Основни правила за организация на документите в организацията (институция) - studopediya

Организацията на работа с документи - документира организация, съхраняването и използването на документите в текущата дейност на институцията.

Управление на документи е важна част в организацията на офис-работа в организация (институция), тъй като той определя не само авторитета на движение на документи, но и скоростта на движение на документи. В документа на документи се счита за информационно осигуряване на административен персонал, неговата документация, съхранение и използване на вече създадените документи.

Основните правила са на работния процес:

Бързото преминаване на документа, с най-малко време;

максималното намаление на преминаването на случаите на документа (всеки документ за движение трябва да бъде обосновано, е необходимо да се изключва или ограничава документи за връщане на пътуване);

реда на предаването и обработката на основните видове документи, да бъдат еднакви.

Спазването на тези правила дава възможност за реализиране на основната организационна принципа на услуги за управление на документи - способността да се изпълнява централизирано еднородни технологични операции.

база структурата на всеки документ е документ. Всички документи (традиционен хартиен и магнитен медии) в комплекса трябва да бъдат съпроводени от функции за привеждане в съответствие, които предоставят информация за всеки от носителите.

Организация на документи - това са правилата, според които трябва да бъде движението на документи. Workflow Организацията обединява цялата последователност на движението на документите в организацията на управлението (институции), всички операции за получаване, предаване, съставянето и регистрация, изпращане (и подаване) на документите по делото. Управление на документи е важна част от офис и информационни системи за управление. Ясно е организиран работен процес се ускорява преминаването и изпълнението на документите в организацията (институция)

Процедурата за документация и организация на всички операции при работа с тях, трябва да бъдат регулирани инструкция за управление на документите в организацията (институция) и листа на унифицирани форми на документи.

Споделяне на централизирано управление на документи и документи на ниво структурна единица. Централизираният Документът включва цялата документация да бъде централизирана регистрация. Документи записват само в структурните звена включват документ ниво структурно звено.

Като правило, централизирано документ, представен организационна и административна документация и структурна единица документ ниво - специализирана документация, осигуряване на основните дейности на дружеството (това може да включва организационни и административни документи).

В големите организации, има отделна структурна единица, чиято задача е да се осигури централизиран работен процес. Структурна единица може да се нарича по различен начин: за управление на делата, канцеларски материали, общ отдел и т.н. В организации, където обемът на централизирано управление документ не е толкова голямо, че се занимава с независимо звено за своите дейности по техническо обслужване може да бъде назначен за секретар на ръководителя на организацията.

Има три основни типа документи, които съставляват една централизирана работен процес.

Входящи. Входящ документ - документ, получен от институцията. Повечето входящи документи трябва да генерират подходящ изходящ, своевременно. Времето може да се настрои разпоредби предписва конкретен време за реакция, съответстваща на входящо документ или могат да бъдат определени директно във входящия документ.

Изх. Изходящите документи - официален документ, изпратен от институцията. Повечето изходящи документи са организация в отговор на входящи документи. Някои от изходящи документи, изготвени въз основа на вътрешни документи на организацията. Малък брой изходящи документи може да изисква получаването на входящи документи (като например искания към други организации).

Вътрешен. Вътрешен документ - официален документ, не излиза извън рамките на организацията го е подготвен. Тези документи се използват за организиране на институция (организация), тъй като те осигуряват целево решение на управленски задачи в рамките на една организация. Вътрешните документи включват организационни, правни, организационни и административни документи. Независимата група на вътрешни документи представляват протоколите и актовете, планиране и отчитане документи, документи за счетоводната отчетност материални и финансови ресурси, оборудване, вътрешен официална кореспонденция (меморандуми, обяснителна записка), персонал и т.н.

Чрез офиса не са всички вътрешни документи и кореспонденция на само най-големият от структурните подразделения на организацията (особено ако те са географски разделени) и разпорежданията на ръководителя на организацията. Чрез офиса също преминават вътрешни документи, които генерират изходните документи.