Илюстрирана урок за архивите на служителите и управление на документите> Лична карта на служителите
Лична карта на служителите
Тя поддържа през целия период на работа на работника или служителя за работодателя, тъй като се по време на работа, и се затваря само при уволнение. Работниците, наети по договори за гражданско право, лични карти не се провеждат.
Лично Wm-2 карта принадлежи на документи задължителните персонал. Форма лично карта е единна и се отнася до система на първични документи за отчитане на работата и нейното плащане, одобрени от Наредба №1.
Значението на лични карти е, че в случай на загуба на трудов стаж, тя е единственият документ, потвърждаващ дясното старшинството на служителя.
Не бъркайте личната карта Wm-2 с такива документи, като лично форма на счетоводен персонал, или профил, които са част от личното дело. Тези документи се попълват от работника или служителя се правят във всякаква форма и да не са налице, ако работодателят не е одобрила процедурата за регистрация на лични файлове. Лична карта попълнено само квалифициран персонал услуга се определя от реда (ред) на работното място (форма Wm-Wm-1 или 1а).
Лични карти на служителите се съхраняват в офиса на персонала на предприятието в заключен шкаф, който изключва свободен достъп на служителите и външни лица.
Лични карти на служителите, работещи с помощта на дистанционни систематизирани по структурни звена, а вътре - по азбучен ред на фамилните имена на третата буква от фамилното име.
Личните карти се отстраняват и се изсипват съхраняват отделно. Те са подредени по години отсъствие, но вътре - също по азбучен ред. Срок на годност на лични карти прехвърлени към офиса на персонала на предприятието - годината (което е позволено до три години), а след това картите се изпращат до архивите на компанията.
Лична карта на служителите се извършва на формат 2A4 форма в един екземпляр и код OKUD 0301002. Този документ се съхранява в продължение на 75 години, с изключение на лични файлове, така че е подходящ за производство на използването на покриващата хартия (картон).
При производството на заготовки на базата на унифицирани форми на първични документи е позволено да се правят промени по отношение на:
- разширяване и свиване на графика и линии на базата на показатели валентност;
- включване на допълнителни линии (включително безплатно);
- превърне подвижни листа за удобство на поставяне и обработка на необходимата информация.
Изтриване на лични данни на Единната форми не са разрешени. За съжаление, инструкциите за употреба и попълване на форми на първични документи, одобрени от горе резолюция №1, експерти адекватни обяснения за попълване на личните карти не бяха дадени (с изключение на раздел II "Подробности за военна регистрация"). Когато се прилага карти ръководи препоръчва индустриален стандарт СМР 4.071.034-82 "Автоматизирани системи за управление. Дейности управление на персонала. Записи за персонала чрез първично система", която е разработена в съответствие с държавните стандарти (ГОСТ 6.13.1-75, ГОСТ 6.13.2- 75, ГОСТ 6.10.1-80).
При попълването на личната карта, използвана информация от следните документи, представени от работника или служителя на работа (в съответствие с член 65 от Руската федерация TrCH.):
- паспорти;
- документ за образование, квалификация или специални знания - при кандидатстване за работа, която изисква специални знания или специално обучение;
- трудов стаж (за непълно работно време - копие на работната книга);
- застрахователен сертификат за застраховка държавна пенсия;
- удостоверение за данъчна регистрация;
- военни документи за регистрация (за военна служба).
При попълването на личната карта се използва и допълнителна информация, която се идентифицира служителя.
Единната под формата на лични карти Wm-2 се състои от четири страници и съдържа следните раздели:
При попълването на личната карта, не се препоръчва да се използват символи като двоеточие (:), знака за равенство (=), наклонени черти (/), а в кодиращата област на тяхното използване е забранено. При попълването на формуляра записи форма текстови (описания) не трябва да отидете на полето за кодиране; в противен случай формата се счита развали и по време на първоначалното пълнене на документа е предмет на пренаписване.
Ако няма част от записите в повествованието на данните за личните карти или отговорите на въпросите са отрицателни, закодираната част от реквизита е празен. За да можете да направите промени в информация за служителя е забранено да се поставят тирета във празни редове или колони.
Грундиране лична карта може да се направи по различни начини (на компютър, пишеща машина, ръчно). Като прибавим към следващите записи, направени на пишеща машина или на ръка, тъй като работникът или служителят трябва да е запознат с всеки запис с обратна разписка и всеки път, когато не може да се възстанови принтирате Wm-2. Въпреки това, управлението на електронни копия на личната карта значително намалява усилието, необходимо за приготвянето на различни доклади.