Концепциите на работния процес и на информационния поток, документират характеристиките на протичане
Движението на документите в организацията от момента на тяхното създаване или получаване за завършване на изпълнението или администрацията, наречен работен процес.
Основното правило на работния процес е оперативната движението на документи от най-краткия маршрут с минимално време и труд
- типа на информационния поток и състав на характеристиките и съдържанието на документите им;
- посока на движение на документи;
- Маршрутите за движение, етапи и случаи на преминаване
- част от групи документи в общото информационния поток;
- време на пълен цикъл на движение на документи или специфичен участък от маршрута;
- скорост на отделни документи и т. п.
Информационният поток - този документ поток циркулира между точките на обработка и създаване на информация (лидерите на професионалистите по организацията и структурни единици) и технически точки документи за обработка: експедиция секретариат ведомство, копирни машини и друга услуга.
Информационният поток се характеризира със следните основни параметри:
ü режим или цикли;
Видове на информационния поток и кратко описание.
Информационният поток - директното движение на определен тип документи, предоставени въз основа на целеви знаци, както и с обработването на поръчката метод, начин и етапи на движението.
1.Po посока на движение:
- хоризонтални - свързани структурни звена на едно управленско равнище
- вертикална - (нагоре и надолу); свързани структурни звена на различни нива
2. по отношение на предприятието за управление на:
- Входящи - влизат в организацията (писма граждани, официална кореспонденция, политики родителски организации)
- Вътрешен - не извън организацията им (докладване, информиране и насочване, административни документи) се подготвят
- изходящи - изпратен от организацията (Спонтанните писма отговори)
Етапи на движение на документи и как се борави с тях. Разполага с модерни съоръжения за работния процес.
- приемане и първична обработка на документи
- предварителен преглед и разпространение на документи
- посока на изпълнение и изпълнение на документи
- контрол, по време на изпълнение на документи
- Изпращане или място за съхранение на документи
Редът на движение на входящия документ:
1. Приемане и първоначално изпитване на документа:
- Отваряне и валидиране инвестиции
- Поставянето на знак върху касовата бележка (входящ печат) на Г.
- Регистрация документ - запис на пълномощията на документа по установената форма, фиксиране на факта на нейното създаване, изпращане или получаване
2. Предварителен преглед и разпространение на документи:
- Предварителен преглед на документа
- Трансфер (доклад) главата документ
- Декларация относно контрола.
- Добавяне на информация от резолюцията в бордовия дневник
- Г. Разглеждане на главата и решение (резолюция)
- Прехвърляне на Изпълнителната
Редът на движение на изходящи документи:
- Изготвяне на изходящ документ
- Хармонизиране на проекта
- Проверка на валидността на документа на проекта
- Подписване заглавната част на документа
- Регистрация на документите в регистрационната форма
- Отчет за броя (индекс) на документа
- Подаване на втора инстанция (восъчни копия) в случай
Редът на движение на вътрешни документи:
- А проект на документ
- Одобрение и разрешение от проекта
- Проверка на валидността на документа на проекта
- Подписване заглавната част на документа
- Регистрация на документите в регистрационната форма
- възпроизвеждане и доставка на копия от изпълнителите на документа
- Контрол на изпълнението на документа
- Подаване на втора инстанция (восъчни копия) в случай
Контрол върху изпълнението на документи: видовете и контрол на времето.
документи контрол изпълнение - набор от действия, за да се гарантира навременно изпълнение на документи
1.Postuplenie документ към отдела. Счетоводен документ, в съответствие с разпорежданията
2.Predstavlenie документ на ръководителя на отдела.
3.Rassmotrenie документ ръководител на катедрата - опознавателни и внушителни поръчки подчинените
4.Uchet инструкции за документа от длъжностно лице с използването на компютър или списание (карти) за контрол
5.Dovedenie нарежда на документа за изпълнителите
6.Promezhutochny поръчки контрол за изпълнение на документа (по време на срещите) на докладите на органа за проверки
7.Ispolnenie всички инструкции по документа в срока, определен със заповедта № 160
8.Doklad върху изпълнението на официален документ, който дава инструкции
9.Snyatie контрол на документацията
Контрол на изпълнението на документите е по същество на въпросите, повдигнати в нея;
срещу наблюдението на пълнотата на изпълнение на документа;
о контрол точност на изпълнение на документа;
V Управление на коректността на изпълнението на документа.
Срок на изпълнение на документ - периода на установени от контролния нормативен акт, организационни и административни документи
С маркирани като "спешно", "незабавно" - 3 дни
С отбелязани с "незабавно" - 10 дни
Ако не е уточнена датата на падежа - 30 дни
От гледна точка на вида контрол:
Предупреждение контрол - извършва в съответствие с документите, срокът на изпълнение, което ще изтече след 2-3 дни и по този начин работникът или служителят е все още време, за да решите проблема.
Мониторинг - включва ежедневно наблюдение на напредъка на изпълнението на документите, които изтичат представяне днес и напомняне за изпълнителя на необходимостта от финализиране на документа
Окончателен контрол - Премахване на контрол на документацията се извършва след пълното изпълнение на документа: изготвянето на документа за отговор, отговор на изходящия документ и други писмени потвърждение на факта на изпълнението.
Ø Това оказва влияние върху хода на изпълнение на документа и се осъществява чрез периодична проверка и регулиране на процеса на изпълнение, управление на информацията и изпълнението на подхода на срока на документа.
Ø в ход през целия период на изпълнение на документи.
Ø има индивидуален характер по отношение на реда на документа.
Ø провежда периодични (седмични, месечни, тримесечни).
Ø Това е обобщение на изпълнителната дисциплината на структурни звена и изпълнители.
Ø В някои фирми пълен контрол е ключов в този случай се установява само факта на изпълнение или неизпълнение по поръчка.