Инструкция за офис работа в малка организация
Инструкции за водене на отчетност (управление на записи) е основният нормативен акт, регламентиращ работата с документи в създаването на технология: правилата, техники, стъпки за създаване на документи, как да се работи с тях, основните организационни въпроси.
Бизнес кореспонденция представлява един от типичните административни функции, типични за всяка управленска структура. Преди всяка организация, независимо от нейната организационна и правна форма и обхвата на дейностите, необходими за изпълнение на задачи по управление на ресурсите, паричните потоци, персонал и др. Днес, офис работа се разглежда преди всичко като дейности за управление на документи.
За управление на документите в големи организации, специализирана структурно звено (офис, за управление на делата, секретариат, и т.н.). В по-малки организации, създаването на икономически неизгодно услуга, така че обикновено цялата работа с документи, както административна и персонал, които отговарят за секретар. Често съчетава функциите на Службата на главния секретар и отдел персонал. Говорете за работния поток не е необходимо в този случай. Системата не е бил създаден, и задълженията секретар са намалени с регистрацията на някои от документите и да ги подаде в папки, броят на които е произволна. При смяна на секретаря новите служители носи документи иновации, не продиктувано от бизнес целесъобразност и собствения си опит.
Това е много важно за по-малки организации, създаването на наръчник за управление на документацията на, тъй като Тя ще:
- регулиране на всички процедури, за да се създаде, използване, съхраняване и унищожаване на документи в рамките на организацията;
- осигури по най-ефективния организация на офис техника;
- направи работата система със стабилна документи;
- гарантират, че вътрешните правила на изискванията на документацията на законодателни и нормативни правни актове;
- да се установи отговорността за работата с документи.
Инструкция за офис работа, обикновено се състои от въведение (общи разпоредби), основната част (тематични секции) и приложения.
Аргументът в полза на инструкциите
Въпреки малките организации има нужда да се засили изискванията за съхранение на документацията, твърде често се по правилата на регулиране на индивидуална работа с документи. След откриването на сериозни грешки в документите (например, свързана със загубата на документи, нарушение на тяхната правна сила и др.) В организацията издаде заповед (друг административен документ) или се разработват правила, инструкции, правилници, което създава процедура за работа с документи в организацията , Тази практика отдавна се утвърди като безнадеждно, защото с течение на времето, тези документи са забравени, изгубени, и последователна система за работа с документи по такъв начин да се създаде невъзможно. В същото време, инструкциите на управлението на документите се разглежда като цялостен локално регулиране, което позволява да се създаде цялостна система за работа с документи, най-подходящ за вашата организация.
Общи разпоредби
В раздела "Общи" определя приложимостта, обхвата, отговорността за неизпълнение на неговите разпоредби; показва позицията на служителя, отговарящ за канцеларска работа в организацията; списък на закони и подзаконови актове, регулаторни насоки документира междусекторни действия, които са били използвани при разработването на нормативни актове за управление на документи, както и вътрешни организационни и административни документи, на които се приготвят в изявлението.
основен
Инструкции за съхранение на документацията трябва да отразява целия процес документация, всички операции процес с документи в логична последователност на тяхното изпълнение. В тази връзка, авторите на инструкциите, определени от структурата на текста и състава на отделенията. Броят и имената на основните раздели на инструкцията, зависи от организацията за програмисти.
Основната част от инструкциите, може да включва три основни раздела: "Правила за съставяне и обработка на документи", "Организация на работата с документи", "Документация за персонала."
Вижте "Правила за съставяне и обработка на документите." обикновено включва няколко подраздела:
Кой трябва да се разработи ръководство?
В големите организации инструкция развива офис обслужване с участието на архива, правната служба. В по-малките организации, където няма такава услуга, тази задача може да се възлага на секретаря. В този случай, секретар ще използва всички законови и процедурни документи на междусекторни действия, както и насоки Rosarhiva2 научни институции.
Въпреки това, ако секретар не разполага с необходимите умения не са специално образование, инструкции за приготвяне да се извършват от външни организации (например изследователски институции), както и служители на държавни и общински архиви, специалист по управление на запис. Такива служители въз основа на организацията на проучването, като се вземат предвид спецификата на своята дейност, структура, документът за обхвата за разработване на насоки, съответстващи на съвременните изисквания за този документ.
Вижте "Организация на работата с документи" по традиция започва с подраздел "Документ". които отразяват на следните въпроси:
- процедурата за получаване, обработка, разпространение на входящи документи, организиране на транспорт и прехвърляне от един структурен елемент на друг (от един изпълнител на друг);
- основните документи съд движение;
- поръчва получаване и изпращане на изходящи документи (включително всички форми на комуникация, които се използват в организацията (пощенски, телеграфни, факс, куриер и др.));
- Обемът на счетоводен документ.
В подраздел "за управление на времето на организацията за изпълнение на документи" изброява видовете документи, подлежащи на задължително контрол, тъй като определянето на контрола документи, техника за управление, изпълнение на задълженията, стандартни срокове за изпълнение, по реда на агрегиране на данни за изпълнението на документи, процедурата за информиране на ръководителите на изпълнителната дисциплина реда използването на плесени и печати върху документите.
В секцията "Оперативна съхранение на документи" предвижда общи правила за запазване на документ относно дизайна и използването на номенклатурата на делата, процедурата за поръчване и индексиране случаи, установени отговорност за опазването на документите. Този раздел съдържа инструкциите и принципите на систематизиране на документите, като например лични карти, трудови книжки и други.
В секцията "Изготвяне на документи за доставка към архив" фиксиран ред от стойността на разглеждане на документите (подбор на документите за съхраняване и унищожаване). Изборът на случаи за съхранение и изхвърляне трябва да се извърши в рамките на една организация от същите правила. Вследствие на това в инструкциите трябва да инсталирате отделни длъжностни лица, отговорни за предоставяне на документи на архива.
Този раздел съдържа и правила за подготовка на делата за архивиране (включително проектиране на случая (свързващо вещество или свързващо вещество), номерацията на бизнеса с листове, съставяне на окончателния записа, вътрешна инвентаризация, регистрация на капака на случая) налага изискването да се направи списък на постоянен срок на съхранение на документи и описи на документи персонал, действат върху разпределението на унищожаването на документи с изтекъл срок на годност, създава процедура за прехвърляне на дела на архивите и унищожаване на документи.
При съставянето на третата част, "Документация за персонала", следва да се отбележи, че в документацията на трудовото правоотношение има специфичност определя от профила на организацията. Например, регистрация на трудовите отношения в научна институция и промишлено предприятие, частно медицинско заведение или обществена институция е различен, на първо място, съставът на необходимите документи.
Въз основа на логиката на произхода и развитието на трудовите отношения в тази част могат да бъдат структурирани по следния начин:
- "Редът за регистрация на заетост";
- "Редът на вписване на прехвърлянето на друга работа";
- "Редът за регистрация на уволнение";
- "Редът за регистрация на празници";
- "Редът за регистрация на бизнес пътувания";
- "Редът на стимули за регистрация";
- "Редът за регистрация на дисциплинарни наказания";
- "Редът за регистрация и поддръжка на трудови книги";
- "Запис на персонала".
трябва да бъдат прикрепени Всеки инструкции подраздел:
- видове и разновидности на документи, използвани в организацията, за да се документира дейностите по създаването на трудовите отношения, счетоводство и движение на персонала;
- правила за подготовка на административни документи (нареждания (поръчки), включително метод подпис, зрение, координация, одобрение;
- правила за вземане на документи - основанията за поръчките на персонал (заявление, уведомление, меморандум, представяне, обяснителна записка и др.);
- производство поръчка, възпроизвеждане и разпространение на поръчки (поръчки).
В раздел "Счетоводство персонала" на описва приложимите форми за регистрация, референтни масиви, предвижда процедурата за съставяне, поддържане, организиране и класифициране на справка за съхранение на информация.
Съставът на тематичните подраздели могат да се добавят в зависимост от условията на организацията. Инструкциите могат да бъдат включени раздели за проектиране на военни документи за регистрация, регистрация и използване на времето, регистрация сертифициране на служителите и др.
приложения
Секцията "Приложения" трябва да включва най-големият брой на справка и илюстративен материал в систематичен ред на оформление дял. Във всеки раздел (подраздел) в текста, като правило, се прави позоваване на заявлението. Така например, за определяне на правилата в протокола за инструкция за обработка в приложението дам един пример за регистрация на този документ. Заявлението може да включва схеми на информационния поток, представлява извадки от документи, разпечатки на печати и щемпели, примери за регистрация на някои видове документи, списъци на контролираните документи, документите трябва да бъдат одобрени или заверени от печата, формата, използван в организацията на списания, от порядъка на случаи, материалните запаси, акт за разпределяне на документи унищожаване и др.
Инструкции одобрени от ръководителя на организацията и приведени в действие своята поръчка.
Ръководство е документ на дългодействащи. Преразглеждане и актуализиране на указания, необходими за промени в технологията, подготовка на документи, разпорежда подпис, съгласие, одобрение. Това често се случва, когато една организация започва да се развива активно променя както нейната организационна структура и структурата на управителните органи. Необходимо да се преразгледа нормативната уредба и в случай на фундаментални промени в сегашната трудово законодателство, разпоредби и методи за междусекторно действие, държавни стандарти.
L.V.Sankina,
Доцент по руска държавна хуманитарната университет
Информацията, предоставена в електронен вид. Можете да получите помощ в личната си сметка в рамките на 20 работни дни.