Оперативна съхранение на документи 2

Тъй като институциите и да се предават на документация Архив на организацията, ще се съхраняват на мястото на образуването им в случай (малки орга-zatsiyah препоръчително централизирани случаи съхранение).

Ръководители на отдели и служители, които отговарят за документиране-широки, осигуряват безопасността на документи и файлове.

Предприятие за централизирано съхранение на документи създава специална структурна единица - архив дейност Koto-бодното се урежда от Правилника за организацията на архива.

В много организации, за управление на документи, контрол на съответствието в подучастъци EDI-ТА система за управление на делата, за да направлява процеса с документи и изучаването на основите на офис работници управление защото дадено записи на услуги.

Случаи са в работните помещения или определени за тази цел помещения са разположени в заключени помещения и бюра, шкафове файл асансьор, осигуряване на пълно работно Нес съхраняват документи.

С цел да се подобри ефективността на търсене на бизнес документи са в съответствие с номенклатурата на нещата, за да Pia която е поставена на вратата на шкафа отвътре.

На гърба на случаи кавъри определен брой случаи според номенклатурата. Магазин документи в неподходящи настолни забранява Ся. Документите трябва да се съхраняват в заключена стая в спе-циално предназначени за тази цел шкафове или каси, правила ING възможността за загуба или повреда.

В случай на загуба на случаите, които са регистрирани по номенклатурата, структурно подразделение на мерки са взети за търсенето им. Obna-servation на фирмата, включено в списъка. Ако мерките не доведат до резултати, а след това незабелязано случай се прави със сертификат за случаи ранг-отсъствие, той се подписва от ръководителя на структурното звено и предават заедно със списък на структурни единици случаи в архива.

Екстрадиция случаи външни организации, направени с разрешение на ръководителя на организацията. Издаден на стартирането на бизнес карта - заместник на случая, който да посочи броя и наименованието на номера на делото и името на описа кога и кой е издал въпроса, датата на завръщането му и под-ПИ издадени, занимаващи се с посочване на позицията. Когато делото обратно към архив карта - заместник оттеглено.

Изземване на документи от случаите на постоянно време на прием etsya в изключителни случаи, съхранение и направено с разрешението на ръководителя на организацията на задължителните изготвянето архив Заветите-rennoy копие от документа, и акт на оттегляне на оригинала.

Прехвърлянето на случаи на организацията на архив

Структурните подразделения агенции предават роб неправителствена досието на случаите на трайно и дългосрочно (над 10 години) съхранение и персонал, изготвени в съответствие с основните правила на архивите на организации, одобрени с решение на Държавния архив на Управителния съвет на 06.02.02,

Случаи на преходно (до 10 години), трансфер на съхранение на ведомствените архиви не могат да бъдат и трябва да се съхраняват пулсации-център в офиса, секретариата или друга услуга бизнес-производствена база или в структурните звена.

В изключителни случаи, по преценка на ръководителя на организационната-ТА, те могат да бъдат прехвърлени на ведомствените архиви на запасите или номенклатурата на нещата, което определя ведомствените архиви.

Трансфер delproizvoditsya само за приемане на материални запаси, определени форма.

Инвентаризация е даден списък на случаите със самостоятелно бруто (поредност) номерация.

Във всяка структурна единица организиране описа трябва да се изготвя годишно под методическото ръководство на архивните работници.

Инвентаризация на случаите на структурни звена, състоящи се от единна форма в три екземпляра и се представя на архива на организацията на една година след приключване на случаите на документи.

При изготвяне на описа на структурното звено работи трябва да имат предвид следните изисквания:

случаи заглавия са вписани в списъка, в съответствие със схемата за систематизиране на базата на номенклатурата на делата;

всеки отделен случай се вписва в описа по отделен сериен номер (ако се състои от няколко тома или части, всяка обем или част се вписват в описа по отделен брой);

номерацията на дела в инвентара - брутен продължение на няколко години; поръчате номериране запаси структурни звена, установени по силата на споразумение с архива;

инвентаризация се извършва в строго съответствие с информацията, която е доведена до капака на случай;

когато правите ред в списъка на делата със същото заглавие, написани на пълно заглавие на първия случай, както и всички други хомогенна случай посочва с думите "едни и същи", с друга информация за делата на инвентаризацията се извършва в пълен (при всяко ново заглавие инвентарен лист се представя в пълния си);

Разчитайте на рекламните места "Забележки" се използва, за да подпечата допускане на нещата, особено тяхното физическо състояние, за да прехвърлите случаи на други бизнес единици във връзка с необходимия акт, наличието на копия, и така нататък. Н.

В края на инвентара след последната статия е пълна с описателно обобщение запис, в който са изброени (с цифри и думи) броя на случаите, първия и последния брой случаи в описа на случаи, както и предвиждат конкретни случаи, наброяващи в описа (наличие на буквени и пропуснати номера).

Инвентаризация работи структурна единица се подписват от създателя което показва своята позиция и одобрени от ръководителя на структурното разделение.

При поискване архивни организации в описа могат да се съставят таблица на съдържанието, списък на съкращенията, знаци.

Заедно с творбите в архивите прехвърлени на регистрация и водене на документацията за контрол на агенциите на картови услуги (офиси, секретариат, общ отдел и т.н.). Заглавие kazh-DOI каталози, включени в списъка.

Прехвърлянето на делата на ведомствените архиви се извършва като пра-правило, съгласно графика. съставен от ведомствената лидерът на Ал hivom (или лицето, отговорно за архив), с предварително договорени по отношение на ръководителите на отдели, предавателни документи. График одобрена от ръководителя на организацията.

По време на подготовката на делата за прехвърляне на склад Началник архив организация (отговорен за файла) проверява пълнотата на състава на документите, включени в описа на приемане, както и качеството на тяхното лечение.

Наличието на случаи на проверки опис с номенклатурата на делата. Ако установите, липсата на всякакви случаи на обемите или части от случая, ръководител на архива (отговорен за файла) има право да изисква от служителите си да присвои структурно звено на организацията на разследването на случаи на изчезнали или обяснение за състоянието развиваната на нещата.

Ако е имало загуба на документи, поради пожар, наводнение или друг инцидент, трябва да изготви декларация за инцидента в присъствието на представители на услугите (противопожарна служба, пречиствателна станция, и така нататък. Н.).

Когато е възможно, информация за старшинство или заплата на работниците и служителите, които се съдържат в загубените документи, е необходимо, за да компенсирате другите документи, които имат временен срок на съхранение.

Например, информация относно възнагражденията, съдържащи се в личните сметки на работната заплата в случай на тяхната загуба може да се възстанови ведомост регистър за издаване на заплата или други първични счетоводни документи, които са в основата за изчисляване на заплатите, които имат 5-годишен срок на годност ,

В случай на загуба на първоначалните поръчки, поръчки на персонала могат да бъдат заменени от заверени копия.

В случай на безвъзвратна загуба на нещата, представляващи съответния сертификат, в който се посочва вида (видовете) на загубени документи, техния брой, периода, за който те са били изготвени, причините за тяхната загуба.

Сертификат, подписан от ръководителя на структурното дивизия (отдел персонал, счетоводен отдел) и е представена ръководител на архива (отговорен за архив), който се отчита пред ръководителя на организацията за случилото се на факта, както и да прави предложения и изводи за наказване на отговорните лица и да предприемат подходящи мерки, за да се гарантира безопасността на документите, за да бъде по-продължително съхранение ,

По време на подготовката на делата за прехвърляне на архивите на организацията ръководителя на архива (отговорен за архив) също така проверява коректността на случаите, в съответствие с одобрения номенклатурата на нещата.

Тя проверява съответствието с хронологични poryadkaraspolozheniya документи в бизнеса.

В процеса на подготовка на делата за проверка трансфер за всички заявления за поръчки, инструкции. Приложенията към документа, независимо от датата на тяхното съставяне, са приложени към административни документи, които са били одобрени или изпълнени.

Началник Архив (отговорни за архив) също проверява за и спазване на всички детайли на документите да бъдат прехвърлени към архива.

Особено внимание се обръща на административни документи. Проверете за наличността на датите, заповеди, цифри ги съвпадение в регистрационната книга на поръчки, както и присъствието на ръководителя на подписи, а при необходимост - и наличието на визи.

Ако е включена причината вместо оригиналното копие на документа, той трябва задължително да бъдат сертифицирани.

Когато сте влезли от съответния екземпляр на скрипт по-долу подпори "подпис" остави:

- за осигуряване на думите "истинска";

- лицето, удостоверяващ, за да копирате;

- декодиране на подписа (инициали, име);

Позволено, за да удостовери, копие на пресата, по преценка на организацията.

проверки за вътрешна инвентаризация и качеството на подготовката си в лични дела или лични дела тоалети съкратени работници.

В допълнение, по време на подготовката на документите се проверява случаите на образуване на лични сметки на заплатите: те са групирани в случай на имена по азбучен ред *.

В случай на образуване на лични сметки, уреждане листове ведомост на численост на персонала организации (кодове) на работниците да си създадете указател към списъка (част от които са включени тези документи), в който са изброени имената и фамилното име (да се уточни напълно) работниците и служителите и да ги намерите данни (брой единици от паметта, чаршафите на запаметяващи устройства, в които данни съдържат информация за служители).

По време на изпитването на качеството на подготовката на документите за прехвърляне на архивите също се проверяват качеството на проверката стойности документи работи.

В случай на откриване на тези копие брой копия на разположение в оригиналния документ, както и проектите на проекти на документи, те се отстраняват, а след това се преиздават. Чаршафи случаи се преномерират, старите номера зачеркнете следващия остави нов номер, peresostavlyayut за осигуряване надпис бизнес.

В допълнение, той е проверен и номерацията на листовете в случай, точността на застрахователна дейност, етикети, съответстващи на действителния брой на листа в случая с тази, посочена в информационния лист за свидетеля на.

Ако проверката на качеството на строителните работи на свързване, подаване на документи, установи, че някои от документите падне - не заловен от задължителен или не телчета, това е необходимо, за да разкрасявам, да се обърне и повторно подгъва. Никога не поставя подал документи, дори и ако документът на един лист (с изключение на лист - свидетел по делото).

Началник Архив (отговорни за файла) проверява валидността на регистрацията на случаи капаци. наличност на всички необходими данни: име на фирмата, името на структурното звено, случаите на индекса (съгласно номенклатурата от случаите), бизнес заглавие, дата на краен случай документите, броят на листове от случая, срокът за съхранение на делото документи, архив код.

Ако делото се състои от няколко тома на кориците на случаи да носи техните номера. Небрежно украсени обхващат въпроси отново се преиздават.

Не по-малко важна проверка на качеството точка на подготовката на делата за прехвърляне на архива на организацията е да се провери за съставяне на списък на приемане, коректното попълване на цялата си графика. Графики на инвентара трябва да бъдат завършени в строго съответствие с информацията, която е подадена за покриване случаи. Наименование на всеки отделен случай, за да бъде прехвърлена към архива, има своя собствена независима инвентарен номер.

Той също така проверява коректността на финалните надписи в списъка на делата и за съвпадение на броя на случаите, посочени в описа, реалното им присъствие.

Освен това, установените случаи заглавията могат да бъдат направени в списъка на най-буквени номерата в съответствие с дела схема систематизиране или до края на раздела за инвентара. По искане на ръководителя на архива (отговорен за архив) организация на описът да се изготвя списък на акроними, индекси, таблица на съдържанието.

Всички области, идентифицирани по време на проверката на качеството на подготовката на делата за предаване на архивите недостатъци, са съобщени на началника на отдела или лицето, отговорно за извършването на тази дейност, която трябва да се предприемат мерки за отстраняването им.

В съответствие със споразумението, постигнато в рамките на определения ден на отговорните лица, провеждащи съвместно приемане и предаване на документите в архивите на организацията.

Служител на структурното звено, предаване на документи по делото дава организации.

Делата се предават на архива на връзки или архиви кутии по приемане опис, в строго съответствие с техните серийни номера. Всеки пакет или кутия трябва да има етикет, който съдържа следното описание на елементите: наименованието на структурното звено, номерът на инвентара, броя на случаите, брой на връзките. Ако е необходимо, можете да зададете период на съхранение.

Приемане и предаване на всеки отделен случай включване в списъка, се прави главата на архива (който отговаря за архива) в присъствието на служител на структурното звено, предаване на документи.

случаи кутия-прием, направени в съответствие със списъка. и в двете си копия един срещу случаите на трансферно включва позоваване на негово присъствие.

Когато получите най-ценните случаи да проверите броя на бланка, в случай. При липсата на каквито и да било случаи причина да бъдат прехвърлени към архива, подходящо вписване в графата "Забележки" колона описа.

В късния-це описа във всеки случай на неговите думи и цифри, указващи Xia сума действително е получил в архивите на случаите, датата на приемане пе- сапуна има дела, както и подписите на служителя и на работника или служителя на ведомствени архиви структурното звено, за прехвърляне на случаите.

Инвентаризация, изготвен от структурни подразделения, служи като основа за изготвяне на консолидирания опис на делата на организацията. който подготвя файл и на която по-нататъшни действия, се съхраняват за постоянно.