Номенклатурата на нещата, за да възстанови реда в документите
Ако перифразираме известната поговорка, ние си спомняме, че редът в документите - в управление на поръчки. Първата стъпка в този процес - развитието на диапазона от случаите. Значимостта на този правен инструмент в областта на организиране на информация за офис, казва опитен специалист VS Iritikova.
Стойността на обхвата на случаите,
Гамата от случаите - систематичен списък на наименованията на случаи, вътресъдови в организацията, включително за съхранение график, проектирана в съответствие с установената процедура. Преведено от латински номенклатура означава "списък, списък с имена" и номенклатурата - име, заглавие, име.
Целта на създаването на номенклатура работи - поправи Документален фонд организационна структура и групиране на документи схема се появяват по всички въпроси от дейността на първичните системи, т.е. в случай че конкретна, точна и разбираема изчерпателно Изпълнител Заглавие (заглавия въпроси). Групирането на документите по делото в съответствие с номенклатурата на делата, посочени образуването на дела и се извършват с цел организиране, класифициране, запис, бързо търсене и съхраняване.
Номенклатурата на нещата е винаги един от най-големите класификация Директорията. Тя определя подреждането на файлове и документи в делата в съответствие с конкретна класификационна схема, която е фиксирана във формата на главната таблица на номенклатура дела. Индекси предназначени случаи номенклатура могат да бъдат директно използвани като основа (индекс част) в процеса на регистрация на входящи и изходящи документи, когато образуващи техните индивидуални регистрационни номера.
Въз основа на добре подготвени номенклатура на нещата други класификатори необходими документи на организацията могат да бъдат проектирани, например, секциите на класификатора и въпроси на дейността, за предварителен преглед на документите, схемата за класификация се изпълняват документи (електронни документи - "Навигатор", "изглед" на структурните звена, проблеми, изпълнители и т.н.), класификатор на документи, подлежащи на задължителен контрол върху изпълнението, съхранение класификатор док термини umentov списък организация / класификатор е отговорен за осигуряване на безопасността и т.н.
Номенклатурата на делата също планира документ. защото Той съдържа заглавията на случаи, които ще се генерират и записани от дейност или функциите на организацията през следващата година (и в бъдеще, ако тези дейности няма да се променят значително за около 5 години). Планираният характер на обхвата на случаите, (както и значението му като форма на класификация на документи) беше изложена в исторически план в дефиницията на понятието "номенклатура на нещата е даден списък на конкретни елементи въпроси, интраваскуларна институция или нейната структурна дивизия за следващата година" ( "Основни правила за определяне на документален филм на офиса и работата на архивите на институциите, организациите и предприятията на СССР ". М. 1964)
Според номенклатурата на нещата като счетоводните документи могат да бъдат пуснати на файлове организиране на временна работа (до 10 години), срок на годност. Въз основа на номенклатурата на делата съставила опис на случаите на постоянни и временни (над 10 години) срок на годност, опис на делата на персонал, действа върху разпределението на унищожаването на документи, които не трябва да се съхраняват. Трябва да се отбележи, че първият етап от разглеждането на документи ценности на организацията започва в развитието на обхвата на случаите, когато е съставен заглавия делата и очертава условията на съхранението им. По този начин, от порядъка на случаи позволява да се спазва принципа на единство на счетоводството, подредбата, описанието и обработка на документи и водене на отчетност и архивни организации.
Номенклатурата на нещата може да се разглежда като организационен документ. Схема за класификация (основната маса) номенклатурата на делата засилва организационен аспект на формиране на фонд за документален филм, отразява или организационна структура диаграма (но не винаги е задължително да бъде идентичен с него) или основните направления (функции) на дейността си, улавя документи комплекси (случая), определя условията за тяхното съхранение ,
се изисква Обхватът на случаи за съставяне на местната норма в държавните органи, техните подчинени организации и органи на местното самоуправление, които документи се предават по установения ред в държавни или общински архивите.
Видове и номенклатура на нещата
Като номенклатура класификатор на нещата може да бъде структуриран вид, производство и тип индустрия, функционален тип.
Обхватът на структурни типове случаи
Ако номенклатурата на име раздел на нещата (в нейните основни класове на таблицата) са имената на структурните подразделения на организацията, това е вид справка класификация структура.
На заглавията на разделите, които са имената на структурни подразделения в номенклатурата на делата на структурен тип, трябва да се поставят в ред на важност в организацията на единици в последователност, съответстваща на (но не идентични) с одобрената схема на организационна структура и персонал. Най-добри практики препоръчват като първа титла раздел (клас 01 в основната таблица) се посочват името на единицата, в която групата в случай на организационна и административна документация на ниво управление на цялата организация, нивото на управление.
По този начин в държавните органи и местните власти, които, в съответствие с изискванията на офиса на правото за разработване на обхвата на случаите на структурната вида на името може да се използва за заглавие на първата част на "Административен отдел". "Управление на документи и контрол." "Министерството на Генералния секретариат", "Администрация", "секретариат", "Главно управление" или други, които се използват за името на офиса на услуги. И попълване на състава на секции номенклатура на нещата обикновено е името на социална организация, като "комитет синдикат", "профсъюз", "организация на ветераните от предприятието."
Така например, организацията има организационна структура, фиксирана персонал. В основната номенклатура маса на нещата първо трябва да бъдат изброени така наречените единици "инфраструктурни", които осигуряват общо управление, и повече - дялове в ключови области по отношение на тяхното значение:
структура на персонала:
1. Генералният директор
2. Търговски директор
3. заместник-генерален директор за икономика и финанси
4. заместник-директор на качеството
5. заместник-генерален директор за сигурност, режимът, Гражданска защита и извънредните ситуации
6. Главен счетоводител
7. дивизия на правна помощ и корпоративно управление
8. Службата на Директора за директор
9. суровини и готови продукти на склад
10. Човешки ресурси
11. Отдел поддръжка на информационните технологии
12. фирмена организация
13. счетоводен Division
14. Министерството на продажбите на мрежата
15. Министерството на регионалните продажби
Отдел 16. Маркетинг
17. финансите дивизия
18. Планиране и икономически отдел
19. Лаборатория за контрол на качеството на суровините
20. Отделът за контрол на качеството на готовата продукция
21. Производственият отдел
Вътрешни работи маса тип номенклатура структура:
02. Министерството на правна помощ и корпоративно управление
03. Отделът за вътрешен одит
04. Човешки ресурси
05. Планиране и икономически отдел
06. финансите дивизия
07. Счетоводен отдел
08. Министерството на информацията и техническо обслужване
Отдел 09. Маркетинг
10. отдел производството
11. Лаборатория за контрол на качеството на суровини
12. Отделът за контрол на качеството на готовата продукция
13. суровини и готови продукти на склад
14. фирмена организация
15. Министерството на продажбите на мрежата
16. Министерството на регионалните продажби
По този начин развитието на номенклатурата на делата на структурен тип, трябва да се обърне внимание на "хармонизиране" на индекси, да реши, в която бизнес процеси, които индекси трябва да бъдат използвани за идентифициране на документите.
Номенклатурата на производството и индустрията работи и функционален тип
В номенклатурата на производството работи - една индустрия, като на основание позиции класификация и секция за в таблицата са основните дейности на организацията, установени от Хартата. Функциите, изпълнявани от организацията, са фиксирани като заглавията на секциите (класове) в основната номенклатура маса на нещата от функционален тип. Например:
Вътрешни работи производствени номенклатура маса и тип индустрия:
01. Организиране на мероприятия
Управление на човешките ресурси 02.
03. Правна помощ
10. Производствена дейност
10.1. по продукт
Основната номенклатура маса на нещата от функционален тип:
02. подбор, назначаване, трансфер, уволнение и кадрови досиета
03. Контрол на спазването на действащото законодателство
10. производство. вид продукт
11. производство. вид продукт
Номенклатурата на делата на структурен тип е по-лесно да се развива, но това е предмет на по-чести прегледи и преработка във връзка с всяка промяна на организацията. Номенклатура на продукцията работи - секторен и функционални видове да се развиват по-сложни, е необходимо да знаете основите на организационно развитие, управление на процесите и изграждане на организационни структури, но те са по-стабилни и могат да бъдат прегледани, всъщност, само 1 на всеки 5 години, както и други документи, свързани за организационно.
Има три вида номенклатури на делата: в отделни случаи специфична номенклатура на организация, вида и пример за подражание.
Индивидуална номенклатура на нещата е систематичен списък на конкретни заглавия на случаите, предвидени за институцията в отношенията на една организация или нейното структурно звено. Номенклатурата на организацията работи, съставен въз основа на номенклатурите на делата на своите бизнес единици, наричани също номенклатурата на консолидираните случаи.
Стандартната номенклатурата на нещата, установени с типичната структура на случаите, един-единствен индексиране от тези случаи, единни сроковете за запазване на подобни документи. Типичен обхват на случаите е регулаторен документ и е задължително.
Приблизителни номенклатурни въпроси установява приблизителен състав от случаите (с приблизителни техните индекси), интраваскуларна документи в организациите, за които се прилага, и е с препоръчителен характер.