Как да се опрости работата с входящи документи
В тази статия ще научите:
- етапите от живота на входящите имейли;
- Съвети за подобряване на работата с електронна поща.
Колкото по-голям организацията и броя на служителите си, толкова по-висок обем на входящата кореспонденция. За да научите как да се работи с него правилно, трябва да се научите няколко прости правила, за да организират приемането, регистрирането и по-нататъшно разпространение на входящата поща за кратко време.
Етапи от жизнения цикъл на входящата поща
Преди да се обърнат към съвета за подобряване на обработката на входящите съобщения, нека да разгледаме какви стъпки писмото отива, получаване на вашата организация. Това е необходимо за по-нататъшно идентифициране на места, които се нуждаят от подобрение.
Пощенска кутия. Първата стъпка е да въведете кутия. Входящо съобщение пристига във вашия
Прочетете по-нататък в електронен темата на списанието
Отговорен за регистрация на букви. След получаване на писмото, попада в ръцете на работника или служителя, отговарящ за регистрацията на входящата поща. Той е този, който трябва да реши съдбата на писмото: тя ще бъде записана и се изпраща на съседната маса незабавно или отидете в кошницата. Разбираемо е, че писмата на регистрация може да се организират по децентрализиран начин, т.е. директно на блоковете след разпределението на букви.
Workflow. Това е най-голямото пътуване: писма движение в рамките на организацията на точния човек. На колко добре организиран работен процес във вашата организация зависи от продължителността на пътуването. Имайте предвид, че колкото по-дълго разстояние, по-голяма е вероятността от загуба на писмо.
Отговорното лице. Писмо стигне до работника или служителя, което означаваше. В бъдеще, тя трябва да реши дали да изпрати писмо до изпълнителния директор, отговори на него, или просто да издава в случая. Ние няма да се обсъдят по-нататъшното възможните варианти, тъй като те са до голяма степен зависи от вида на писане.
Топ статии
Съвети за подобряване на работата с входящата поща
Както можете да видите, работа с входящи документи не е трудно, ако всички изложени на рафтовете. Въпреки това, на всеки рафт може да възникне на различни проблеми, един или друг начин се отразява на работата. Нека да разгледаме съвети, за да ви помогне да ги избягвате.
Отговаря за приемането на писма. Основната и най-важна стъпка е надарен с определен служител на необходимата власт да получава и да разпространява писма. Точно това, което е необходимо за този подход в създаването на списъка с позициите на задълженията в длъжностната характеристика. Най-хубавото е, ако това задължение ще бъде назначен за секретар. Той беше на бюрото си, трябва да се роят всички входящи съобщения.
Спомнете си, че ако фирмата ви използва дневника за регистрация на документи, срокът на годност на входящи и изходящи поща ще бъде равна на съхранението на термина дневник. Т.е. минимален период под списъка на модела е 3 години.
Препоръчителни материали:
- Каква е датата на писмото включени, трябва да бъдат поставени в регистрационната форма?
- Нови функции на MS Outlook секретар
- Трябва ли да се регистрирате лична кореспонденция?
Обявления за бъдещи номера