Как да се изгради система за корпоративно комуникации
Вертикалните връзки са установени между ръководители и подчинени, и се използват за предаване на административни решения, поставяне на цели, комуникация, които получават доклади, мониторинг и т.н. Те са два вида: "отгоре надолу" (от главата към роб) и "отдолу-нагоре" (от подчинените си в главата) - и зависи от стила на управление и традициите на компанията.
Хоризонтална комуникация се използва за обмен на информация, необходима за изпълнението на вътрешните бизнес процеси. Тази връзка между отделите на компанията и отделните служители. В идеалния случай, това съобщение трябва да се регулира, но в повечето български фирми обикновено не са официални, но добави, че "по традиция". И това може да е проблем, тъй като късно или непълна разписка, изкривяване и загуба на информация, липсата на обратна връзка може да доведе до липса на координация между отделите, загубата на взаимен интерес и взаимна помощ, и в крайна сметка да се намали въздействието.
Вътрешни комуникации в повечето случаи зависят от степента на развитие на компанията, която в момента е то. Стъпките включват разработването на такива стъпки като създаването на компанията, нейната растеж, стабилността, преструктурирането. Живеят от всяка стъпка поотделно.
На етапа на установяване на дружеството, когато броят на заетите лица е малък и всеки знае, една от друга, с възникнат комуникационни проблеми. Като компания расте има нови единици, увеличаване на броя на служителите, че е необходимо да се установи хоризонталните връзки между отделите. На този етап е необходимо да се проектира и изгради вътрешната комуникационна система за по-нататъшно възникнали усложнения. На етапа на стабилност на организацията, когато бизнесът е стабилна, има дъщерни дружества, включително заличава и марката на компанията става разпознаваема, че е необходимо да се извършат редица дейности: изграждане на комуникации, управление на информацията, изработка на фирмени периодични издания, създаване на портал интранет за организиране на единна информационно пространство, корпоративна култура, корпоративни и тийм билдинг мероприятия и вътрешни PR-кампании, слуховете за управление, с ytiyny и репутацията управление, насочени към служители.
Целта на тази работа - създаване на положително отношение на работниците и служителите на дружеството, което води до разбирането на неговите ценности, насърчаване на лоялността, води до образуването на привлекателен образ за корпоративния персонал. От специално внимание е дело на организиране на обмен на информация между служители и мениджъри: интервю с ръководителите на фирми, корпоративни форуми, срещи с ръководството и т.н. за формиране на положително становище от служителите на висшето ръководство, доверието в управлението, разбирането и на положителния облик на планове за развитие на персонала на организацията.
Ако вашата организация е успешно извършена по-горе дейности и служителите формира лоялно отношение към нея, доверието на ръководството, но в същото време, на определен етап от развитието на компанията, че има нужда от преструктуриране (реорганизация на единици, оптимизация на бизнес процесите, внедряване на иновации и т.н. .), - управление ще бъде по-лесно преодоляване на инерцията и съпротивата на работниците и служителите, които в този случай най-вероятно ще се разбере необходимостта от промени, и за предотвратяване на колективни действия недостатъчно olstva и протест при вземането на непопулярни решения.
Изграждане на система за вътрешен комуникации
Програмата за изграждане на ефективна система за вътрешна комуникация включва следните дейности.
1. техническа база:
- техническо оборудване и развитието на канали за комуникация;
- осигуряване на скорост обмен на информация и обратна връзка;
- ограничаване на достъпа и сигурността на информацията.
2. Обменът на информация, необходима за работния процес:
- развитие на нормативната уредба, за да се гарантира своевременното получаване на информация от служители, обратна връзка, ясни цели, за докладване и мониторинг;
- привеждане на вниманието на персонала заповеди, наредби, инструкции, наръчници и инструкции;
- създаването на регулаторна рамка (проби от документи, необходими за работата и т.н.);
- насърчаване на обмена на информация и взаимодействие между отделите на компанията (да се гарантира своевременното предоставяне на необходимата информация, необходимото съдействие при решаването на проблемите на работниците, провеждане на проучвания и други подобни);
- Организация на отдалечени възли и процеса на управление на персонала, като се използва ефективен обмен на информация;
- избягване на изкривяване и загуба на информация.
3. Разработване на вътрешни източници корпоративна информация:
- електронна поща (бюлетини по електронната поща, вътрешна корпоративна бюлетин корпоративен портал, корпоративни блогове, онлайн дейности);
- Корпоративните медии (интранет, вестници, списания, радио, билбордове корпоративен);
- организационни мерки (срещи, срещи, срещи с ръководството и т.н.);
- специални източници (корпоративно видео, дипляни, брошури, плакати и др.)
4. Създаване на корпоративна култура:
- информира работниците за корпоративни ценности (мисия, философия, стратегическите цели на компанията, методите за постигането им);
- поставяне на корпоративна информация (кодове, стандарти), използване на корпоративен жаргон и др.;
- Информация за корпоративни събития (тиймбилдинг обучения, спортни събития, партита, екскурзии, награди, състезания, различни мероприятия и други);
- осигуряване на обратна връзка (публикуване в електронен вид на въпросници и т.н.).
5. Вътрешен PR и формирането на положителен образ в очите на своите служители:
- информиране на работниците и служителите за ситуацията, постиженията на компанията, нейните дъщерни предприятия и отделните служители;
- информация за интересни нови проекти, перспективи, цели и др.;
- слух контрол и т.н.
7. Създаване на база корпоративни знания на:
- образуването на електронна библиотека;
- Разработване и прилагане на програми за дистанционно обучение на работниците и служителите;
- поставяне на електронната система на изпит (тест професионален батерия);
- развитие и внедряване случай проучвания, състезания, специални задачи и др.;
- създаване на професионални онлайн форуми;
- поставяне на информация за програми за наставничество, извършване на клубовете да обменят опит, качествени семинари и др.;
- поставяне на информация за дни на отворените врати, стажове във фирми, дни на кариерата в университети, преглед на учители и ученици, и др.;
- осигуряване на обратна връзка (привличане на служители за разработване на нови идеи, предложения за иновации, методи на работа, определяне на пропуски и "тесни" места и т.н.).
8. Оценка на ефективността на системата за вътрешно-фирмени комуникации.
Навременното получаване на необходима и надеждна информация достъп до регулаторната рамка, наличието на установени канали за комуникация - всичко, което е необходимо за ефективна работа на служителите. Оптимизиране и "прозрачност" на бизнес процеси, разработване на вътрешни корпоративни стандарти, наредби, формализиране на отношенията, да идентифицират "точки на отказ" - причини за предаване на забавяне или нарушаване на информация, информационната сигурност служи за улесняване на комуникациите. И това, което те са по-добре през отстраняване на грешки, толкова по-ефективно ще бъде резултат от дейността на организацията, както и по-малко вероятността от сблъсък "в рамките на война" и насърчаването на интересите на "своя" единица в ущърб на компанията.
за създаване на вътрешни комуникационни средства
А сега да разгледаме основните средства за създаване на вътрешни комуникации.
ERP-система
ERP-система - това е преди всичко корпоративни информационни системи, предназначени за автоматизиране на счетоводството и управление. ERP-система се основава на модулен принцип (например, система за CRM за управление на взаимоотношенията с клиенти, управлението на човешките ресурси HRM-система; Supply Management SCM система, финансови, административни, счетоводство, контрол на качеството, електронно управление на документи и т.н.). ERP-система до известна степен покрива всички ключовите процеси на компанията. Той заменя несъизмерим изчислителна система на финансово управление, логистика, склад, човешки ресурси, производство и т.н. интегриране на функциите на отделения и отдели всички на компанията в единна компютърна система, която работи с единна информационна база.
Всички корпоративна информация, получена от бизнес служители с подходящ достъп и бизнес единици (включително дистанционно) може бързо и лесно да споделят информация. Ако ERP-системата е адаптирана към нуждите на организацията и служителите са обучени да работят с него и е готов за промените, свързани с неговото прилагане, организацията може да получите най-доброто от неговото използване. Фактът, че системата не само автоматизира процедурата за формиране на бизнес процеси, но също така осигурява на компанията с охрана по отношение на външни и вътрешни въздействия поради ограничаване на достъпа. ERP-система предотвратява изтичане на информация, промишлен шпионаж, което прави управлението на счетоводството "прозрачен".
Фирмена култура
Образуване на корпоративните kultury- е не само корпоративни събития, тържества и спортни събития, но също така и въвеждането на корпоративните стандарти, традиции (събития, свързани с етапите на развитие на компанията, който издава победителите с запомнящи се подаръци, обучение на екипа, съвместни екскурзии, семинари, обмяна на опит, партньорски програми). Такива събития са тийм билдинг и корпоративна култура, както и за подпомагане на създаването на неформални контакти, позволяват на служителите да се опознаят помежду си. Това води до по-добро разбиране между служители от различни отдели и развитието на хоризонталните канали за комуникация, и по този начин да има положително въздействие върху работата на всички служители.
Отделно от това, следва да се отбележи тиймбилдинг събития:
- тийм билдинг - дейности, насочени към въвеждането, консолидацията, осъзнаване на собствената си роля на човек в екипа, разработването на методи на работа в кризисни ситуации, при избора на оптимални методи за мотивация;
- отборен дух - дейности, насочени към разработването на общи цели и задачи, повишаване на корпоративния дух и подобряване на надеждността на персонала на дружеството и неговото управление.
вътрешен PR
Вътрешен PR - е формирането на положителен образ в очите на своите служители, т.е. собственост на крайния продукт, лоялност към дружеството чрез предоставяне на навременна и точна информация на работниците и служителите за важни събития, настъпили в рамките на организацията. Това е информация за нови проекти и персонални промени, стратегическите цели и необходимите промени, свободни работни места, както и на постиженията и награди най-добрите служители. Нещо повече, вътрешен PR - е информация за нови продукти, промоции и специални програми, корпоративни събития, конкурси, награди, публикации, положителни отзиви в медиите, получили сертификати за качество и т.н. Този подход позволява на служителите да се чувстват като един екип, с цел да се постигне обща резултат. Резултатът от тази работа със сигурност ще бъде във формирането на гордостта на персонал за компанията и нейните продукти.
Система за управление на знанието
Система за управление на знанията (Knowledge Management) играе важна роля в управлението на комуникациите. Тя включва и създаването на корпоративна електронна библиотека и натрупването на знания, развитие на програми за дистанционно обучение, персонал, набор от професионален тест за независима проверка на знанията на работниците, поставяне на информация за програмите за корпоративно обучение, обучение, програми за ротация на персонала, конференции, семинари, професионални онлайн форуми. Целта на тази дейност - формиране на персонала се нуждае от допълнително обучение и придобиване на нови знания, той да бъде изправен на развитието на идеи и разумни предложения, трансфер на опит (разработване на казуси, специални задачи, състезания, програми за наставничество, кръгове на качеството, семинари за обмяна на опит и така нататък. е.). Това ще допринесе за създаването на системата за събиране на служителите необходимите знания, умения, обмен на опит и на постепенното превръщане на компанията в учеща се организация.
Можем да видим как вътрешните комуникации допринасят за ефективното управление на фирмата, за да привлече квалифицирани специалисти за откриване на работни места. За да направите това, задръжте специални събития: дава информация за нови свободни работни места във вътрешната мрежа, организиран вътрешен конкурс за лидерски позиции, привлече квалифициран персонал на препоръките на служителите на компанията, която се проведе стаж, дни на отворените врати, дни на кариерата с използването на корпоративен портал и т.н.
Създаване на система за вътрешна комуникация и системи за управление на знания, корпоративна култура и вътрешни PR компании са тясно свързани и имат пряко отношение не само на благоприятна атмосфера в отбора, но също така и за мотивация на служителите. Чрез разработването на системата за вътрешен комуникации подобрява взаимоотношенията между служителите, взаимното разбирателство се постига, намаляване на броя на конфликтите, искове, противопоставяния между отделните звена. На свой ред, установен системата за вътрешни комуникации подобрява ефективността на работния процес и по-голямо участие и лоялност, за подобряване на духа на персонала, създава корпоративна култура фокусирана върху сътрудничеството за постигане на общите цели. Всичко това дава възможност да се постигне постепенно добри финансови показатели и по-стабилна позиция на пазара.