Как да се организира безхартиен законно значителен документ

Компаниите, които са успешно реализирани електронен документ. доста. Въпреки това, в повечето случаи това хартиените документи с електронен подкрепа. Документ съгласни по електронен път, а след това да отпечатате заедно с лист споразумения вече са подписани и на хартиен носител. В същото време вече има ефективни системи за законно значителен документ, в който можете да направите, без напълно хартия.

Практика наистина безхартиен работен процес през последните години се разви бързо в областта на обмен на документи с външния свят. По този начин, данъчната служба трябва или да вземе фактурата само на хартия или в безкнижна форма (изпратен така фактурата автоматично ще стане законно съответния документ).

Сложна задача на законно значителен документ

Разбира се, на прехода към обмена на електронни документи все още има пречки, но те са малко. На практика, в продължение на много български фирми се интересуват от тяхната готовност системата за правно значимо за управление на документи, подкрепа за цифрови подписи и други свързани аспекти на темата.

Идеята за правно значение

В допълнение, законът № 149-FZ, заяви: ". Електронния документ - информация документирано предоставя в електронен формат" Това означава, че трябва да има необходимата част. И никой от определянето на начина на закона № 149-FZ и право № 63-ФЗ "На Електронен подпис" дума "файла" не се споменава нито веднъж. Струва си да припомним, тъй като структурата на документа и разликата му от файла са важни за разбирането на използването на електронните подписи в документа.

В ГОСТ Р 51141-98 "документи и архивиране. Термини и определения "съдържа понятието за правно обвързващ документ. Това е "собственост на официалния документ, изпратен му от приложимото право, компетентността, издава неговия авторитет и установена процедура за регистрация." Освен това е определено понятието официален документ ", документ, създаден юридическо или физическо лице, проектирани и сертифицирани в установения за това ред." Както можете да видите, правното значение никъде не е написано. На практика това определение се прилага само за електронни документи за хартия се използва само терминът "празнота".

Законът № 63-ФЗ определено "информация в електронна форма, подписано от квалифициран електронен подпис, се признава като електронен документ, еквивалентен на хартиен документ, подписан от саморъчен подпис, освен в случаите, когато федералните закони, приети в съответствие с техните регулаторни правни актове на изискване необходимостта от писане само на хартия. "

Важно е да се разбере, че документът става длъжностното лице не е направил по време на публикуването му, а в процеса на създаване, обработка и идентификация. Този процес протича в рамките на организацията и че той е, процесът трябва да се съобразява с установения ред за създаване, одобряване, регистрация, одобрение и регистрация на документа. От това следва, че неговото съответствие с правилната процедура е да бъдат гарантирани по време на публикуване на официалния документ. Това се отнася до правната стойност на електронни документи.

Как да се гарантира правната стойност

Да предположим, че фирма, придобити куриерската служба законно съответните електронни документи. Тази услуга прилича на лична сметка на сървъра на оператора на електронни документи, които можете да изтеглите файловете и, въоръжени със сертификат от центъра за сертифициране, за да ги подпише. Но тук има и проблеми. Например, как да се гарантира, че документът, че някой от служителите на компанията току-що е положен в личния си кабинет, проектирани и сертифицирани по съответния начин? Както е определено от документните файлове? В края на краищата, в действителност, компанията се счита за само оригинала на хартиен и подписан документ на хартиен носител. Съпоставя зарежда в основата на оператора с електронно копие на документа е теоретично възможно, но на практика е трудно.

Дори ако документът е направено с помощта на електронна система за управление на документи (DMS), къде е гаранцията, че това е било правилно проектирани и сертифицирани в съгласие? След подписи върху електронни документи там. Тези въпроси остават зад кулисите, докато се стигне до фактури. Те се издават и сертифицирани в съответствие с процедурата, установена здраво в счетоводната система на дружеството, с малко или без човешка намеса. Но когато става въпрос за договори, изходящи писма, допълнителни споразумения, спецификации, техническа документация - изисква различна процедура.