Изготвяне материал медицина
ВЪТРЕШНА СЛУЧАЙ ИНВЕНТАР ДОКУМЕНТИ N ___
Покрийте случай на постоянни, временни (над 10 години) и съхранение на персонала се извършва по установената форма. На корицата на делото разкрива подробности: име на организацията; името на структурното звено; бизнес индекс; заглавие бизнеса; бизнес данни (обем части); броят на бланка, в случай; срокът на годност на случая; архив случай шифър.
Imprint подпечатан на корицата на делото, са направени, както следва: име на организацията е напълно определен, именителен, с посочване на официално приета акронима, която е посочена в скоби след пълното име; единица името структурната - името на структурното звено, се записва в съответствие с приетата структура; При индекс - подпечатан Digital Signage е случаят при номенклатурата на делата на организацията; бизнес с глава прехвърля от номенклатурата на организацията въпроси; датата на делото - на година (и) на институцията и в края на делото в производство. Дата случаи, съдържащи административна документация, както и за фирми, които се състоят от няколко тома (части) са екстремни датите на бизнес документи; Регистрацията на дата (ден, месец, година) (съставянето) много рано и много късно в документите, включени в случая. Освен това, броят и годината са означени с арабски цифри, името на месеца, написани думи.
За да се гарантира безопасността и определяне договореност заповед на документите, включени в случая и всички работни листове, с изключение на лист свидетел вътрешния инвентар и преброени. Листове номерирани с молив от горе на долу, цифрите са поставени в горния десен ъгъл на страницата.
Таблици случаи, състоящи се от няколко обема или части, номерирани на всеки обем или част отделно. Снимки, чертежи, диаграми и други живописни и специфични документи на отделен лист, в случай, номерирани на гърба в горния ляв ъгъл.
Намира в случай номерирани пакети с прикачени: първият пакет и след това друг номер всеки закрепване в плик.
След приключване на номериране листове съставени от осигуряване на надпис, който се намира в края на делото. За осигуряване на надпис се прави в отделен лист - нашият случай. Надписът на цифри и букви, за осигуряване, посочете броя на листа в конкретния случай, характеристики на отделните документи (чертежи, снимки, картини и др.)
Надпис на уверение, подписана от неговия съставител посочва декриптира подпис, заглавието и датата на рисуване. Броят на бланка, в случай се поставя на корицата на делото в съответствие с думите на увереност.
Реквизит "случай Срок на годност" се прехвърля към капака на случай от съответния номенклатурата на нещата след помирението си с периода на задържане, посочен в списъка на стандартни документи, или в списъка на документите, получени във федералните дейности, с посочване на срока на годност.
Произведенията на трайно съхранение е написано: "Да се съхранява постоянно".
Шкафове архивни шифър (фонд номер, инвентар, бизнес), за да покрие случаите на постоянно съхранение е поставен на ведомствени архиви мастило едва след включването на тези случаи в годишния раздел на консолидирания запаси от експерт, одобрен и комисионни за проверка (по-нататък - ЗООС) на съответния файл (преди да се сложи молив ).
На кориците на случаи на постоянно съхранение осигурява място за името на архива, които ще бъдат прехвърлени към случая, файлови кодове и организации Obschebolgarskomu класификатор на предприятия и организации (БУЛСТАТ).
В края на годината, в надписа на случаите на корицата на постоянни и временни (над 10 години) съхранение Направените изясни: когато заглавието на корицата на случаите на несъответствие на съдържанието на свързания документ в измененията на случай заглавни и допълнения.
Вътрешен съставен опис на отделен лист по установената форма, която съдържа информация за серийните номера на делото документи и техните надписи, дати, заглавията и номерата на листа на случая, в който се намира всеки документ. За вътрешен съставен опис на окончателното влизане, което показва размера на думи и цифри, включени в неговите документи и брой страници на вътрешния инвентар.
Вътрешни бизнес документи инвентаризация подписани от създателя посочва декриптира подпис, заглавие, и датата на изготвянето на опис. Ако делото вече е усукана и поръбени, а след това заверено от съставителя на вътрешните работи на опис на документите, поставили над горния ръб на вътрешната страна на предната корица на делото.
Документи, съдържащи по делото, заведено от четири пункция в твърди корици от картон или преплетени с оглед на възможно свободен прочит на текста на всички документи. При изготвянето на случаите на свързващото вещество (свързване) метал свързване (карфици, кламери) от документите отстранени.
Случаи на преходно (до 10 години) за съхранение могат да се съхраняват в папки, да не харчат peresistematizatsiyu документи по делото, чаршафите случай не са номерирани, за осигуряване на надпис не бъде.
Организация на онлайн място за съхранение на документи
От институцията и за прехвърляне на файлове архив се съхраняват на мястото на образуването им. Ръководители на отдели и служители, които отговарят за аутсорсинг, са длъжни да гарантират запазването на документи и файлове.
Висящите в работните помещения и специално определени за тази цел помещения са разположени във вертикално положение извън корени в заключени шкафове, осигуряващи тяхната пълна безопасност, защита на документите от прах и слънчева светлина.
За да се подобри оперативната Търсенето на бизнес документи, са в съответствие с номенклатурата на делата. Номенклатурата на делата или извлечение от него се поставя от вътрешната страна на шкафа.
На гърба на случаите, капаци, определен индекс номенклатура.
Завършен при трайна и дългосрочна (над 10 години) срок на годност се съхраняват на мястото на образуването им в продължение на две години и след това отложен.
Екстрадиция случаи други единици, направени с разрешение на началника на предучилищна услуги. Издаване офис работи персонал за работа, извършена при получаване. Издаден на стартирането на бизнес карта - заместник. Това показва, структурно звено на показателния случай, датата на издаването му, на които издава по въпроса, датата на завръщането му, осигурява графики за разписки за получаване и бизнес.
Случаи са дадени за временно ползване на служители на структурни подразделения за период не по-дълъг от един месец. След изтичане на този период, делото трябва да бъде върнато на мястото му на съхранение.
Външни организации производства са издадени въз основа на техните писмени молби, с разрешение на ръководителя на организацията или негов заместник, отговарящ за POC на услугите, по отношение на актовете.
Изземване на документи от случаите на постоянно съхранение се допуска в изключителни случаи и се прави с разрешение на ръководителя на организацията оставяйки в заверено копие на документа, и удостоверение от причините за издаването на оригинала.
предаване ред на документите в архивите
Документи на организацията, след проверка на тяхната стойност може да се прехвърля или в съответствие с приложимите закони подлежат на задължителна трансфер на депозита за държавните архиви.
За временно съхранение на документи (над 10 години) срок на годност от практическо значение, както и документи на служителите, тяхното отчитане, използване, подбор и подготовка за прехвърляне на държавна организация ареста формира архив.
Подготовка на документи за прехвърляне на архивите на услугата включва работата на предучилищна възраст и тези, които отговарят на структурните звена на водене на отчетност, за разглеждане на стойността на документи, образуване и регистриране на случаи изготвянето на описи на случаи и действа върху разпределението до унищожаване на документи и файлове.
Експертна оценка на документи
Документи стойност експертиза - подбор на документи за държавна съхранение или въвеждане на срокове за тяхното съхранение въз основа на критериите, приети. експертиза Документи стойност на сцената в производството: в подготовката на номенклатурата на делата; по време на формирането на случаи и утвърждаване на класификация на документи на бизнеса; в подготовката на делата за прехвърляне на архива.
За да се организира и провежда на стойността на разглеждане на документите в една организация да се създаде постоянна комисия от експерти (наричан - ЕО) и, ако е необходимо, експертни комисии в подразделения.
Функции и правата на ЕК, както и организацията на работа се определят от разпоредбите на които се утвърждават от ръководителя на организацията (организацията като цяло) и ръководителя на структурното звено (структурно звено за ЕК).
ЕО, създадена за организиране и провеждане на методическа и практическа работа по разглеждането на стойността на документи, подбор и подготовка за трансфер до държавна опека архивен фонд на българските документи, включително административни, научни и технически, аудио-визуална, електронен и друга специална документация, формирани в процеса на организация.
За разглеждането на ценности и подбора на научната-техническа и друга специална документация отделен ЕК може да се установи, състоящ се от специалисти в тази документация.
Постоянен ЕО е консултативен орган. Неговите решения влизат в сила след одобрение от ръководителя на организацията. Когато е необходимо, решението на комисията се одобрява след предварително одобрение от съответната институция на Държавната архивна служба на България (Rosarchiv).
В своята работа, ЕК се ръководи от Правилника за архивен фонд на Република България, на базата на законодателството на България на архивен фонд на Република България и архиви, административни документи на главата на индустрията федерални заповеди за контрол на организацията, правен Rosarkhiv и Архиви орган на Република България при спазване на ръководните документи, видове, и ведомствени списъци на документи със срок на годност , позицията на организацията ЕО.
Експертната комисия се ръководи от заместник-ръководител на организацията. секретарката й, като правило, е ръководител на ведомствените архиви или лицето, което отговаря за архива на организацията.
Лично състав на ЕК се назначава със заповед на ръководителя на организацията сред най-квалифицираният персонал водещ структурни подразделения, представител водене на отчетност услуга представителни Rosarkhiv агенции. Като експерти в работата на комисията може да включва представители на всички трети лица, организации.
Основните цели на ЕК е да се организира и провежда:
- преглед стойност на документи във фази на работния процес при подготовката на номенклатурата на делата и формирането на въпроси;
- стойности за изследване в подготовка на документи за тяхното архивиране;
- подбор и подготовка на документи за прехвърляне на държавна опека, включително научни, технически, аудио-визуална и друга специална документация.
В съответствие със своите задачи ЕО изпълнява следните функции:
1. организира и провежда във връзка с воденето на отчетност и работа архивни услуги на годишна подбора на документите на организацията (включително научна, техническа и специализирана документация) за по-нататъшно съхранение и унищожаване.
2. дава насоки за изследване на работата на ценности и документи на организацията, за да ги подготви за архивиране, за разработване на обхвата на случаите, дава експертна оценка на проекти на регулаторни и ръководните документи по тези въпроси.
3. Assist и методическа помощ на експерти на организацията:
- да се идентифицират собствениците на лични архиви на организацията, на възможно прехвърлянето на дневници, мемоари записи и други документи на архивен фонд на Република България;
- да се идентифицират и да се върне в България на документи за историята на България и индустрията, които по различни причини са извън България;
- на проактивна документиране (запис спомени старият работници, kinofotosemki) с цел създаване на по устна история на неговата организация.
4. счита, и взема решения относно одобряването и представлява:
- За одобрение от СИП архивни институции и след това за одобрение от ръководителя на организацията:
- опис на случаите на постоянно съхранение и управление на специализирана документация;
- списъци с проекти, проблеми (тези), научна и техническа документация, която е предмет на прехвърляне на държавна опека;
- актове за разпределяне до унищожаване на документи с изтекъл срок на годност: документи с определен срок на годност от 10 и повече години с "СИП" в списъка на документите до 1945 включително.
- EPA за одобрение на архивните институции и след това за одобрение от ръководителя на организацията:
- обобщена номенклатура на нещата на организацията;
- опис на делата на персонала;
- актове на загуба или непоправими щети на постоянно съхранение на документи.
- За да се EPA архивни институции:
- При одобрение на ръководителя на организацията:
- действа върху разпределението до унищожаване на документи с изтекъл срок на годност;
- актове на загуба или трайно увреждане на документи за персонала.
5. Заедно с услугите на офис персонал и служители на организацията харчи за съвет относно работа с документи, участие в дейности за подобряване на бизнес уменията си.
1. В рамките на своята компетентност да отправя препоръки към бизнес звена и отделни служители на организацията за развитието на обхвата на делата и формирането на нещата в офис работа, разглеждане на ценни документи, проследяване на липсващите случаи на постоянен срок на съхранение и случаите на персонал, както и оптимизиране на документи.
2. Молба от ръководителите на структурни подразделения:
- писмено обяснение за причините за загубата, повредата или незаконно унищожаване на документи с постоянен и дългосрочни периоди на съхранение, включително документи на персонала;
- предложения и заключения, необходими за определяне на срока на годност на документите.
3. чуят на заседанията на ръководителите на отдели по подготовката на документи за архивиране, условията за съхранение и запазване на документи на архивен фонд на Република България, на причините за загубата на документи.
4. поканени да присъстват на заседанията на комисията в консултативни и експертни специалисти отдели един, представители на Държавната архивна служба на българските институции и други организации.
5. ЕК, представляван от неговия председател, неговият заместник и секретар на комисията има право да не се помисли и да се върне за завършване лошо и небрежно подготвени документи.
6. да информира ръководството на организацията по въпросите от компетентността на Комисията.
7. В съответствие с установената процедура, за да представлява организацията в Държавния архивен служба на българските власти.
организация ЕО работи в тясно сътрудничество с институциите на EPA Rosarkhiv, Централната експертна комисия на индустрията управляващ орган, получателят на съответния организационни насоки.
ЕО относно годишния план за работа, одобрен от ръководството. Въпроси, свързани с компетенциите на ЕК, обсъден на заседанията си, които се провеждат, колкото е необходимо, но най-малко 2 пъти в годината. Всички заседания на комисията се взимат. Кандидатите за документите на ЕС се считат по време на заседанието не по-късно от 10 дни.
ЕО среща, както и взетите по тях, се считат за компетентни, ако се появят на най-малко половината от членовете на ЕО. Има решаващ глас имат само членовете на ЕК. Поканените експерти и консултанти, имат право на съвещателен глас, да гласуват не участва.
Решението, прието чрез гласуване с обикновено мнозинство от присъстващите членове. При равенство на гласовете еднакво решават от председателя на ЕК и управлението на организацията.
ЕО водене на отчетност, съхраняване и използване на неговите инструменти, отговорността за тяхната безопасност, както и контрол върху изпълнението на решенията, взети от ЕК възлага на секретаря на комисията.
стойност експертиза на трайно и временно съхранение на документи се извършва веднъж годишно в структурните звена на организацията пряко от лицата, отговорни за водене на документацията.
При разглеждането на стойността на документите се извършва подбор на документ с постоянно и временно съхранение (над 10 години) за прехвърляне на архива; подбор на документи с временни периоди на съхранение и маркиран "до края на нужда", подлежат на по-нататъшно съхранение в структурните звена; разпределението на делата за унищожаването на предходните години, който е изтекъл срок на годност.
Според резултатите от стойността на разглеждане на документи, съставени на опис на случаи на постоянни, временни (над 10 години) за съхранение и персонал, както и на актовете по разпределението на делата на разрушаването.
Инвентаризация на бизнес - архив директория съдържаща систематичен списък на елементите архивни фондове, колекции и са предназначени за тяхното отчитане и оповестяване на съдържанието. Отделен списък е списък на случаите със самостоятелно бруто (поредност) пълно изброяване.
Инвентаризация изготвен отделно по случая на постоянно съхранение; временен бизнес (над 10 години) на съхранение; случай на персонала. По това време на делото (до 10 години) материалните запаси за съхранение не се събират.
Във всяка структурна единица в организацията на делото опис на постоянно съхранение се изготвя годишно. Опис на случаи, изготвени от структурни подразделения, служи като основа за изготвяне на консолидирания опис на делата на организацията.
Инвентаризация на случаите на структурни звена са направени по установената форма (по-долу) и се представя на архива на организацията на две години след приключване на случаите на документи.