Организация на приемане на гости и работа с писмени заявления

10.1 Организацията получаване

Рецепция на посетителите - един от най-важните функции на главния секретар. Първото впечатление на компанията (институция) се формира от нивото на рецепция организация. секретар на компанията (малки институции) е отговорен за организацията на приемането на кандидатите в нея. мениджър секретар организира ръководството за добре дошли посетителите.

1 служители на организацията;

2 служители на други организации:

а. по предварителна заявка;

б. пристигна неочаквано.

3 посетители на закона.

Във всички случаи, секретар предимно сърдечно поздрави новодошлия.

Като секретар подпомага лидер в изпълнението на плана от трудовия си ден, той често се дава правото да определя, с които мениджърът трябва да се срещнат, и които могат да се изпращат на други длъжностни лица, какви въпроси се нуждаят спешно, е въпрос на решение и на вниманието на мениджърите.

Организиране на рецепцията в главата, секретарят трябва да знае и да премине безпрепятствено лица, които имат достъп до него по всяко време.

За да получите останалата част от организациите на персонала по текущи въпроси, е желателно да се настроили часове и дни, че е в основата на деня ръководителят на рационално планиране, K дойде на персонала на рецепцията трябва да се работи по име и бащино име, за което секретар трябва да лежи фамилни имена (с име и презиме) списък (справка) от всички служители на организацията.

При вземането на други организации на работниците трябва да разберете след поздрава и запис:

♦ име, фамилия, бащино;

♦ организация, която представлява, и неговата позиция;

♦ по всеки въпрос;

♦ дали обявеното време на рецепцията.

Днес посетителите често изглежда секретар, му подава моята визитна картичка, която съдържа необходимата информация за него. Посетителят трябва да бъде помолен да седи и да чака, ще бъдат докладвани на пристигането си.

За да се изясни въпросът, който е целта на посещението, секретар може незабавно да изпрати на посетителя към определен служител, се справят с този проблем.

Ако посетителят ще бъде приета лидер на доклада му, предаде визитка или запис с информация за него. Понякога секретар улавя и предава на ръководителя на необходимите документи за обаждането.

В случай на закъснение при получаването на посетителите се предлага да изчакаме и да видим вестници, списания, брошури. В случаите, когато е насрочено рецепцията, но главата е зает, секретарят трябва да се извини учтиво, обясни причината за забавянето, уточни по кое време на рецепцията е отложено или се споразумеят за друг ден посещение.

Според секретар своя преценка да предложи на посетителите се очаква чай или кафе.

Ако отлагането на приемането поради непредвидени обстоятелства (заболяване на главата, пътуване, за спешни повиквания и т.н.), е известен предварително, че е необходимо да се свържете с посетителя, за да го поставите в слава и се договорят за срок за среща разсрочени.

Някои функции на прием командировани работници. В този случай, на генералния секретар може да помогне при поставянето на хотела, каза удостоверението за пътуване, избира необходимите документи.

В отсъствието на секретаря на главата, в зависимост от разглеждания въпрос, може да насочва посетителите на своите заместници. Във всички случаи, секретар задача - да изпраща посетителите на член на персонала, който се занимава с тези въпроси и да се отървете от излишните техники лидер.

Един различен ред разполага с рецепция на гражданите по лични въпроси.

Лично прием в съответствие със закона от ръководителя на организацията, техните заместници или висши държавни служители,

Прием на граждани трябва да бъдат внимателно организирани. На първо място, задаване на времето и мястото на рецепция. Те трябва да бъдат разпределени в дните и часовете, в които граждани винаги ще бъдат приети. Информация за процедурата за прием ще бъдат публикувани на видно място. Тя се предоставя и вечер, свободно време. Най-предпочитаните методи за провеждане на посетители седмично.

Приемът се извършва в район, който е с лесен достъп. Ако е необходимо, лидерите на организирани пътувания до мястото на приемане от населението.

Когато личен ръководител рецепция помага секретар, посреща посетителите и да ги доведе до регистрация.

Добротата, внимание, любезност и услужливост на главния секретар определя атмосферата на рецепцията в много отношения.

Официално, магистър рецепция, трябва да бъдете много внимателни на посетителя, неговите нуждите и желанията, директен разговор да се определи същността на лечението и обстоятелствата, които допринасят за вземането на правилно решение.