Оценка на заявки за промяна на проекта

Dzheyn Suchan (Джейн Suchan), PMP

Неконтролирани промени - един от най-големите врагове на ръководителя на проекта. Ето защо, надежден процес за управление на промяната може да бъде по-добър приятел с него. Използването на този процес ни дава възможност да предостави на клиента на желания резултат в точното време и в рамките на договорения бюджет. Без района на проекта за управление на промяната става движеща се цел, и рискувате да пропуснете, без да отговарят на целите на проекта. Възможност за управление на промени, особено по отношение на обхвата на проекта играе важна роля за постигане на целите и обикновено е индикатор за представяне. промени по проекта са неизбежни, и вие трябва да сте готови за тях.

Балансът между управление на промяната и бюрокрацията

Друго предизвикателство е необходимостта да се наблюдава промяна в проекта, като същевременно се избягва излишната бюрокрация. Въпросът е, когато е златната среда? Тъй като всеки проект е уникален, в момента, в който контролът на промяна престава да дава плодове и се превръща в бюрокрацията, зависи от проекта.

План за управление на проекти на климата

Така че можете да реагира бързо, план за управление на промяната проект предписва какво да правят в случай на отклонения. Той не е предназначен за предотвратяване на промени; В него се излагат на процеса, който определя как да се представя промени, как ще се вземат решения и как тя ще се адаптира към проекта.

Изпълнение на управление на промяната

процеса на управление на промяната трябва да се въведе веднага след като базова линия за ключови показатели като бизнес изисквания и графици. Работната група, заинтересованите страни и всички до когото засегната от промени в проекта, трябва да проверява и одобрява плана за управление на промяната, преди да се прилага.

Малки промени, които имат малко влияние върху успеха на проекта не трябва да се разглеждат като строго като изискванията се променят или етапите на критична графика на път. От гледна точка на управлението на проекти за промяна трябва да бъде посочен, когато се изисква официално искане за промяна на проекта (PCR). Например:

Какви са праговете за промени в график и бюджет?

Има ли някакви промени, които винаги изискват искане за промяна?

Какви промени могат да се направят без управление на промяната?

Значителни промени. се извършва, тъй като PCR. Значителни промени в проекта:

Засяга изисквания или работни елементи на критичния път, което води до забавяне при етапните цели или на крайната дата на проекта с определен процент или период от време. Критериите за значителни промени трябва да бъдат определени за всеки проект.

Изисква допълнително финансиране (до определена сума или процент от бюджета). Тази стойност трябва да се определя за всеки проект.

Малки промени. нормални промени, които не се нуждаят от PCR. Минимални изменения:

Не значително въздействие върху плана. Не води до прехвърлянето на датата на завършване на етапи и цели със зависимости по проекта.

Нямат отрицателно влияние върху финансите. Не води до отклонения на бюджета на проекта.

Съвети за справяне с искания за промени

План за управление на промяната проект трябва да включва и информация за това как да се направи оценка искания за промени. Важно е да се определят критериите за оценка, преди да е необходимо, така че да не губите време за дискусия. Определяне на тези параметри е възможно да се намери компромис между промените и общи бизнес цели и предимства.

Ето някои типични въпроси, на които трябва да се вземат предвид при оценката на искане за промяна.

дали промяната се отразява изискванията на бизнеса?

Има ли начин на заобикаляне или промяна е необходима за успеха на проекта?

Дали е необходимо увеличаването на финансирането?

крайната дата ще се забави, ако проектът?

Имате ли промените важни бизнес предимства, които да компенсират отрицателното им въздействие върху проекта?

Има ли смисъл да приемете промяната сега, вместо да отложи това? Не се бавете ще бъде скъпо в дългосрочен план?

Донесе ли всички заинтересовани страни, както и дали те одобряват от промяната?

Има ли някакви договорни последици, които следва да бъдат разгледани? Например, ако промяната ще доведе до нарушаване на неговите задължения към външни доставчици?

Одобрение на промени в заявените проекти

Важно е също така да се определи кой може и кой не може да претендира за исканите промени. Тя често се определя от различните равнища на властта на обичайните промени могат да се обработват по-ефективно, и значителни промени са пренебрегнати управление.

Ако предложената промяна се отразява на обхвата на проекта, той трябва да се третира като бизнес решение, което трябва да бъде одобрено от спонсора на проекта. Ако зоната не се променя, работната група и възложителят може да определи, че ръководителят на проекта има право да одобри промени в определените граници. За някои проекти, които редовно се свиква от Комисията, за да разглежда и одобрява искания за промени. Организацията може да бъде няколко комисия обмисля различните видове искания за промени. Например, комисионна за управление на технологичните промени ще работи с проблемите на технологиите.

Препоръки според промяна на заявките могат да бъдат представени във вид на таблица, например като следното.

Резултатите се оправдават

Екипът на проекта е винаги готов да започне изпълнението на проекта по-бързо, понякога се пренебрегва планиране. Може да изглежда, че проблемите ще се борят, тъй като те станат достъпни. Но създаването на добре обмислен процес за управление на промяната, дори преди тези промени ще се проведе, ще се оправдае, подобряване на цялостните резултати от проекта. Цел подход за управление на промените ще се даде възможност на работната група да отговори ефективно на тях. Добре обмислен и план за управление на подробен промяна одобрен от участниците в проекта и заинтересовани страни, ще спести време и средства, което не винаги е достатъчно, мениджъри на проекти.