:

1) научни и методична работа;

2) индексиране карти;

3) индекси за систематизиране карти и функции;

4) Получаване на еталонно устройство в директорията;

5) подобрение в указателя.

Методическа подкрепа включва помощи за развитие в каталог отделни архивни фондове (или техните групи), работещи схеми за класификация директория, тяхната спецификация и допълват.

Индексирането е подбора и съставянето на индекса на схемата за класификация и разпределението му между съответната информация на стоките картата. Каталогът на табелката и не са индексирани и са изброени по азбучен ред.

Подобрения указатели включват подобряване на класификационна схема, проверете съдържанието и дизайна на каталога, вижте описанията (редактиране, съчетаващ описания на единна информация в един архив фонд или по описа на случаи (документи), актуализиране на систематизиране).

289. Един от източниците на попълване система стоките са тематични и детайлни тематичен каталози, картотеки на персонал в документите на най-информативни и често използвани архивни стопанства.

290. Архив организация поддържа управление на документацията, за да създадете индекс визитна картичка.

291. Архив организация съхраняване на аудио-визуална документация създава:

2) индекс номинална карта с информация за лица, за които е налична в фотодокументите и обект картотека, която съдържа информация за обекти, събития, информация за които е налична в фотодокументите информация;

292. Архив на организацията, която притежава научната и техническата документация, създаване:

1) на обект каталога, който е направен за капитално строителство и изграждане на обекти обекти;

3) Географско каталог, който е направен от дизайна на обектите в съответствие с тяхното местоположение;

4) азбучен каталог, който е направен в азбучен ред на имената на научно-техническото развитие.

293. Индексът е архивен директория, е буквен, системно или съставен въз основа на списък с различни видове обекти, посочени в архивни документи, с посочване на техните данни за търсене.

Показалки в организацията на архива класифицират:

1) обем - и interfund vnutrifondovye;

2) под формата - електронни, лист или картата;

3) структурата на колони - празни (при условия за търсене и техните данни) и обяснителни бележки (предмет придружени от обяснения концепция);

4) групиране концепции вътре указатели - азбучен, систематичен, хронологично.

Основните видове показатели са: предмет (неговите видове - тематични имена, географски), хронологично. По азбучен групиране концепции се различават в индекса, систематичен и хронологичен индексите.

294. указатели към документите се изготвят по един документ по описа на файлове, документи, описи на няколко случая архивни документи фонд, описи на файлове, документи на архивни фондове или няколко архивни колекции.

запаметяващи единици Търсене индекс данни към един опис на файлове, документи включват и серийните номера на запаметяващи устройства; единици индекс за търсене за съхранение на данни до няколко архивохранилищата на организацията на архив споменатите данни, допълнени с редица описи на файлове, документи, архивни документи.

296. Тематичната индекс включва понятия, които представляват исторически факти и явления. Имената на позициите и подпозициите в него са в именителен падеж.

297. Индексът включва понятията, подредени по азбучен ред.

Като цяло индексът включва коренно различни концепции и структура на колони могат да бъдат само на глухите.

индекс име е изградена въз основа на азбучен и включва име, фамилия, бащино (несъответствия, псевдоними, прозвища, прякори) и биографична информация.

Географско указание включва името членки, административно-териториалните единици, моретата, реките и други географски особености.

Обобщаване на понятия или административно-териториални имена са вписани в индекса, без обяснение.

298. А хронологичен библиография се състои от колони, включително датите на историческите събития, явления и факти, или датата, на документите, в хронологичен ред.

299. указатели към архив директории могат да бъдат от един и същи вид и имат една и съща структура, но данните от търсенето, се прави позоваване на страници или раздели (директории) директория.

300. преглед е архивен директория, включително и систематизирана информация за състава и съдържанието на отделните комплекси от документи.

Преглед видове архивни организация е да се направи преглед на архивен фонд и тематична проверка.

Описанието на обект за архив фонд документ преглед (група от документи на документа), единица за съхранение, един разчетна единица архив фонд.

Описание на обекта за тематичен преглед на документите е за архивиране на документи организация (група от документи, част от документа), единица за съхранение, разчетна единица на архивен фонд (част от архивни фонда, група от архивни фондове) на определена тема.

301. Преглед на архивен фонд включва систематична информация за състава и съдържанието на документите на един архивен фонд.

302. Тематичен преглед включва систематична информация за състава и съдържанието на документите на един или група от архивните колекции по определена тема.

303. Прегледът прилага диференциран подход, който се състои в избора на архивен фонд и / или нишките на принципа на информация групиране в основната част на прегледа, прилагането на различни методи за отчитане документи (индивидуални или групови резюмета), различни методи за описание на някои видове документи, идентифициране целесъобразно състав и степента на пълнота координатна система за смилане.

304. Изследването се състои от набор от записи, се разделят на групи от единици за съхранение, мерни единици, документи и справочни издания.

В предговора към този преглед на информацията за историята на първоначалните собственици и архивни фондове истории, прави преглед на структурата, състава на научния координатна система.

305. Проучвания са съставени за структурната, сектори (функционален), характеристиките предмет-тематичен, географски, хронологичен и други.

посочени 307. Кредити:

1) името на архива;

2) "монтаж лист № ...» Cinedocuments име посочи своите характеристики (звук, цвят, брой части);

1) броят на плана за поръчка (с рамка компенсира номерата на кадрите на екрана започва се вижда), ако не е успешно начало, е необходимо да се остави място за броя на плана, за да се побере в с отрицателни филмови документи;

2) след плана определя плана номер (обща, средна или голяма);

3) план ярд, че е определена metromera или подстригана линия. При измерване на metromerom планират дължината му се определя с точност до една десета от рамка и в линията за измерване - за срок от една рамка (блокира 52,4 съдържа един метър от филм);

В колона "Текст звукозаписа" е синхронен текстови звукозаписи срещу описваща плановете за изображения, които включват говорителя дума.

След като работи с позитивите на масата zvukomontazhnom необходимо да се извърши проверка на положителния с отрицателния и лавандула за привеждане в съответствие с друг всички елементи на набор от филмови документи.

В крайния филм документи запис лист монтаж зададени общите кадри филмови документи за всеки елемент от комплекта поотделно, посочено в заглавието, и име на монтаж лист на инициатора, датата на получаване.

В заключение, работата по подготовката на монтаж лист се извършва то повторното отпечатване в два екземпляра (един използван в изследователите, а вторият преплетени и служи като застраховка копие).

1) броя на плана за цел;

2) определяне на плана (обща, средна или голяма);

3) втори пореден номер, от който да започнете да записвате образа на плана;

В края на монтажната плоча показва местоположението, името на създателя на монтажната плоча и към датата на изготвяне.

Процедурата за съставяне на организацията файл помощ автоматизираната констатация

310. автоматизиран регистър с помощта констатация е набор от електронни бази данни, директории (Документ описание), предназначени за ефективно извличане на архивни документи и информация.

311. автоматизиран намирането на управлението на документите помощ се основава на възстановяване на системата, създадена в сегашната организация за водене на документация, и преди всичко, елементи като електронна регистрация и подаване и електронно номенклатура контрол на нещата.

Намиране на информация за документа може да се извършва на едно поле карти, както и на комбинация от полета.

312. Невярно registratsionno0kontrolnoy карта "по номер на делото по номенклатурата" е свързващите подпори за търсене в прехода от търсене на информация на ниво документ за гледане на делото.

В присъствието на д номенклатура на нещата в автоматичен режим отмяната на документите по делото и извличане на документи от делото.

Ако търсенията на потребителите за информация за номенклатурата на делата, както и той трябва да отиде до даден документ може да се генерира автоматично списъци на документи, включени в случая.

Майор подробности за търсене номенклатура на нещата са: показателния случай, заглавието на делото (обемни части), броят на случаите (обеми, части), срокът за съхранение и елемента (под) в списъка.

313. Въз основа на д-номенклатура на нещата в автоматичен режим на формирането на запаси работи.

"Филтър" Време е за съхранение на документи (постоянни, временни (над 10 години), временно (до 10 години включително) на съхранение) за избор на информация.

314. Електронната описа на случаи съдържат информация, която описва подробностите на ниво бизнес. Задължителните реквизити описания са:

1) броя на индекса (брой случай);

3) заглавието на производството;

4) индикация за автентичност (брой копия);

5) дати;

6) Броят на листа в случай;

7) анотация на документи.

Комплект електронни запаси предоставя информация за Държавния архивен фонд като цяло.

315. електронни регистрационни и контролни карти са в основата на създаването на автоматизирана каталог.

Докато в традиционните видове справочните издания и каталози видове (които систематични, тема, а именно историята на организацията и други), свързан препратки система е в автоматичен режим се формира от един електронен каталог, съдържащ описание на нивото на документ или случай.

Каталог на доставените ключовите думи, които отразяват темата, поставете име, личност и така нататък. При условие, в схемата за стоките класификация ни позволява да зададете документ към една или повече категории. Намиране на информация относно схемата за класификация позволява използването на електронен каталог и систематично, по географските имена директория - както географски и така нататък.

316. При липсата на организация на автоматизираната система за подаване създава описание на базата данни на равнището на управление, аудиовизията и научно-технически документ (електронен каталог).

Основните детайли са описанията в електронния каталог:

1) индекс на една позиция, позиция;

2) датата на събитието, мястото на събитието;

4) име архив фонд, брой архивни фондове;

5) Броят на опис на делата (документи)

6) номер на случай (документ), номерът на лист.

Детайли: архив име фонд, номера на архивни фондове, каси инвентаризация, по номер на делото, брой листа, и съдържат спецификации за потребители могат да бъдат трансформирани от сметката на автоматизираната система.

Ключови думи, описващи описанието на даден обект включена в системата в процес на описване или след приключването му. Те им позволяват бързо да търсят информация за нивото на архивен фонд, по описа на случаи, случаи документ.

Търсене на информация за бази данни, в пълния текст, включително и пълните текстове на материали (архивни документи, статии от списания, законодателство) предвижда потребителското обжалване предимно на есето (въведение) и заглавията на раздели на документа, с прехода, ако е необходимо, към текста.

Потребителят, ако е необходимо, като се има на оперативния капацитет на пълно копие на документа.

Търсите информация за пълния текст на документи може да се извърши в съответствие с описания, които са избрани от печатните версии на речника, или номерата за класификация, както и в зависимост от естествения език на текста на документа.

318. Документите, които се предават за постоянно съхранение, се прехвърлят към архива с автоматизирана помощ констатация.

Наличието на нужните данни в структурата на научните изследвания и справка с базата данни за автоматизирано и да предостави информация за тези данни в електронен формат, осигурява организация база данни файлова съвместимост и автоматизирано научна референтна държавен архив система.