Leaf-свидетел случай на съдържанието и дизайна

Изготвяне на документи за предаване на архива? Не забравяйте да направите случай на списък-свидетел. Попълнете подходящата форма информацията за броя на листове и тяхното физическо състояние. Изясняване специално номерация.

От статията ще научите:

• Защо ми е необходим лист-свидетел и да сте сигурни дали регистрацията му;
• Как е личното досие на лист-свидетел;
• каква информация да показва при попълване на лист-свидетел;

Leaf-свидетел в досиетата на системата

Модерна офис работа е отделна сфера на дейност, посветена на документиране на въпросите, както и организацията на работа с документи. Един от най-важните области за водене на дейности рекордни считат за образуване на дела. Терминът "бизнеса" се отнася за документи, обединени в пакет въз основа на принадлежност към една и съща област на работа.

Дело съчетава документация, свързана с една и съща тема. Например, може да е човек, счетоводство, или финансови документи.

От истинското разпределение на документи в случай, че зависи от запазването на най-важните официални документи, както и скоростта на тяхното търсене в последваща експлоатация. Голямо значение при формирането на нещата е систематизирането и подреждането вътре в кутията, т.е. принципа на неговото формиране.

Leaf-свидетел случай не може да се разглежда и счетоводните документи. Тя съдържа информация за функциите на случая съдържанието на архивните институции и спецификата на неговото образуване. Той се използва, за да поддържа регистър на общия брой на листа от делото. Освен това особено е фиксиран номериране.

Празен лист-свидетел

За да се ускори процеса на формиране на делата и унифициране на съществуващите потребителска документация за такива документи като описа и делото на лист-свидетел, на законодателно равнище, разработва и приема свои собствени специални форми.

стандартни Данните за форма са както следва:

1. Името на вида на документа;
2. Име на пост на създателя;
3. подпис;
4. декодиране;
5. дата компилация;

Формулярът трябва да съдържа следната информация:

Прочетете по-нататък в електронен темата на списанието

Leaf очевидци персонал на файла: дизайн проба

При сегашните правила на организацията на съхранение на архивни документи (Приложение №8) предлагаме следната обработка проба лист-свидетеля:

Този модел се прилага за всички случаи на постоянни и временни (над 10 години) срок на годност. на персонал работи не са изключение от това правило. Всички случаи са подготвени за прехвърляне на архива на институцията след края на календарната година, е необходимо да се опише и да се формализират установените процедурни правила. Според нормативните документи, в края на всеки отделен случай въз основа на хартията трябва да бъде зашит лист-свидетел. Тя обикновено има формат А4, в файловете съответстват на размера на картата. Sheet забранен мечка върху капака на случай или включете на последната страница.

Попълване свидетел лист

При попълване на бизнес свидетел листа трябва да се придържат към следния алгоритъм:

Посочете номера на делото, определен в съответствие с номенклатурата на делата;

Цифрите и буквите показват общия брой на номерирани страници, закърпени в (имайте предвид, че на вътрешния списък не се взема под внимание);

Числата показват крайните листове, например "1 до С № №308";

Списък буквални номера.

Под буквален брой среден брой с буквата, например: 11а, 24б. Тези числа се появяват в ситуация, в която, когато е била случайно номериране пропуснали една или повече страници. За да не се променя номерацията, липсващи листове възложени на предишния брой с буквата, например 33, 34, 34а, 34Ь, 35.

Списък на липсващите числа;

Ако случаят не е пропуснат и надпис на листове, е необходимо да се сложи тиретата в съответните редове на формата, на свидетел листа.

Имайте предвид, че броя на пропуснатите и буквени листове трябва да се вземат предвид при изчисляване на общия брой на номерирани листове. Например, ако последният лист има обем номер 264, но в действителност съдържаха букви листове 34а и 34Ь, и брой лист 647 пропуснатото, общият брой на листове се изчислява както следва: 264 + 265 = 2-1.

Посочете броя на разпечатките вътрешния инвентар;

Попълнете в таблицата за функциите на физическото състояние и образуването на делото. В лявата колона в същото време е необходимо да се класифицира функцията на правото - да се уточни броят листове, на които се случва.

Сред тези характеристики са:

• Поставени са картини;
• Нестандартна (голяма) формат;
• Наличието на пликове с прикачени файлове (в таблицата показва не само съществуването на плика, но и броят на листове затворени в него);
• Физическо увреждане (например, разкъсан или страница добави във вода, е трудно да се чете копия);
• Наличието на отпечатване на копия на брошури (ако броя на страниците, посочени в общата номерация, тя трябва да доведе до по маса);

Ако документите по делото не разполагат с такива функции, таблицата трябва да се изтрие буквата Z.

Посочете името на лицето, което е подготвило лист-свидетел, подпишете и да го разшифровате.

Остави датата на регистрация;

В някои случаи, след регистрацията на делото в състава си и промени в състоянието може да се направи. Например, някои от документите могат да бъдат повредени по време на съхранението. Или това ще бъде необходимо да се замени оригиналното копие на тази или онази официална хартия. Като допълнителна например, трудови книжки, които не са подадени в случая и да го постави в плик. След известно време бившият служител или неговите близки могат да поискат работа рекорд от архива, който ще доведе до промяна в бизнес структура. В този случай, всички промени трябва да бъдат записани в съответния акт и направи знак лист за свидетел по делото във връзка с акта.

Записване в този случай ще бъде, както следва:

Издадена история на заетостта (лист 58), в сметката книга въвежда записи на труда движението на съответното вписване №118.

Началник отдел Архиви Vasilyeva ПК PK Vasilyeva

Имайте предвид, че правилното регистриране на случаи (включително попълването свидетел лист) допринася за съхраняването на документи и значително ускорява търсенето на тях за по-нататъшна употреба. В допълнение, правилното групирането на документация и систематизиране да се улесни процеси като стойности изследването и подготовката на документи за прехвърляне на архивно съхранение.