Ние планираме времето си

Уинстън Чърчил е казал: "Ако искате да се свърши работата, да се зарежда много зает ти човек." Смята се, че заети хора са по-добри от другите контролират време. Изглежда, че те могат да направят за деня толкова, колкото и другите не го правят по рамото. И това е зает човек, винаги ще се намери възможност да се направят необходимите корекции, за да си график.

Обикновено той се насърчава чрез:

• способност да се разграничи първичното от вторичното бизнеса;

• сериозността на сроковете за изпълнение;

• всички справи навика;

• отговорност за тяхната работа.

Всеки офис разполага със собствена заглавие и описание, в зависимост от обхвата на приложение. Той определя основните отговорности за която работникът или служителят има лична отговорност.

Ако сте наясно с условията на отговорностите ви, винаги можете да ги сравните с работата, извършена в действителност.

При липсата на описание на длъжността, да го направи сам. Определете основните ви задължения. Направете списък на това, което е необходимо, за да изпълнява ефективно работата. Анализирайте реалният обем на обажданията на офиса и вашия принос за ефективното развитие на бизнеса.

Може да откриете, че прекарват времето за извършване не е от основните функции. И дори ако работата е интересна и приятна, но ние трябва да осъзнаем, че заплатата ви плащат не е за това.

Първата стъпка за целесъобразното използване на време може да служи като ясна представа за какво точно са пряко отговорни. Веднага след като го осъзнават, вие несъмнено ще бъде по-лесно да се определят целите и приоритетите.

Определяне и постигане на целите си играе основна роля в управлението на времето. Ако не знаете какво искате да постигнете, няма да знам откъде да започна.

Ясно дефиниране на най-важните въпроси и условията на тяхното изпълнение, можете лесно да контролират събитията. По този начин, вие ще имате възможност да се постигнат най-добри резултати. И за да направите това, ще бъде в състояние да за известно време, която е направена достъпна.

Не забравяйте също, че поставените цели са много полезни. Той помага:

• да се съсредоточи върху работата;

• да направи план за работа за определен период от време;

• карайте хората актуална, така че те да разберат каква е ролята им,.

Като цели не позволява да губите време. За да се определи ясно целта, трябва да:

• разработване на ясна представа за това какво планирате да постигнете;

• да споделят идеи и да слушате мнението на другите;

• ангажират с хартиени намеренията си и се придържа стриктно към тях.

• основните задачи; изпълнението им е показател за това колко добре се справят с техните отговорности;

• задачи, които трябва да се извършват при условие, че вече са се провалили в първостепенните им работи;

• задачи, които бихте изпълняват, ако времето позволява (това е, като правило, проектите не са предназначени да бъдат реализирани).

• задачи с ниско ниво на приоритет. но в същото време прости и приятни (обикновено правим на първо място).

Разпределете цялата си работа по тези четири групи. Прегледайте списъка, и уточнява, необходимо за извършване на възложените задачи време. Маркирайте с различен цвят, който трябва да се направи, и какво бихте искали да направите. От време на време да направи нещо хубаво. Така вие ще се чувствате, че въпреки че не е въпрос от голямо значение, можете да си позволите да го направи, като награда за извършване на по-сложни задачи.

Не се принуди твърде трудно да се даде приоритет. Човек винаги трябва да е готов да се промени, ако обстоятелствата го налагат. Бъдете гъвкави: ситуацията може да се промени драстично, както и факта, че това е приоритет, е загубил своята актуалност. Следван в този случай, първоначалният план е да се губи повече време.

Все пак, ако някои от приоритетите внезапно изважда от дневния ред (например среща се отменя), пазете се да не прекарате свободното време напразно. Използвайте натрупани за определена цел на енергия на следващата задача в списъка си.

Спешни и важна

Разбиране на разликата между спешно и важно е от голямо значение при разпределянето на времето.

Незабавни проблеми изискват незабавно решение, но то може да бъде малка (например уреждането на въпроса с паркинг). Важно също изисква внимателна подготовка и, като правило, по време, за да мисля за (например, съставът на следващото тримесечие на бизнес плана).

Непосредствени задачи често изглеждат значими, защото на времето, определено. Те изискват незабавно действие, но обикновено не отнема много време. Обикновено ние се опитваме да бързо да се отървете от неотложни въпроси за справяне с важни.

Разбира се, има неща, еднакво спешно и важно. В такава ситуация, въпросът изисква ангажимент на пълен работен ден, защото не може да се определи коя от тях е по-важно. Но във всеки случай, не забравяйте за опасността, не отговаря на крайния срок.

Анализирайте вашите дейности. Определете колко време прекарват на задълженията на главата, и колко се харчи за рутинна работа, типично по рода си на дейност или професия.

Управителен позиция изисква:

• да се мисли предварително дали всички необходими за ефективно и качествено изпълнение на работата;

• Събиране на правилните хора и правилните материали в точното време на точното място;

• информира творци за техните работни места; да им обясним на критериите за измерване на резултатите и, ако е необходимо, дава съвети;

• Уверете се, че лицата, които участват, са посветени на същността на проблема и да знаят как да се контролира процеса.

С други думи, трябва да бъде в състояние да планира, организира, ръководи и контролира напредъка на работата.

Вие може да откриете, че позволява на други хора да се движат на твърдия ви, по тяхно мнение, работата, защото се справят с тях по-добре. Възможно е също така, че вие затягане на работа заради липсата на план или липса на необходимото оборудване. Причините за провала на основни задължения и неспазване на срокове могат да бъдат настроени. Но най-важното - не можете да дори да разбере какво значителна роля, изпълнявана от способността на организацията да управлява времето.

След като сте определили своите отговорности, поставените цели, да организира задачите по приоритет и да ги възложи на спешни и важни, можете лесно да се направи план за ефективно използване на времето.

Ако всичко това изглежда твърде тромава и отнема много време, не забравяйте историята на китайския император. Той пожела да си дворец доведе кедър алея, и даде заповед за изпълнение на тази програма за управление на имоти. По това мениджърът му каза: "Това ще отнеме триста години преди тази идея да се превърне в реалност." "В този случай, - каза императорът, - вие не можете да загубите малко."

* Бъдете ясно дали знаете вашите отговорности? Правите ли, че другите трябва да направя?

^ Ясна ли целта на работата си?

* Знаеш ли какви резултати, които трябва да се постигнат и днес, при условие, че се фокусира върху изпълнението на една задача?

Виждаш ли разликата между важно и спешно?

* Имате ли направи всичко, за да използвате времето ефективно?

Всичко, което получавате, когато ...

• идентифицира основният проблем;

• извършват важна работа по предварително определен график;

• да бъде готов да коригира своите планове в случай на непредвидена промяна в ситуацията;

• ясно разграничение между важно и спешна задача;

• прилага, ако е необходимо, административни решения. Това ще ви помогне по-добре да организира времето;

• незабавно да започнете да планирате времето си.