Обмен на електронни документи FAQ счетоводители

Искате ли бързо да се подготвят документи за регулаторните органи?

- Аз опазих документите в електронен вид, независимо дали това е необходимо, за да ги изпрати, за да отпечатате с данъчните служби?

Разбира се, не. Обмен на електронни документи с Федералната данъчна служба, по наше мнение, най-правилния начин да си взаимодействат с тази длъжност. Според стр. 2 супени лъжици. 93 от Данъчния кодекс. да бъдат изпратени на Федералната данъчна служба допуска документите, първоначално създадени в електронен вид с използването на електронни подписи и сканирани документи, електронно подписани. В този случай, Федералната данъчна служба определя процедура възстановят законно съответните електронни документи и по реда на постъпването им от данъкоплатците, които не ограничава видовете документи.

- В допълнение към електронни фактури, какви други документи могат да бъдат обменяни по електронен път?

Всички електронни документи. подписана от електронен подпис. Сред тях, в допълнение към тези фактури, включва всички доклади, отчети, договори. действа. фактури и др. Обмен и съхранение в електронен вид на първични счетоводни документи се извършва въз основа на чл. 9 от Федералния закон N 402 "На счетоводство".

Също така, има и редица документи, които вече преведени на електронен носител е възможно, но не е практично по няколко причини. Например, персонал документи. Първо, някои от тези документи са дългосрочни, а понякога и постоянен срок на годност, както и практиката на електронни архиви не са добре регламентирани в законите. На второ място, тези документи са пряко свързани с лични данни, и по тази причина, трябва да се гарантира съхранението им, според специалните изисквания на законодателството.

- Трябва ли да отидете на ЕРП след отпечатване и съхранение на документи на хартиен носител?

В действителност това е в противоречие с логиката на електронния документ. Ако документите са създадени по електронен път и е подписан с електронен подпис, в съответствие със закона, това е оригинала. Не е необходимо да се запази копие на хартиен носител от него.

- Какво е CIPF и защо е необходимо? Трябва да се закупи всеки лиценз?

Без средства за криптографска защита на информацията (CIPF) днес не може да се направи законно значим документ. Това е специална програма, която осигурява криптиране на данните, е необходимо да създадете и потвърдите електронен подпис.

Всъщност, преди да се пристъпи към обмен на документи в електронен вид, трябва да закупите лиценз CIPF.

- Възможно ли е да си купя един сертификат представлява електронен подпис и да го използвате на всички?

Фактът, че сертификатът е електронен подпис се издава само на физическо лице, действащо от свое име или от името на юридическо лице, въз основа на Хартата, или пълномощно. Съгласно чл. 14 от Федералния закон N 63 "На електронен подпис" подпис трябва да съдържа информация, която идентифицира конкретно лице, което е подписало документа. И в този случай ще бъде собственик на частен ключ на сертификата.

Разбира се, има ситуации, в които можете да получите документ, подписан не е конкретен човек, но, например, правителствена агенция. Това се случва само ако подписването става автоматично, като част от сложните процеси за обработка на жалбите на гражданите. Във всички останали случаи, електронен подпис, на първо място, подчертава личното участие на конкретно лице в подписването на документа.

- Колко дълго може да запази подписани електронни документи? След удостоверение за електронен подпис ключ има ограничен срок на годност.

Това е един наистина важен въпрос. Ние би трябвало да запази първичните счетоводни документи със средно най-малко пет години, а само за една година валиден сертификат за електронен подпис. До края на този период, ако внезапно откритие на документи ще трябва да докаже, че сертификатът е валиден към момента на подписването му. Ето защо, носители за електронния документ използват специален подпис формат - усъвършенстван електронен подпис. Тя може да се потвърди по време на създаването на електронен подпис и валидността на сертификата за този период от време.

Също така, по време на подписване на електронния подпис на документа е поставена маркировка за време и резултат от теста валидност на удостоверението, което ще позволи, дори и след изтичане на срока на сертификата, за да докаже, че документът е правно обвързващ.

По този начин, чрез използване на усъвършенстван електронен подпис, можете да не се тревожи за правната стойност на вашите документи в електронен архив.

- Защо разходите за изпращане на формализиран документ отива по-неформалното?

Работата е там, че обработката на формализирани документи (например фактури) много по-сложни, отколкото неформалното. В допълнение, на законодателя излага конкретни изисквания, правила за работа и одобрени формати. Всичко това увеличава цената на ресурсите на документи оператори, следователно, се увеличава и цената.

- Мога ли да използвам електронни документи като доказателство в съда?

Да, разбира се. Въпреки това, той все още не е често срещана практика. Независимо от това, съгласно претенция. 3 супени лъжици. 75 от Арбитражния-процесуалния кодекс на Република България (КЗС Code), документи, получени с помощта на "Интернет" информация и телекомуникационната мрежа и по електронен път, подписана, се приемат като писмени доказателства. Ако съдът не е в състояние да се използва като доказателство на електронни документи, а след това ще бъде достатъчно, за да хартиени копия, за да се гарантира тяхната печат и подпис на главата.

Също така, на официалния сайт на Висшия арбитражен съд на Руската федерация, след попълване на формуляра, можете да изпратите документи, в които арбитражните съдилища по електронен път без електронен подпис.

- Въпреки това, когато се работи с размяна на услуги, на Федералната данъчна служба ще направи преглед на всички наши документи, които ние споделяме с изпълнители?

Разбира се, това не е на всички въпроси в момента, но ние сме уверени, че с течение на тези въпроси ще бъдат по-малко: опит, конкретни прецеденти създават по-голямо разбиране в тази област. Трудно е да се премине към нещо ново, когато историята започва едва сега. И се надяваме, че в крайна сметка държавата ще позволи да се създадат благоприятни условия и прозрачни, не само за участниците в ЕРП, но също така и за операторите обмен.

Оригинална статия в портала за одит